Legal Records & Contract Management Coordinator (m/w/d)

Als Holding mit mehreren operativen Gesellschaften im Bereich der Spezialdiagnostik legen wir bei Academia großen Wert auf effiziente Prozesse und eine professionelle Dokumentenorganisation. Die strukturierte Verwaltung und Verfügbarkeit von Rechtsdokumenten ist dabei ein wichtiger Bestandteil der rechtlichen Unterstützung unserer Unternehmensgruppe. Für unsere Rechtsabteilung suchen wir deshalb zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine strukturierte, IT-affine und eigenverantwortliche Persönlichkeit als Legal Records & Contract Management Coordinator (m/w/d) in Teilzeit mit 20-25 Wochenstunden.

UNSERE BENEFITS

• Agilität: Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege ermöglichen es uns, gemeinsam Veränderung zu gestalten und Fortschritt voranzutreiben.
• Flexibilität: Flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit zum Homeoffice sowie 30 Tage Urlaub pro Jahr unterstützen deine Work-Life-Balance.
• Benefits: Mit Lunchit genießt du täglich ein Mittagessen. Zusätzlich erhältst du eine Mastercard, die wir monatlich mit 50 € bezuschussen, oder alternativ den EGYMWellpass. Darüber hinaus fördern wir deine Weiterentwicklung mit einem Weiterbildungsbudget von bis zu 2.500 € pro Jahr und empfehlen LOTARO für deine persönliche Entwicklung.
• Erstklassige Lage: Unser modernes Büro im Herzen Münchens bietet guten Kaffee, kostenlose Getränke und Snacks.
• Together We Rise: Gemeinsame Skitage, Wanderausflüge, Office-Yoga, Kochen oder Afterwork-Abende stärken unseren Teamgeist.
• Willkommen im Team: Ein strukturiertes Onboarding sorgt für einen guten Start. Gleichzeitig erhältst du den Freiraum, eigenverantwortlich zu arbeiten und deine Ideen einzubringen.

VERANTWORTUNGSBEREICHE

• Dokumentenmanagement und Ablage: Übernahme, Klassifikation und strukturierte Ablage eingehender Verträge und Rechtsdokumente - sowohl in physischer als auch in digitaler Form; Laufende Pflege und Qualitätssicherung der Dokumentendatenbank (physisch und digital); Sicherstellung einheitlicher Ablagestandards und Namenskonventionen; Koordination der Digitalisierung physischer Unterlagen und Überführung in das Dokumentenmanagementsystem.
• Datenbank- und Systempflege: Erfassung wesentlicher Vertragsdaten in der Rechtsdatenbank (Vertragsparteien, Vertragstyp, Laufzeit, Kündigungsfristen, Verlängerungsoptionen, Vertragsgegenstand, Vertragsstatus, zuständige Ansprechpartner); Nutzung der integrierten KI-Funktionen der Datenbank zur Metadatenextraktion und Qualitätsprüfung; Pflege von Fristen- und Wiedervorlagesystemen sowie Erstellung von Auslaufberichten; Regelmäßige Datenbereinigung und Konsistenzprüfung des Dokumentenbestands.
• Operative Unterstützung der Rechtsabteilung: Annahme, Weiterleitung und Nachverfolgung eingehender Dokumente in Abstimmung mit den zuständigen Juristen; Unterstützung bei der Vorbereitung von Vertragsunterlagen und Archivierungsprozessen im Rahmen von Transaktionen; Erste Anlaufstelle für Anfragen anderer Abteilungen zur Dokumentenrecherche und -bereitstellung; Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Optimierung der Ablage- und Datenbankprozesse.

KOMPETENZEN UND ANFORDERUNGEN

• Ausbildung und Erfahrung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung als Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte/r, Studium der Wirtschaftswissenschaften oder vergleichbare Qualifikation; Berufserfahrung in einer Rechtsabteilung, Kanzlei, Notariat oder in einer vergleichbaren dokumentenintensiven Umgebung von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich; Kein abgeschlossenes Jurastudium erforderlich; juristische Grundkenntnisse werden vorausgesetzt und können ggf. berufsbegleitend vertieft werden.
• Fachliche Kompetenzen: Fähigkeit, die wesentlichen Inhalte, Fristen und Verpflichtungen aus Verträgen und Rechtsdokumenten zu identifizieren und zu extrahieren; Sicherer Umgang mit professionellen Dokumentenmanagementsystemen und Rechtsdatenbanken; Ausgeprägte IT-Affinität; Bereitschaft und Fähigkeit, KI-gestützte Arbeitswerkzeuge produktiv einzusetzen; Versierter Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook); Erfahrung mit Datenbankanwendungen oder die nachgewiesene Fähigkeit, sich diese schnell anzueignen.
• Persönliche Eigenschaften: Ausgeprägte Genauigkeit und Sorgfalt im Umgang mit sensiblen Rechtsdokumenten; Hohe Eigenorganisation und strukturierte Arbeitsweise; Fähigkeit, auch bei großem Dokumentenvolumen den Überblick zu behalten; Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen; Selbstständige, lösungsorientierte Arbeitsweise in einem kleinen Teamumfeld; Kommunikationsstärke im schriftlichen und mündlichen Austausch mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Vertragssprache); Gute Englischkenntnisse für die Arbeit mit englischsprachigen Verträgen und Systemoberflächen.

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