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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro und unterstütze das Team in der Personaladministration.
- Arbeitgeber: Inhabergeführte Designagentur mit einem kreativen und wertschätzenden Umfeld.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Teilzeitstelle, planbare Arbeitszeiten und ein angenehmes Arbeitsklima.
- Andere Informationen: Sichere Anstellung in einem kollegialen Team mit Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Trage zu einem reibungslosen Arbeitsalltag bei und entwickle deine organisatorischen Fähigkeiten.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im administrativen Bereich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 2000 - 3000 € pro Monat.
Wir sind eine inhabergeführte Designagentur und gestalten Marken für Unternehmen und kulturelle Projekte – mit viel Sorgfalt, Erfahrung und einem klaren Blick für gute Lösungen. Für unseren Standort in Wiesbaden suchen wir ab sofort Unterstützung im Bereich Office Management und Personaladministration in Teilzeit (20 Stunden/Woche). Die Position eignet sich besonders für erfahrene Persönlichkeiten, die nach einer beruflichen Pause oder Neuorientierung wieder in ein strukturiertes Arbeitsumfeld einsteigen möchten.
In Deiner Rolle sorgst Du dafür, dass unsere administrativen Abläufe zuverlässig und reibungslos funktionieren. Dabei übernimmst Du vor allem Aufgaben im Personalbereich sowie im Office Management und bist eine wichtige organisatorische Stütze für das gesamte Team.
Deine Aufgabengebiete:
- Organisatorische Ansprechpartnerin intern/extern
- Materialverwaltung und Einkauf
- Empfang und Bewirtung von Gästen
- Kommunikation und Abstimmungen mit unserem Zweitstandort Berlin
- Sichtung und Bearbeitung der Eingangspost
- Vorbereitung von Personalverträgen und personalrelevanten Dokumenten
- Pflege und Verwaltung von Personaldaten sowie internen Übersichten und Listen
- Bewerbermanagement
- Vorbereitung des Einstiegs neuer Mitarbeiter (z. B. Arbeitsplatz vorbereiten, Onboarding unterstützen)
- Unterstützung des Personalvorstands im Tagesgeschäft
- Vorbereitende Buchhaltung
- Rechnungsstellung
- Rechnungseingang
- Reisekostenabrechnungen
- Zeiterfassungskontrolle
- Assistenz des Vorstands
- Reisemanagement
- Terminkoordination
- Punktuelle Unterstützung im Tagesgeschäft
Dein Profil:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im administrativen oder organisatorischen Bereich
- Freude an strukturierten Aufgaben sowie ein sorgfältiger und zuverlässiger Arbeitsstil
- Idealerweise erste Berührungspunkte mit Personalthemen (kein Muss)
- Sicherer Umgang mit MS-Office und idealerweise mit Mac OS
- Sehr guter mündlicher und schriftlicher Kommunikationsstil in deutscher Sprache
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
- Freundliches Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit im Team
Was wir bieten:
- Verlässliche Rahmenbedingungen: Eine klar strukturierte Teilzeitstelle mit planbaren Arbeitszeiten, die sich gut mit privaten Verpflichtungen vereinbaren lässt.
- Sinnvolle Aufgaben: Du übernimmst eine wichtige Rolle im Hintergrund, die maßgeblich zum reibungslosen Ablauf unseres Arbeitsalltags beiträgt.
- Angenehmes Arbeitsumfeld: Ein wertschätzendes Miteinander, ein kollegiales Team und eine offene Unternehmenskultur.
- Wir sind ein inhabergeführtes, finanziell unabhängiges Unternehmen und bieten ein sicheres Arbeitsumfeld.
- Deine Stelle ist ab sofort und in Teilzeit (12 bis 20 Wochenstunden) zu besetzen.
Wir freuen uns auf Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Eintrittstermin und Gehaltsvorstellungen).
Office Manager / Personaladministrator (m/w/x) Arbeitgeber: 5w
Kontaktperson:
5w HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager / Personaladministrator (m/w/x)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Wiesbaden Kontakt aufzunehmen. Ein kurzes, freundliches Telefonat kann oft mehr bewirken als eine E-Mail.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Branche arbeiten. Vielleicht können sie dir Insider-Infos geben oder sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Designagentur und überlege dir, wie deine Erfahrungen im Office Management und der Personaladministration einen Mehrwert bieten können.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert ankommt. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager / Personaladministrator (m/w/x)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Anschreiben persönlich: Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache, um deine Motivation für die Stelle zu verdeutlichen. Erzähl uns, warum du Teil unseres Teams werden möchtest und was dich an der Position reizt.
Lebenslauf auf den Punkt bringen: Halte deinen Lebenslauf klar und übersichtlich. Konzentriere dich auf relevante Erfahrungen und Fähigkeiten, die zu den Anforderungen der Stelle passen. Wir lieben es, wenn du uns zeigst, was du kannst!
Zeugnisse nicht vergessen: Füge alle relevanten Zeugnisse und Nachweise bei, die deine Qualifikationen untermauern. Das gibt uns einen besseren Überblick über deine bisherigen Leistungen und Erfahrungen.
Bewerbung über unsere Website: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass wir alles schnell und unkompliziert erhalten und du keine wichtigen Schritte verpasst!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei 5w vorbereitest
✨Mach dich mit der Agentur vertraut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir die Zeit nehmen, die Designagentur und ihre Projekte genauer anzusehen. Informiere dich über ihre bisherigen Arbeiten und den Stil, den sie vertreten. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst, dass du wirklich interessiert bist.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir im Voraus einige konkrete Beispiele aus deiner beruflichen Vergangenheit, die deine Fähigkeiten im Office Management und in der Personaladministration unter Beweis stellen. Das hilft dir, deine Erfahrungen anschaulich zu präsentieren und zeigt, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Da die Rolle viel mit Organisation zu tun hat, ist es wichtig, dass du während des Interviews deine eigenen Organisationsfähigkeiten demonstrierst. Du könntest beispielsweise erklären, wie du in der Vergangenheit Aufgaben priorisiert oder ein effektives System zur Verwaltung von Dokumenten entwickelt hast.
✨Sei offen für Fragen
Bereite dich darauf vor, Fragen zu deinem Werdegang und deinen Erwartungen an die Position zu beantworten. Sei auch bereit, Fragen zu stellen, um mehr über das Team und die Unternehmenskultur zu erfahren. Das zeigt dein Interesse und deine Bereitschaft, dich in das Team einzufügen.