Auf einen Blick
- Aufgaben: Sich um das Büro und den Kundenservice kümmern, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
- Unternehmen: AABO-IDEAL, ein innovatives Unternehmen mit internationalem Flair.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, ein dynamisches Team und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Wachse in einem kleinen, flexiblen Team mit viel Verantwortung.
- Warum dieser Job: Sei der zentrale Ansprechpartner und gestalte die Kundenbeziehungen aktiv mit.
- Qualifikationen: Erfahrung in Büroverwaltung, Kundenservice und gute Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
AABO-IDEAL sucht einen proaktiven, strukturierten und praktischen Customer Service & Office Manager DACH, um einen reibungslosen täglichen Betrieb in der deutschen Organisation sicherzustellen. Die Rolle kombiniert Büromanagement, Kundenbetreuung, Servicekoordination und administrative Unterstützung für Finanzen und Vertrieb.
Als zentrale Koordinationsstelle zwischen der DACH-Organisation, der Zentrale, Kunden, Lieferanten und externen Partnern spielt der Stelleninhaber eine Schlüsselrolle bei der Gewährleistung effizienter Kommunikation, zuverlässiger Nachverfolgung und gut organisierter täglicher Prozesse. Die Position ist besonders wichtig für die Stärkung der Kundenkontakte im Bereich Service & After Sales und zur Unterstützung der laufenden Entwicklung der lokalen Organisation.
Die Rolle eignet sich für jemanden, der es genießt, Verantwortung für operative Details zu übernehmen, Prozesse organisiert zu halten und Kollegen in einem kleinen, flexiblen und internationalen Umfeld zu unterstützen.
Hauptverantwortlichkeiten- Büromanagement & Verwaltung
- Als zentrale Anlaufstelle für tägliche Büermanagement-Themen in der DACH-Organisation fungieren
- Reibungslose tägliche Büroabläufe sicherstellen und proaktiv die administrativen Bedürfnisse der Kollegen unterstützen
- Lokale Lieferanten, Dienstleister und externe Partner koordinieren, einschließlich Buchhaltern, Versicherungsanbietern und kontaktrelevanten Einrichtungen
- Das lokale Qualitätsmanagementsystem pflegen und überwachen
- Die lokale HR-Verwaltung in Übereinstimmung mit den Gruppenrichtlinien unterstützen, einschließlich Onboarding- und Offboarding-Koordination
- Kunden- und Lieferantenregistrierungsprozesse unterstützen
- Kundenbetreuung, Service & After Sales Koordination
- Als zentrale Koordinationsstelle für die Kundenkommunikation im Service & After Sales fungieren
- Den Wiederaufbau und die Weiterentwicklung von Kundenkontakten im Servicebereich unterstützen
- Service- und Ersatzteilanfragen, Angebote, Auftragsabwicklung und zugehörige Dokumentation koordinieren
- Timely and accurate communication between customers, local teams, headquarters and internal departments ensure
- Kundenaufträge und relevante Informationen umgehend an die verantwortlichen internen Stakeholder weiterleiten
- Die Regional Service Abteilung und den Leiter Service & After Sales bei operativen und administrativen Aufgaben unterstützen
- Finanzen & Auftragsverwaltung
- Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung und Debitorenverfolgung unterstützen
- Finanzdokumentation mit dem externen Buchhaltungspartner und der Gruppenfinanzierung koordinieren
- Tägliche Zahlungskoordination, Bankkontoverwaltung und Dokumentation unterstützen, wo erforderlich
- Finance A I bei Kostenverfolgung, grundlegender Budgetverfolgung und Vorbereitung von Finanzberichten unterstützen
- Cashflow- und Liquiditätsübersichten in Abstimmung mit den Finanzbeteiligten unterstützen
- Vertriebs- & Marketingunterstützung
- Strukturierte administrative Unterstützung für Vertriebs- und Projektteams bereitstellen
- Kundeninteraktion, Angebotserstellung und Dokumentation unterstützen
- Bei lokalen Marketing- und Vertriebsinitiativen unterstützen, wo erforderlich
- Budget und Berichterstattung
- Die Kostenbudgetverantwortung in Abstimmung mit dem Regional Service Manager tragen
- Regelmäßig an den Leiter Service & After Sales über relevante Aktivitäten, Kundenthemen und operationale Angelegenheiten berichten
Die Rolle hat keine direkte Managementverantwortung und keine Befugnis, Verträge abzuschließen, Zahlungen zu sammeln oder verbindliche kommerzielle Verpflichtungen im Namen des Unternehmens einzugehen. Sie trägt jedoch eine starke funktionsübergreifende Koordinationsverantwortung innerhalb der DACH-Organisation und erfordert ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Eigenverantwortung und professioneller Kommunikation.
