Administrative Specialist Event Management (all genders) - unbefristet in Vollzeit, für den Sta[...]

Unternehmensbeschreibung Gemeinsam Großes bewegen heißt, dein Potenzial zu nutzen und zu wachsen. Gemeinsam Großes bewegen bedeutet, jeden Tag Geschichte zu schreiben. Herzlich willkommen bei Abbvie! Als Teil eines internationalen Unternehmens mit ca. 50.000 Mitarbeitern weltweit und rund 3.000 Mitarbeitern in Deutschland hast du die Möglichkeit, eng mit uns zusammenzuarbeiten, um die gesundheitlichen Herausforderungen von morgen zu meistern. Du hast eine Leidenschaft für die Verbesserung der Gesundheitsversorgung auf der ganzen Welt? Du möchtest dein Fachwissen einsetzen, um die Lebensqualität von Patienten zu verbessern? In einem herausfordernden Arbeitsumfeld, dass dir die Möglichkeit bietet, deine eigenen Fähigkeiten zu erweitern und zu entwickeln? Dann bist du bei uns richtig!

In unserer Abteilung für Commercial am Standort Wiesbaden oder Ludwigshafen arbeitest du in einem Team von talentierten Mitarbeitern und erfahrenen Experten aus dem Management-Bereich. Mit wertvollen Analysen und Recherchen setzt du Benchmarks und entwickelst die Zukunft unserer Marke.

Hier bringst du viel in Bewegung:

• Administrativer Support des Event Teams
• Eigenständige und strukturierte Verwaltung des allgemeinen Team-E-Mail-Postfachs
• Sicherstellen und Überwachen der benötigten Dokumentation und Genehmigungen
• Gesamtverantwortung für die Registrierungsseiten und das Teilnehmer-Management für vom Event Team betreute Veranstaltungen, unter anderem durch Eingabe und regelmäßige Pflege von Event- und Teilnehmerinformationen in der Event Management Software CVent
• Management des für das Event Team relevanten Bestellwesens
• Vertragsmanagement für externe Dienstleister
• Kontrolle des Event Management Budgets in Zusammenarbeit mit dem Kostenstellenleiter
• Onboarding und inhaltliche Führung von Praktikanten und Werkstudenten im Event Team sowie Schulungen von neuen Event Team Mitarbeitern zum Prozess
• Trainings von neuen Mitarbeitern in der Gesamtorganisation zu den Themen Event Team Service Portfolio und Guidances
• Regelmäßige eigenverantwortliche Analyse und Prüfung zur Optimierung von Arbeitsabläufen
• Projektarbeit außerhalb deiner Linienaufgabe (Schwerpunkte: Digitale Events / Teilnehmermanagement JAT / Organisation der Event Team Offsites)

So machst du den Unterschied:

• Hohes Maß an Organisations- und Planungskompetenzen
• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Fähigkeit zur Priorisierung von Aufgaben
• Zuverlässige und akkurate Arbeitsmethoden sowie Genauigkeit und Detailorientierung
• Fähigkeit, Prozesse zu optimieren und effiziente Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen zu fördern
• Hohes Engagement, Kunden- und Servicementalität
• Hohes Maß an Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Flexibilität und Bereitschaft, interdisziplinär in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten
• Gute Kenntnisse der digitalen Arbeitswelt sowie die Bereitschaft, sich kontinuierlich weiterzubilden
• Ausgeprägte Fähigkeit empathisch, effektiv und durchsetzungsstark zu kommunizieren

Ausbildung / Fachwissen:

• Vorzugsweise eine kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position sind wünschenswert
• Sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, Teams) sowie ein fundiertes Verständnis für Dokumentationssoftware
• Kenntnisse in weiteren digitalen Tools und Plattformen für Events sind von Vorteil
• Sicher in der englischen Kommunikation in Wort und Schrift

Wie wir gemeinsam Großes bewegen:

• mit einem diversen Arbeitsumfeld, wo du Wirkungen erzielen kannst
• mit einer offenen Unternehmenskultur
• mit einer attraktiven Vergütung
• mit einem intensiven Onboarding durch einen Mentor
• mit flexiblen Arbeitsmodellen für eine gesunde Work-Life-Balance
• mit einem betrieblichen Gesundheitsmanagement
• mit umfassenden Gesundheits- und Bewegungsprogrammen
• mit betrieblichen Sozialleistungen
• mit vielfältigen Karrieremöglichkeiten in einer internationalen Organisation
• mit hochkarätigen, attraktiven Entwicklungsmöglichkeiten
• mit einem starken, internationalen Netzwerk

Bring frischen Wind in unser Team – und deine Karriere. Bei AbbVie zählt dein individueller Beitrag – helfe uns, gemeinsam Großes zu bewegen. Sei ein Teil von unserem Erfolg und wachse mit uns – und wachse über dich hinaus! Klingt wie die perfekte Karrierechance für dich? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung. Alles, was du benötigst, ist ein vollständiger Lebenslauf – alles Weitere besprechen wir dann persönlich mit dir.

Zusätzliche Informationen: Nur gemeinsam können wir das Beste für Patienten erreichen. Daher setzen wir bei AbbVie auf Chancengleichheit, Vielfalt & Inklusion. Wir gestalten ein Arbeitsumfeld, in dem alle Mitarbeiter ihr Potenzial entfalten können – unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion, sexueller Orientierung oder anderen Vielfaltsdimensionen. Doch für uns bedeutet Vielfalt mehr als nur offensichtliche Unterschiede zu berücksichtigen: Sie bezieht sich auch auf unterschiedliche Ausbildungshintergründe, Fachkenntnisse, Persönlichkeitstypen, Denkweisen und Lebenserfahrungen.