Executive Assistant to COO (d/w/m)

flow – das sind über 1500 Teammitglieder an 20+ Standorten weltweit. Wir sind einer der Marktführer im Bereich Logistikoptimierung und vereinen Logistikberatung, Logistiksoftware, 4PL-Leistungen und Logistikforschung in einem innovativen Geschäftsmodell. Auch in diesem Jahr setzen wir unsere erfolgreiche Unternehmensentwicklung fort. Wachse mit uns und werde Teil eines exzellenten Teams am Standort Berlin.

In enger und vertrauensvoller Zusammenarbeit unterstützt du einen unserer COOs in allen Belangen des operativen Tagesgeschäfts und erhältst Einblicke in ein international agierendes und dynamisches Unternehmen. Zudem arbeitest du eng mit drei weiteren Executive Assistants zusammen, die sich gegenseitig unterstützen und vertreten.

Zu deinen Aufgaben gehören u.a:

• Aktive administrative Unterstützung und Entlastung des COOs im operativen Tagesgeschäft
• Selbstständiges und komplexes E-Mail- und Kalendermanagement sowie Nachbereitung von Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung
• Präsentationserstellung, eigenverantwortliche Planung, Organisation und Betreuung von Meetings und Veranstaltungen sowie deren Vor- und Nachbereitung mit Protokollführung
• Übernahme von kleineren Projekten
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern auf Deutsch und Englisch

Darum passt du zu uns:

• Du hast deine kaufmännische Berufsausbildung oder dein Studium erfolgreich abgeschlossen und verfügst über mind. 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (C-Level Support), idealerweise in einem internationalen Unternehmen.
• Du bringst ein ausgeprägtes Bewusstsein für den verantwortungsvollen und vertraulichen Umgang mit internen Informationen mit.
• Du bist flexibel, arbeitest sehr strukturiert, kannst gut priorisieren, findest schnell Lösungen und behältst auch in bewegten Phasen den Überblick.
• Du kannst auf umfangreiche Erfahrung in der eigenständigen Planung, Organisation und Durchführung großer (internationaler) Events und Workshops zurückgreifen.
• Neben deinen sehr guten Deutsch- und verhandlungssicheren Englischkenntnissen verfügst du über einen exzellenten Kommunikationsstil auf allen Ebenen.
• Im Umgang mit MS Office, insbesondere in Outlook, PowerPoint und Excel, bist du routiniert.
• Eine ausgeprägte Serviceorientierung rundet dein Profil ab.

Work-Life-Balance: Flexibles, hybrides Arbeitsmodell für eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben

Mobilität & Fitness: Flexibel einsetzbares Mobilitäts- und Urban Sports Club Budget

Weiterentwicklung: Persönliches Weiterbildungsbudget und Zugang zu LinkedIn Learning

Workation: Möglichkeit, bis zu 90 Tage im Jahr aus dem europäischen Ausland zu arbeiten

Office: Sehr modernes Büro in Berlin Charlottenburg mit Dachterasse, Lunch 1x pro Woche und New Work Ausstattung

Zusätzliche Benefits: 30 Tage Urlaub, zahlreiche Corporate Benefits und regelmäßige Team-Events