Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Management bei administrativen Aufgaben und organisiere wichtige Meetings.
- Unternehmen: AbbVie, ein innovatives Unternehmen in der Pharmaindustrie.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Vielfältige Projekte und hervorragende Karrierechancen warten auf dich.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Unternehmenskultur aktiv mit.
- Qualifikationen: Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer administrativen Rolle, idealerweise in der Pharmaindustrie.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
AbbVie Schweiz sucht einen Executive Assistant, um hochrangige administrative, organisatorische und koordinierende Unterstützung für den General Manager, das Affiliate Leadership Team (ALT) und das Country Affiliated Team (CAT) bereitzustellen. Diese Rolle spielt eine Schlüsselrolle bei der Gewährleistung eines reibungslosen Tagesgeschäfts, der Unterstützung interner Kommunikation und Meetings sowie der Mitwirkung an ausgewählten strategischen Projekten im gesamten Affiliate.
Hauptverantwortlichkeiten
- Unterstützung des General Managers
- Verwaltung administrativer Aufgaben, einschließlich Reise- und Spesenabrechnungen
- Überwachung der täglichen Verwaltung des Büros des General Managers
- Planung und Koordination von Meetings, Besuchen und Geschäftsaustauschen
- Organisation von Mitarbeiterversammlungen, virtuellen Meetings und damit verbundenen Logistik
- Unterstützung von Kultur- und Kommunikationsaktivitäten in Zusammenarbeit mit External Affairs
- Überprüfung von Verträgen und Einkaufsdokumenten sowie Erstellung von Bestellungen zur Unterstützung von Genehmigungen
- Verwaltung von Unternehmensrechtsdokumenten und -prozessen, einschließlich Vollmachten und Jahresberichten
- Unterstützung der Krisenmanagement-Administration und Kontaktaufnahme mit der EMEA Regional Security
- Koordination von CAT-Meetings, einschließlich Agenda-Vorbereitung und Protokollführung
- Unterstützung des Affiliate Leadership Teams
- Unterstützung bei der Einarbeitung neuer ALT-Mitglieder
- Planung und Koordination von ALT-Meetings
- Vorbereitung von Agenden und Protokollen für ALT-Meetings
- Bereitstellung administrativer und organisatorischer Unterstützung für die HR- und Finanzteams sowie ausgewählte Geschäftsleiter, einschließlich des Market Access Directors, des External Affairs Directors und des Compliance Managers
- Koordination von internen Assistenten-Meetings
- Ausgewählte strategische Projekte
- Übernahme von Verantwortung für ausgewählte wichtige Affiliate-Projekte, die je nach Geschäftsbedarf variieren können. Beispiele sind:
- Leitung der Organisation der AbbVie Well-being Week
- Unterstützung von unternehmensweiten Konferenzen und Zyklusmeetings
- Koordination des Unternehmensauszeichnungsprozesses, einschließlich Nominierungen in Zusammenarbeit mit dem ALT
Qualifikationen
- Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige berufliche Qualifikation
- Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer leitenden administrativen Rolle, vorzugsweise in der Pharma- oder einer ähnlichen Umgebung
- Starke Kundenorientierung und Service-Mindset
- Exzellente Zeitmanagement- und Priorisierungsfähigkeiten
- Fähigkeit, unter Druck gut zu arbeiten und Stress professionell zu bewältigen
- Verhandlungssichere Sprachkenntnisse in Deutsch, Englisch und Französisch
- Starkes Verständnis für Unternehmensgeschäfte und -abläufe ist von Vorteil
Kritische Fähigkeiten erforderlich
- Hohe Integrität und Diskretion
- Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Bedürfnisse vorherzusehen und vorauszuplanen
- Flexibilität im Umgang mit sich ändernden Prioritäten und Arbeitslasten
- Fähigkeit, mehrere Prioritäten effektiv zu balancieren
- Selbstmotiviert, detailorientiert und proaktiv
- Fähigkeit, sich an verschiedene Stakeholder-Ebenen und -Senioritäten anzupassen
- Lösungsorientierte Denkweise
- Komfortabel bei Entscheidungen und Handlungen in unklaren Situationen mit begrenzten Informationen
Zusätzliche Informationen
AbbVie ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, und verpflichtet sich, mit Integrität zu arbeiten, Innovationen voranzutreiben, Leben zu verändern und unserer Gemeinschaft zu dienen. Chancengleichheit für Arbeitgeber/Veteranen/Behinderte.
Executive Assistant Arbeitgeber: AbbVie
AbbVie ist ein hervorragender Arbeitgeber, der dir die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und unterstützenden Umfeld zu arbeiten, während du aktiv zur Verbesserung der Gesundheitsversorgung beiträgst. Mit flexiblen Arbeitszeitmodellen, umfangreichen Gesundheitsprogrammen und vielfältigen Karriereoptionen fördert AbbVie nicht nur deine berufliche Entwicklung, sondern auch dein persönliches Wohlbefinden. In der Region Bayern & Hessen hast du die Chance, innovative Versorgungsprojekte zu gestalten und Teil eines starken internationalen Netzwerks zu werden.
