Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den Büroalltag und unterstütze die Geschäftsleitung in der Medizintechnik.
- Unternehmen: Zukunftsorientiertes Unternehmen in der Medizintechnik mit flachen Hierarchien.
- Vorteile: Sicheren Job, flexible Arbeitszeiten und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Kollegiales Arbeitsklima mit vielen Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Zukunft der Medizintechnik und entwickle deine Fähigkeiten weiter.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung, gute MS Office-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36450 - 44550 € pro Jahr.
Gestalten Sie mit uns die Zukunft unserer Fertigung.
Ziel der Stelle
Die Position im Bereich Verwaltung und Organisationsmanagement umfasst die Sicherstellung eines reibungslosen organisatorischen und administrativen Ablaufs des zugewiesenen Verantwortungsbereiches. Die Rolle erfordert eine strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise, ein hohes Maß an Organisationsgeschick sowie eine professionelle Kommunikationsfähigkeit in deutscher und englischer Sprache.
Verantwortlichkeiten
- Allgemeine Büroorganisation und administrative Abläufe
- Eigenständige Organisation des Büroalltags sowie Koordination administrativer Abläufe
- Terminmanagement und -abstimmung für interne und externe Ansprechpartner (Geschäftsführung, Notar, Rechtsanwalt, Behörden, Kunden)
- Dokumentenmanagement: Ablage, Pflege digitaler Ordnerstrukturen, Versionierung sowie Aktualisierung und Bereitstellung rechtlich relevanter Unterlagen
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Protokollführung und To-Do-Tracking
- Sicherstellung eines strukturierten Informationsflusses innerhalb des Bereichs
- Administrative Vorgänge und organisatorische Prozesse
- Unterstützung bei internen Verwaltungsprozessen und Schnittstellenkommunikation zwischen Unternehmen, Notariat und Kanzlei – Abstimmung von Terminen, Dokumenten, Rückfragen und Prioritäten
- Unterstützung bei Dokumentenpflege, Prozessbeschreibungen und Auditvorbereitungen sowie Koordination externer Auditoren, soweit erforderlich
- Koordination von Beglaubigungen inkl. Vorbereitung der Unterlagen, Identitätsprüfung, Vollmachten und Fristenüberwachung
- Pflege und Verwaltung von Daten, Listen und internen Dokumentationen
- Erstellung, Prüfung und Bearbeitung administrativer Unterlagen
- Vorbereitung kleiner Auswertungen und Zusammenstellungen für die Bereichsleitung
- Unterstützung der Geschäfts-/Bereichsleitung
- Operative und administrative Unterstützung der Bereichsleitung sowie Koordination von Abläufen (Korrespondenz, Wiedervorlagen, Terminabstimmung)
- Planung und Nachverfolgung organisatorischer Aufgaben sowie Mitwirkung an bereichsbezogenen Maßnahmen und internen Projekten nach Weisung
- Kommunikation
- Interne und externe Kommunikation in deutscher und englischer Sprache in Abstimmung mit der Bereichsleitung
- Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz, E-Mails und kurzen Informationsschreiben
- Telefonische und schriftliche Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Unterstützung bei der internen Informationsweitergabe
- Fachkenntnisse
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Bürokauffrau/-mann oder vergleichbare Qualifikation
- Alternativ: mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren administrativen Position
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook), idealerweise auch mit digitalen Dokumentenmanagement-Systemen
- Erfahrung in der Terminkoordination und im Office-Management
- Erfahrung mit Warenwirtschaftssystemen von Vorteil
- Persönliche Eigenschaften
- Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise.
- Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit.
- Organisationsgeschick und proaktive Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch
- Teamfähigkeit und sicheres Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern.
Wir bieten:
- zukunftssicheren und krisensicheren Job in der Medizintechnik
- Familien- und Freizeitfreundliche Arbeitszeiten
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum
- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
- Ein wertschätzendes und kollegiales Arbeitsklima
- Entwicklungsmöglichkeiten / individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
So können Sie sich bewerben:
Senden Sie Ihre Bewerbung an Absolute medical GmbH
Gunda Heilen
Landwehr 62
46325 Borken
Nutzen Sie gerne auch die Möglichkeit der elektronischen Bewerbung. Senden Sie in diesem Fall Ihre vollständigen Unterlagen per E-Mail an: jobs@amg-implants.com
Assistenz für Verwaltung & Organisation (m/w/d) Arbeitgeber: ABSOLUTE medical
Die Absolute Medical GmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, aktiv an der Digitalisierung und Modernisierung unserer Fertigungsprozesse in der Medizintechnik mitzuwirken. Mit flexiblen Arbeitszeiten, einem hohen Maß an Gestaltungsspielraum und individuellen Weiterbildungsmöglichkeiten fördern wir nicht nur Ihre berufliche Entwicklung, sondern schaffen auch eine familienfreundliche und innovative Arbeitsumgebung in Borken. Werden Sie Teil eines engagierten Teams, das spannende Digitalisierungsprojekte vorantreibt und langfristige Perspektiven bietet.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Assistenz für Verwaltung & Organisation (m/w/d) erhalten könntest
✨Netzwerke in Gesundheitsorganisationen nutzen
Schau dir lokale Gesundheits-Events oder Konferenzen an und nimm an Workshops teil. Hier hast du die Möglichkeit, direkt mit Fachleuten aus dem Gesundheitsmanagement in Kontakt zu treten und dich vielleicht sogar für die nächste große Stelle zu empfehlen!