Anforderungen- Technische oder kaufmännische Ausbildung
- Mehrjährige Erfahrung im Büromanagement, in der Verwaltung, im Kundenservice, in der Finanzkoordination oder im Service-Support
- Erfahrung in einem industriellen oder technischen Umfeld wäre von Vorteil
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Buchhaltern, Lieferanten und Dienstleistern
- Starke organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Themen unabhängig zu verwalten
- Sichere Handhabung von MS Office und idealerweise Erfahrung mit ERP-Systemen
- Fließendes Deutsch und Englisch, gesprochen und geschrieben
Der ideale Kandidat ist zuverlässig, strukturiert und serviceorientiert, mit einem starken Sinn für Eigenverantwortung. Er ist proaktiv, pragmatisch und fühlt sich wohl in einem kleinen Team, in dem Flexibilität, praktische Unterstützung und klare Kommunikation unerlässlich sind. Die Rolle erfordert jemanden, der Bedürfnisse antizipieren, funktionsübergreifend koordinieren und sicherstellen kann, dass die täglichen Abläufe reibungslos verlaufen.
Customer Service & Office Manager (DACH) - m/f/d Arbeitgeber: AABO-IDEAL A/S
AABO-IDEAL bietet eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, in der Teamarbeit und Eigenverantwortung großgeschrieben werden. Als Arbeitgeber im DACH-Raum fördern wir die persönliche und berufliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter durch gezielte Schulungen und ein offenes Feedback-Klima. Unsere flexible Unternehmenskultur ermöglicht es Ihnen, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten und aktiv zur Stärkung unserer Kundenbeziehungen im Bereich Service & After Sales beizutragen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Customer Service & Office Manager (DACH) - m/f/d erhalten könnten
✨Sei proaktiv!
Wenn du dich für die Stelle bewirbst, zeig, dass du bereit bist, Verantwortung zu übernehmen. Sprich in deinem Vorstellungsgespräch darüber, wie du in der Vergangenheit Probleme gelöst hast und wie du die täglichen Abläufe optimieren kannst.
✨Netzwerken ist alles!
Nutze LinkedIn oder andere Plattformen, um mit Leuten aus der Branche in Kontakt zu treten. Frag nach Tipps oder Informationen über das Unternehmen, das du anstrebst. Oft sind persönliche Empfehlungen Gold wert!
✨Bereite dich auf Fragen vor!
Überlege dir im Voraus, welche Fragen dir im Vorstellungsgespräch gestellt werden könnten. Sei bereit, deine Erfahrungen im Kundenservice und in der Büroorganisation zu teilen. Das zeigt, dass du gut vorbereitet bist und Interesse an der Position hast.
✨Bewirb dich direkt über unsere Website!
Wir empfehlen dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und direkt bei den richtigen Leuten landet. Zeig uns, dass du motiviert bist und Teil unseres Teams werden möchtest!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Customer Service & Office Manager (DACH) - m/f/d mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Zeig uns, wer du wirklich bist! Deine Persönlichkeit ist wichtig, also lass sie in deiner Bewerbung durchscheinen. Wir suchen nach jemandem, der nicht nur die Anforderungen erfüllt, sondern auch gut ins Team passt.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Überschriften, um die Lesbarkeit zu verbessern. So können wir schnell erkennen, dass du die Organisation im Griff hast – genau wie in der Rolle, für die du dich bewirbst!
Beziehe dich auf die Stellenbeschreibung!:Nutze die Sprache aus der Stellenbeschreibung, um zu zeigen, dass du die Anforderungen verstehst. Wenn du spezifische Erfahrungen oder Fähigkeiten hast, die zu den Aufgaben passen, erwähne sie unbedingt!
Bewirb dich über unsere Website!:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie an die richtige Stelle gelangt und du alle notwendigen Informationen bereitstellst. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei AABO-IDEAL A/S vorbereitet
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position vertraut. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben des Customer Service & Office Managers passen. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit ähnliche Herausforderungen gemeistert hast.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, übe, klar und präzise zu sprechen. Sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine Kommunikationsfähigkeiten testen. Zeige, dass du in der Lage bist, Informationen effektiv zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern zu koordinieren.
✨Organisationsfähigkeiten demonstrieren
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten zu präsentieren. Du könntest darüber sprechen, wie du mehrere Aufgaben gleichzeitig verwalten kannst oder wie du Prozesse optimiert hast. Zeige, dass du proaktiv bist und immer nach Wegen suchst, um Abläufe zu verbessern.
✨Sei serviceorientiert
Betone deine Kundenorientierung und deine Fähigkeit, auf die Bedürfnisse von Kunden und Kollegen einzugehen. Bereite Beispiele vor, in denen du einen hervorragenden Kundenservice geleistet hast oder wie du zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit beigetragen hast. Das zeigt, dass du die richtige Einstellung für diese Rolle hast.
