IBD Executive Assistant, Frankfurt/Munich Coverage

Standort Frankfurt oder München.

Verantwortlichkeiten

• Unterstützung des Geschäfts der Investment Banking Division.
• Bereitstellung von Sekretariatsunterstützung für zugewiesene Geschäftsteams, einschließlich Reise- und Kalenderverwaltung, Organisation interner und externer Kundenmeetings, Buchung von Konferenzräumen und Planung detaillierter Reisepläne und Veranstaltungen.
• Organisation aller Reiseanforderungen wie Transport, Visa und Unterbringung.
• Beantwortung interner und externer Anrufe, Einrichtung von Konferenz- und Videoanrufen sowie Bearbeitung von Anfragen von Kunden und internem Personal.
• Pflege elektronischer Kalender, des IBD CRM und genauer Ablage- und Archivierungssysteme.
• Vorbereitung und Bearbeitung komplexer Spesenabrechnungen, Pflege genauer Aufzeichnungen für eine fristgerechte Zahlung und Bearbeitung von Lieferantenrechnungen über Smaart.
• Vorbereitung von Übersetzungen (Englisch/Deutsch und Deutsch/Englisch).
• Schulung neu eingestellter Assistenten.
• Entwicklung und Anwendung von Technologiekenntnissen zur Steigerung der Produktivität.
• Bereitstellung von Vertretung und zusätzlicher Hilfe während Arbeitslastspitzen.

Qualifikationen

• Bestätigte Erfahrung in der Unterstützung auf Führungsebene.
• Fließend in Englisch und Deutsch, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Erfahrung in der Investment Banking-Branche (Corporate Finance, M&A Advisory).
• Verantwortung für alle Aufgaben, Nachverfolgung offener Punkte ohne ständiges Nachfragen.
• Selbstbewusste, freundliche, aufgeschlossene und menschenorientierte Persönlichkeit, die mit Menschen auf allen Ebenen kommunizieren kann.
• Nachgewiesene Fähigkeit, ruhig zu bleiben, während man Prioritäten jongliert und mit kurzfristigen Änderungen im Zeitplan umgeht.
• Flexibel und bereit, Überstunden nach Bedarf zu leisten.
• Diskret und professionell, Wahrung der Vertraulichkeit in allen Aspekten der Arbeitslast.
• Proaktiv mit einer „Can-Do“-Einstellung.
• Fähigkeit, Initiative und Urteilsvermögen zu nutzen, autonom zu arbeiten, wenn Banker reisen, und vorausschauend zu planen.
• Hochorganisiert mit ausgezeichneten Zeit- und Prioritätsmanagementfähigkeiten; fähig, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, um Fristen einzuhalten und offene Punkte nachzuverfolgen.
• Artikulierter und effektiver Kommunikator mit starkem Augenmerk auf Details.
• Fähigkeit, Beziehungen zu internen und externen Ansprechpartnern aufzubauen.
• Guter Teamplayer und unterstützend gegenüber anderen Assistenten.
• Versiert im Umgang mit Microsoft-Anwendungen (Excel, PowerPoint, Word, Outlook).
• Erfahrung in der Online-Verarbeitung von Spesen (z. B. über Concur).
• Erfahrung in der Buchung von Reisen über ein Online-Buchungstool.
• Erfahrung im Umgang mit Client Relationship Management-Systemen (CRM).
• Mindestens 50 Wörter pro Minute Tippgeschwindigkeit.
• Laufende Schulungen zu allen MS-Systemen und Unternehmensrichtlinien werden bereitgestellt.

Weitere Überlegungen

• Zertifizierte Personenregulierungsanforderungen: Wenn diese Rolle als zertifizierte Rolle angesehen wird, muss der Inhaber möglicherweise obligatorische regulatorische Qualifikationen erfüllen oder interne Unternehmensbenchmarks erreichen.
• Flexible Arbeitsregelung: Morgan Stanley ermöglicht es den Mitarbeitern, mehr Freiheit bei der Wahl ihrer Arbeitsbedingungen durch flexible Arbeitsarrangements zu haben.
• EEO-Erklärung: Morgan Stanley ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich verpflichtet hat, eine vielfältige Belegschaft aufzubauen und zu erhalten, die in Erfahrung und Hintergrund vielfältig ist.