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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Facility Management und sorge für reibungslose Abläufe.
- Arbeitgeber: Dynamisches Arbeitsumfeld in Zürich mit einem engagierten Team.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, wettbewerbsfähiges Gehalt und hybride Arbeitsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Verwaltung von Einrichtungen und trage zur Gemeinschaft bei.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in der Büroorganisation und gute Kommunikationsfähigkeiten.
- Andere Informationen: Perfekte Gelegenheit für Studierende, praktische Erfahrungen zu sammeln.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 2400 - 3000 € pro Monat.
Die Rolle unterstützt den Facilities Manager bei der Instandhaltung der Kirchenanlagen und sorgt für rechtzeitige, konforme Wartung sowie administrative Unterstützung.
Verantwortlichkeiten
- Vorbereitung von Bestellanforderungen, Erhalt von Rechnungen und Abgleich mit Bestellungen; Sicherstellung von Genauigkeit, Vollständigkeit und Einhaltung von Kontrollen.
- Vorbereitung von Zahlungsuploads und Finanzberichten, Überprüfung von Kreditkartenabrechnungen; Nachverfolgung von Materialien und Dienstleistungen zur Bestätigung des Erhalts oder der Leistung.
- Pflege von Finanzakten und Computer-Datenbanken (Bestellungen, Arbeitsaufträge, präventive Wartungspläne, Mitarbeiter- und Anlagendaten).
- Kommunikation mit Anbietern und Auftragnehmern, Unterstützung bei der Anbieteretablierung und, wenn angewiesen, Vorbereitung von Verträgen und Überprüfung von Versicherungsdokumenten.
- Durchführung von Büroarbeiten: Schreiben von Korrespondenz und Berichten, Protokollführung, Eingabe von Daten, Beantwortung von Telefonanrufen, Bearbeitung von Post, Erstellung von Arbeitsaufträgen und Verarbeitung von Bestellanforderungen.
- Zusammenstellung, Erstellung und Hochladen oder Versenden verschiedener Berichte an das Bereichsbüro oder die Stake-Leiter.
- Management der Büroabläufe, einschließlich Funktionsfähigkeit der Geräte, Vorräte, Ablage und Telefonmitteilungen.
- Weitere Aufgaben, die vom Facilities Manager zugewiesen werden.
Qualifikationen
- Zwei Jahre Ausbildung nach der High School und fünf Jahre vielfältige Büroerfahrung, die Computerkenntnisse (Windows, Microsoft Office und Eignung für andere Anwendungen) nachweist.
- Starke Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich professioneller Telefonetikette und effektiver Geschäftskommunikation.
- Grundlegende betriebswirtschaftliche Buchhaltungskenntnisse: Verständnis von Rechnungen, Bestellungen und Verträgen.
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten: Ablage, Terminplanung, Zeitmanagement und Priorisierung.
- Fähigkeit, höflich mit allen Personen zu kommunizieren, einschließlich Führungskräften, Managern, Mitarbeitern und Anbietern.
- Nachgewiesene Erfahrung im Kundenservice.
- Professionelle Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch (schriftlich und mündlich).
Arbeitszeit: Teilzeit, 16 Stunden pro Woche.
Standort: Zürich, Schweiz (Hybrid).
Monatliches Mindestgehalt: 2.400,00 CHF; monatliches Höchstgehalt: 3.000,00 CHF (brutto, Teilzeit).
Administrative Assistant | Zurich (Switzerland) | Permanent (Part-Time, 16 Hours/Week) Arbeitgeber: A Igreja de Jesus Cristo dos Santos dos Últimos Dias
Kontaktperson:
A Igreja de Jesus Cristo dos Santos dos Últimos Dias HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Administrative Assistant | Zurich (Switzerland) | Permanent (Part-Time, 16 Hours/Week)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Administrative Assistant bewirbst, schau dir die Unternehmenswebsite an und finde heraus, wer der Facilities Manager ist. Schick ihm eine kurze, freundliche Nachricht, in der du dein Interesse bekundest und vielleicht ein paar Fragen zur Rolle stellst.
✨Tip Nummer 2
Networking ist der Schlüssel! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des Unternehmens in Kontakt zu treten. Frag sie nach ihren Erfahrungen und Tipps, wie du dich am besten präsentieren kannst.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die häufigsten Fragen für administrative Positionen und übe deine Antworten. Denk daran, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung zu verwenden, um deine Fähigkeiten zu demonstrieren.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung! Während des Interviews solltest du klar machen, warum du genau für diese Rolle und dieses Unternehmen brennst. Lass sie wissen, dass du bereit bist, dich voll und ganz einzubringen und die Herausforderungen anzunehmen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Administrative Assistant | Zurich (Switzerland) | Permanent (Part-Time, 16 Hours/Week)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Menschen, die zu unserer Kultur passen und ihre Persönlichkeit einbringen.
Achte auf Details!: Stelle sicher, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Überprüfe Grammatik und Rechtschreibung, denn das zeigt uns, dass du sorgfältig arbeitest und Wert auf Qualität legst.
Pass deine Unterlagen an!: Schau dir die Stellenbeschreibung genau an und passe dein Anschreiben sowie deinen Lebenslauf an die Anforderungen an. Zeig uns, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten perfekt zur Rolle passen!
Bewirb dich über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass wir deine Bewerbung schnell und effizient bearbeiten können, bewirb dich bitte direkt über unsere Website. So bist du auf der sicheren Seite!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei A Igreja de Jesus Cristo dos Santos dos Últimos Dias vorbereitest
✨Mach dich mit den Aufgaben vertraut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du die Stellenbeschreibung gründlich durchlesen. Verstehe die spezifischen Aufgaben, die du als Administrative Assistant übernehmen wirst, und überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen dazu passen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner beruflichen Vergangenheit, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und im Kundenservice zeigen. Diese Geschichten helfen dir, deine Eignung für die Rolle zu verdeutlichen.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen zu erfahren.
✨Prüfe deine Technik
Falls das Interview hybrid oder online stattfindet, stelle sicher, dass deine Technik funktioniert. Teste deine Kamera, dein Mikrofon und die Internetverbindung im Voraus, um technische Probleme während des Interviews zu vermeiden.