Office Coordinator (m/w/d)

Wir suchen für unser Berliner Büro eine/n Office Coordinator (m/w/d), der/die dafür sorgt, dass unser Office nicht nur reibungslos funktioniert – sondern sich wie ein Ort anfühlt, an dem man wirklich gerne ist. Ein Ort mit Energie, Struktur und Herz.

Du bist eine organisierte, positive Persönlichkeit mit echter Ownership? Jemand, der mitdenkt, vorausschauend handelt und mit viel Feingefühl eine Atmosphäre schafft, in der sich Mitarbeitende genauso willkommen fühlen wie unsere Gäste? Du hast Lust, die zentrale Ansprechperson für alles rund ums Office zu werden – vom ersten Lächeln am Empfang bis zum gelungenen Afterwork am Abend? Perfekt – dann freuen wir uns über deine Bewerbung. Diese Stelle ist 100 % on‑site am EUREF Campus Schöneberg und in Vollzeit.

Deine Aufgaben

• Du bist die erste Ansprechperson für unsere Office-Mitarbeitenden und unsere Gäste – und schaffst mit deiner offenen, herzlichen Art eine Atmosphäre, in der man sich vom ersten Moment an willkommen fühlt.
• Du hältst unseren Büroalltag strukturiert und gut organisiert – vom Annehmen von Paketen und Post über die Ausstattung von Räumen und Küche bis hin zur Organisation der Deutschlandtickets und weiterer standortbezogener Themen.
• Du koordinierst externe Dienstleister wie Reinigung oder Handwerker:innen und stellst sicher, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft – organisatorisch wie auch abrechnungstechnisch.
• Du gestaltest aktiv eine positive Workplace Experience – mit einem Gespür für Details, Atmosphäre und ein Umfeld, in das man gerne kommt.
• Du begleitest neue Kolleg:innen bei ihrem Start, bereitest Arbeitsplätze liebevoll vor und unterstützt bei Onboarding‑Tagen, damit sich jede:r direkt als Teil des Teams fühlt.
• Du organisierst Business‑Events, saisonale Afterworks und Campus‑Partys – und gibst jeder Veranstaltung eine Prise Abacus‑Style mit.

Dein Profil

• Du hast eine warme, herzliche Ausstrahlung, bist kommunikativ und hast Freude am Austausch mit unterschiedlichen Menschen und vielfältigen Themen.
• Du bringst bereits relevante Erfahrung im Office Management, als Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Rolle mit.
• Du arbeitest strukturiert, eigenständig und lösungsorientiert – auch wenn es einmal dynamisch wird. Du verstehst dich als „CEO deines Bereiches“ und überzeugst uns mit deinen Ideen und deinem Gestaltungswillen.
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office (Outlook, Excel, PowerPoint, Word) und kannst bei Bedarf auch mal professionelle Meeting‑Unterlagen aufbereiten.
• Du verfügst über sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse.

Das erwartet dich

• Ein modernes Office auf dem EUREF‑Campus mit vielfältiger Gastronomie und inspirierendem Umfeld – direkt am S‑Bahnhof Schöneberg.
• 30 Urlaubstage plus frei an Silvester sowie ein zielabhängiger Jahresbonus.
• Kostenloses Deutschlandticket und vergünstigtes Essen auf dem Campus inklusive zusätzlichem Lunchzuschuss von Abacus.
• Ein Fitnessangebot über Wellhub (Gyms & Kurse) mit Zuschuss sowie Zugang zur Mental‑Health‑Plattform OpenUp.
• Kostenlose private Krankenzusatzversicherung.
• Kaffee und frisches Obst im Office.

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.