Administrative Assistant Facilities Management| Frankfurt (Germany) |Temporary, 12 Months (Full[...]

Um den Bedürfnissen der Kirche gerecht zu werden, suchen wir nach Teams, die die vielfältigen Perspektiven, breiten Lebenserfahrungen und Hintergründe unserer globalen Kirchenmitglieder repräsentieren. In diesem Sinne ermutigen wir alle qualifizierten Bewerber, sich zu bewerben.

Diese Position hilft dabei, Einrichtungen bereitzustellen und aufrechtzuerhalten, die den Mitgliedern der Kirche Orte bieten, an denen sie anbeten, lehren, lernen, gemeinsam beten, Bündnisse schließen und heilige Ordinanzen empfangen können. Jede Kircheinrichtung, die gebaut und/oder gewartet wird, sollte:

• Ein spirituelles Umfeld für die Mitglieder bieten, um zu beten.
• Ein Bild von Ehrfurcht und Würde in der Gemeinschaft präsentieren.

Diese Position unterstützt den Facility Manager, um eine zeitgerechte Wartung der Einrichtungen unter Verwendung etablierter Prozesse und Standards für Wartung, Reparatur und Ersatz sicherzustellen und bietet administrative Unterstützung für eine Gruppe im Facility Management. Dies ist eine unterstützende Rolle für einen erfahrenen Einzelbeitragenden.

Verantwortlichkeiten

• Vorbereitung von Bestellanforderungen, Erhalt von Rechnungen und Abgleich mit Bestellungen, um Genauigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen; Einhaltung der Kontrollen; Überwachung der abgerechneten Artikel, um sicherzustellen, dass sie gemäß den festgelegten Prozessen genehmigt wurden.
• Vorbereitung von Zahlungsuploads; Erstellung von Finanzberichten; Überprüfung von Kreditkartenabrechnungen.
• Verfolgung aller Materialien und Dienstleistungen, um sicherzustellen, dass sie erhalten oder erbracht wurden. Pflege einer Nachverfolgungsdatei für Rückstände.
• Pflege von Finanzakten.
• Unter der Anleitung des Facility Managers häufige Kommunikation mit Anbietern und Auftragnehmern.
• Unterstützung bei der Etablierung von Anbietern.
• Kann Verträge vorbereiten und Versicherungsdokumente überprüfen.
• Pflege und Erstellung von Computerdatenbanken: Bestellungen, Arbeitsaufträge, präventive Wartungspläne, Mitarbeiter- und Einrichtungsunterlagen.
• Durchführung von Büroarbeiten wie das Tippen von Korrespondenz und Berichten; Protokollführung bei Besprechungen auf Anfrage, Eingabe von Computer Daten; Pflege von Akten; Beantwortung von Telefonanrufen; Bearbeitung von eingehender und ausgehender Post; Erstellung von Arbeitsaufträgen; Bearbeitung von Bestellanforderungen und -bestellungen; Teilnahme an erforderlichen Schulungssitzungen.
• Zusammenstellung, Erstellung und Hochladen oder Versenden verschiedener Berichte an das Bereichsbüro oder interne Kunden.
• Verwaltung der Büroabläufe einschließlich der Funktion von Geräten, Vorräten, Verwaltung von Akten, Telefonnachrichten usw.
• Weitere Aufgaben, die vom Facility Manager zugewiesen werden.

Qualifikationen

• Zwei Jahre Ausbildung nach der High School.
• Fünf Jahre vielfältige Büroerfahrung oder gleichwertig, die die folgenden Fähigkeiten demonstriert: Computerkenntnisse und Erfahrung, einschließlich Windows, Microsoft-Anwendungen und die Fähigkeit, andere Softwareanwendungen nach Bedarf zu erlernen.
• Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich professioneller Telefonetikette und effektiver Geschäftskommunikation.
• Grundlegende Kenntnisse in der Buchhaltung, einschließlich Verständnis von Rechnungen, Bestellungen und Verträgen.
• Organisationsfähigkeiten, einschließlich Ablage, Terminplanung, Zeitmanagement und Priorisierung.
• Fähigkeit, effektiv und höflich mit allen Personen zu kommunizieren, einschließlich Priestertumführern, Managern, Kollegen und Anbietern.
• Starke und nachgewiesene Erfahrung im Kundenservice.
• Deutsch und Englisch auf professionellem Niveau ist erforderlich, schriftlich und mündlich.

Standort: Berner Strasse 119, Frankfurt am Main, Hessen, 60437, DE (Hybrid).

Arbeitszeit: Vollzeit; Regelmäßig oder Temporär – Temporär.

Anzahl der offenen Stellen: 1.