Executive Support Coordinator (m/f/d) in Wiesbaden

Abbott ist ein globaler Gesundheitsführer, der bahnbrechende Wissenschaft schafft, um die Gesundheit der Menschen zu verbessern. In Deutschland hat Abbott etwa 4.000 Mitarbeiter in den Bereichen Fertigung, Forschung und Entwicklung, Logistik, Vertrieb und Marketing. Sie befinden sich am deutschen Hauptsitz von Abbott in Wiesbaden sowie an Standorten in Neustadt am Rübenberge, Wetzlar, Eschborn, Köln, Jena, Hamburg und München.

Bei Abbott können Sie Arbeiten verrichten, die wichtig sind, und Menschen helfen, ein gesünderes und erfülltes Leben zu führen, Ihre Karriere voranzutreiben und Ihr wahres Ich zu sein. Sie haben Zugang zu:

• Karriereentwicklung mit einem internationalen Unternehmen, in dem Sie die Karriere verwirklichen können, von der Sie träumen
• Ein attraktives Leistungspaket (z.B. attraktives Abbott-Pensionsprogramm, ein Firmenfahrrad, Mitarbeiteraktienprogramm)
• Ein Unternehmen, das in Dutzenden von Ländern weltweit als großartiger Arbeitsplatz anerkannt ist und von Fortune als eines der bewunderten Unternehmen der Welt ausgezeichnet wurde.
• Ein Unternehmen, das als eines der besten großen Unternehmen gilt und auch als bester Arbeitsplatz für Vielfalt, berufstätige Mütter, weibliche Führungskräfte und Wissenschaftler anerkannt wird.
• Eine herausfordernde Position in einer schnell wachsenden, krisenunabhängigen Branche
• Teil eines dynamischen, hochqualifizierten und motivierten Teams zu werden
• Flache Hierarchien, offene wertschätzende Mentalität und effiziente, konstruktive Kommunikationswege
• Multinationale Umgebung, in der wir die Entwicklung unserer Talente innerhalb des Unternehmens fördern

Diese Position arbeitet an unserem Standort Wiesbaden, Abbott GmbH in der Core Diagnostics Division.

Primäres Ziel der Position: Bereitstellung von Koordination der kommerziellen Abläufe und Unterstützung des oberen Managements in einer Funktion oder einem Bereich. Wendet Kenntnisse über den Betrieb und ein Verständnis der Prinzipien und Verfahren im Bereich an, um komplexe Aufgaben abzuschließen. Bedient eine Vielzahl von Büromaschinen, um Unterstützung und Service bereitzustellen und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit voranzutreiben.

Wesentliche Verantwortlichkeiten:

• Komponiert, organisiert und analysiert Daten und Informationen.
• Erstellt Dokumente, Diagramme, Grafiken, Tabellen und Präsentationen aus Ausgangsmaterial.
• Überprüft die Daten auf Genauigkeit und erkennt Inkonsistenzen in den Daten.
• Koordiniert und unterstützt funktionsübergreifende Projekte, stellt klare Zeitpläne, Verantwortlichkeiten und Abstimmungen mit den Stakeholdern sicher.
• Unterstützt die Vorbereitung von kommerziellen Überprüfungen, Führungssitzungen, Workshops und strategischen Diskussionen.
• Koordiniert die Kalender der Führungskräfte, Geschäftsüberprüfungen, Vorstandssitzungen und wichtige Stakeholder-Engagements.
• Bereitet Sitzungsunterlagen, Briefing-Dokumente, Präsentationen und Nachverfolgungsprotokolle vor.
• Verantwortlich für die Implementierung und Aufrechterhaltung der Effektivität des Qualitätssystems.
• Verwendet mehrere Netzwerke und PC-Anwendungen zur Erledigung von Aufgaben.
• Versteht die Interaktionen zwischen Betriebssystemen und Anwendungen.
• Kann spezifische Anwendungen nutzen, um Daten zu analysieren und Empfehlungen für das Management zu geben.
• Verwendet Standards und Verfahren, um sicherzustellen, dass die Dokumentation für Prozesse den Standards entspricht.
• Überprüft Dokumente, um die Einhaltung der Betriebs- und regulatorischen Anforderungen sicherzustellen.
• Erkennt Abweichungen, die die Compliance betreffen; empfiehlt Maßnahmen zur Behebung von Abweichungen.
• Versteht die Compliance- und regulatorischen Auswirkungen von Dokumenten, Aufzeichnungen und Dateien.
• Pflegt komplexe Dokumentenakten und überprüft Systeme, die zur Generierung von Daten verwendet werden.
• Wendet analytische Techniken an, um komplexe Probleme zu lösen, die sowohl Konzepte als auch faktische Daten betreffen.
• Antizipiert Probleme und passt den Ansatz an oder ändert ihn, um sie zu verhindern oder zu minimieren.
• Entwickelt Systeme und Verfahren zur Durchführung der Funktion des Bereichs.
• Verbessert Prozesse, überprüft Aktivitäten auf die Einhaltung von Verfahren, Richtlinien oder regulatorischen Anforderungen.
• Sammelt, untersucht und analysiert Informationen; löst Probleme und behebt Probleme durch Interpretation von Daten, Richtlinien oder Verfahren; empfiehlt Maßnahmen zur Behebung von Problemen.
• Stellt sicher, dass alle Aktivitäten in Übereinstimmung mit den Anforderungen des Qualitätssystems durchgeführt werden.

Qualifikation:

• Ausbildung als Sekretär/in, Korrespondent/in oder in einem anderen kaufmännischen Bereich.
• Organisationsfähigkeiten, Dateneingabe und PC-Anwendungskenntnisse erforderlich.
• Exzellente Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Zusätzliche Sprachen werden als großer Vorteil angesehen.
• Verständnis des Bereichs, in dem die Position tätig ist, typischerweise erworben durch umfangreiche Berufserfahrung, relevante Kursarbeit oder Schulung sowie 3-5 Jahre Erfahrung im Funktionsbereich.

Folgen Sie Ihren Karriereaspirationen zu Abbott für vielfältige Möglichkeiten mit einem Unternehmen, das Ihnen helfen kann, Ihre Zukunft aufzubauen und Ihr bestes Leben zu leben. Abbott ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich für die Vielfalt der Mitarbeiter einsetzt.