✨Engagier dich in Fachcommunitys
Werd aktiv in Foren oder Online-Communities für Gesundheitsmanagement. Diese Plattformen können dir helfen, Insider-Infos über offene Stellen zu bekommen und dir Ratschläge von erfahrenen Profis zu holen. Auch Praktika und interessante Projekte werden oft dort geteilt!
✨Die Stärken deines Lebenslaufs betonen
Egal ob Praktika, Projekte oder Studienarbeiten – heb deinen praktischen Bezug zum Gesundheitsmanagement hervor. Recruiter schauen auf fundierte Erfahrungen, also sei bereit, darüber im Detail zu sprechen, und zeig, wie du dein Wissen in der Praxis anwenden kannst.
✨Bewirb dich direkt über unsere Website
Wenn du eine Stelle bei ABSOLUTE medical siehst, die dich anspricht, bewirb dich direkt über unsere Website. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt an die richtigen Personen geht und du vielleicht sogar schnell ein Interview ergatterst!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz für Verwaltung & Organisation (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Relevanz deines Studiums:Im Bereich Gesundheitsmanagement-Wissenschaften ist es wichtig, dass du die spezifischen Inhalte deines Studiums und deren praktische Anwendungen hervorhebst. Zeige, wie du theoretisches Wissen in die Praxis umsetzen kannst und bringe relevante Projekte oder Praktika in deinem Lebenslauf zur Sprache.
Zertifikate und Weiterbildungen einfügen:Falls du über zusätzliche Zertifikate, wie etwa im Bereich Gesundheitsförderung oder Projektmanagement, verfügst, solltest du diese unbedingt in deine Bewerbung aufnehmen. Diese Qualifikationen zeigen dein Engagement und deine Fachkenntnisse in einem stark umkämpften Bereich wie dem Gesundheitsmanagement.
Motivation und zukünftige Ziele erläutern:Da wir bei ABSOLUTE medical nach motivierten Talenten suchen, ist es wichtig, dass du in deinem Anschreiben deutlich machst, warum du in diesem Bereich arbeiten möchtest. Teile uns mit, welche spezifischen Aspekte des Gesundheitsmanagements dich besonders reizen und wie du dir deine berufliche Zukunft vorstellst.
Präsentiere deine Soft Skills:Im Gesundheitsmanagement sind Soft Skills wie Kommunikationsfähigkeit und Empathie entscheidend. Nutze deinen Lebenslauf oder dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, die deine Fähigkeit zur Teamarbeit und zum Umgang mit Menschen unter Beweis stellen. Das zeigt, dass du nicht nur fachlich, sondern auch interpersonal fit für die Stelle bist.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei ABSOLUTE medical vorbereitet
✨Verstehe die Grundlagen des Gesundheitsmanagements
Mach dich mit den neuesten Trends und Theorien im Gesundheitsmanagement vertraut. Denk dran, dass du nicht nur deinen Abschluss präsentieren musst, sondern auch dein Verständnis für aktuelle Herausforderungen und Lösungen im Bereich Gesundheitswissenschaften.
✨Bereite praktische Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen oder Projekte, in denen du deine Fähigkeiten im Gesundheitsmanagement unter Beweis gestellt hast. Während des Interviews möchte das Unternehmen sehen, wie du Herausforderungen angegangen bist – also sei bereit, darüber zu sprechen und konkrete Beispiele zu geben!
✨Verstehe die Anforderungen an die Vollzeitstelle
Als Vollzeitkraft wird von dir eine langfristige Engagementbereitschaft erwartet. Überlege dir, wie du dich in das Team von ABSOLUTE medical einbringen kannst und was deine Ziele für die nächsten Jahre in dieser Position sind. Sei bereit zu zeigen, dass du nicht nur aktuell interessiert bist, sondern auch eine spannende Zukunftsvision für deine Rolle hast.
✨Sei bereit für wichtige Fachfragen
In diesem Bereich könnten spezifische technische Fragen zum Thema Prävention, Gesundheitsförderung oder das Management von Gesundheitssystemen auf dich zukommen. Bereite dich auf solche Fragen vor und denke darüber nach, wie du dein Wissen anwenden würdest, um relevante Probleme zu lösen oder Prozesse zu optimieren.
