Secretary in Frankfurt am Main

Das Distributionsteam vereint Business Development und Marketingunterstützung für die DACH-Region. Das Team koordiniert Kundenaktivitäten, Meetings, Reisen und Kommunikation, damit die Kollegen sich auf starke Beziehungen und effektives Markting konzentrieren können. Sie arbeiten eng mit dem Team zusammen, nutzen genaue Daten und durchdachte Planung, um die Aktivitäten am Laufen zu halten. Indem Sie den Kollegen helfen, schnell zu reagieren und organisiert zu bleiben, unterstützt die Abteilung das Ziel von Aberdeen, unseren Kunden zu besseren Investoren zu verhelfen.

Sie tragen zur reibungslosen täglichen Abwicklung von Business Development und Marketing DACH bei. Diese unterstützende Rolle kombiniert Verwaltung, Kundenkoordination, Terminmanagement, Systempflege, Reiseplanung und Spesenabrechnung für Aktivitäten im Vereinigten Königreich und im Ausland. Sie werden einen Einfluss haben, indem Sie Anforderungen antizipieren, Kundendaten genau halten und sicherstellen, dass Meetings, Präsentationen und Dokumente rechtzeitig bereit sind. Die Vielfalt der Rolle bietet umfassende Einblicke in die Vertriebsaktivitäten, Möglichkeiten zur Stärkung Ihres Produktwissens und die Chance, in Ihre Zukunft durch praktisches Lernen und Zusammenarbeit zu investieren. Sie arbeiten eng mit Managern und Kollegen zusammen und bearbeiten reaktive Kundenanfragen mit Professionalität und Detailgenauigkeit.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Koordinierung von Terminen, Kundenmeetings, Präsentationen und unterstützenden Dokumenten, einschließlich Zeitplänen für das Vereinigte Königreich und das Ausland, damit die Aktivitäten genau und pünktlich organisiert sind.
• Buchung von Reisen und Unterkünften aus den Teamreisen, wobei realistische Reisezeiten zwischen den Meetings eingeplant werden, Kosten kontrolliert und Abrechnungen der Abteilung, insbesondere für Kundenmittagessen, bearbeitet werden.
• Pflege genauer Kundendaten und Einladungsliste über Salesforce, Excel und Microsoft Word sowie Erstellung von E-Mail- und Post-Mails für britische und europäische Zielgruppen.
• Bereitstellung von reaktionsschneller Unterstützung für das Distributionsteam, einschließlich der Bearbeitung reaktiver Kundenanrufe, Unterstützung von Managern, Verteilung von Post und Durchführung der damit verbundenen Verwaltung.
• Unterstützung bei lokalen regulatorischen Immobilienberichten als Backup und Nutzung von Concur, Oracle und Aprimo zur Aufrechterhaltung effektiver Teamprozesse.
• Aufbau von Produkt- und Marktkenntnissen durch interne Seminare und Anwendung dieses Wissens zur Verbesserung der Qualität der Team- und Kundenunterstützung.

Über den Kandidaten:

• Starke organisatorische Fähigkeiten, mit der Fähigkeit, vorauszuplanen, konkurrierende Prioritäten zu managen und genaue Arbeit fristgerecht zu liefern.
• Klare schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, mit dem Selbstbewusstsein, Kunden, Manager und Kollegen an verschiedenen Standorten zu unterstützen.
• Eine kollaborative Herangehensweise und effektive zwischenmenschliche Fähigkeiten, einschließlich der Fähigkeit, konstruktiv zu überzeugen oder zu beeinflussen, wenn Aktivitäten koordiniert werden.
• Hohe Detailgenauigkeit bei der Pflege von Kundendaten, der Vorbereitung von Meetingmaterialien, der Bearbeitung von Ausgaben und der Organisation komplexer Reisen.
• Praktische Kenntnisse in Salesforce und Microsoft Office, insbesondere Excel und Word, mit dem Selbstbewusstsein, Systeme wie Concur, Oracle und Aprimo zu erlernen.
• Ergebnisorientierung, gute Präsentationsfähigkeiten und Interesse an der Entwicklung von Produkt-, Markt- und Aberdeen-Wissen.

Wir sind bestrebt, einen integrativen Arbeitsplatz zu schaffen, in dem alle Formen von Unterschieden geschätzt werden und der frei von jeglicher Form von unfairer oder rechtswidriger Behandlung ist.