Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Rechtsdokumente und unterstütze die Rechtsabteilung in einem dynamischen Umfeld.
- Unternehmen: Innovative Holding im Bereich Spezialdiagnostik mit flachen Hierarchien.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, 30 Tage Urlaub und ein Weiterbildungsbudget von bis zu 2.500 € jährlich.
- Weitere Informationen: Modernes Büro in München mit tollen Teamevents und einem strukturierten Onboarding.
- Warum dieser Job: Gestalte Prozesse mit und bring deine Ideen in einem agilen Team ein.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, juristische Grundkenntnisse von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
JOB BESCHREIBUNG
Als Holding mit mehreren operativen Gesellschaften im Bereich der Spezialdiagnostik legen wir bei Academia großen Wert auf effiziente Prozesse und eine professionelle Dokumentenorganisation.
Die strukturierte Verwaltung und Verfügbarkeit von Rechtsdokumenten ist dabei ein wichtiger Bestandteil der rechtlichen Unterstützung unserer Unternehmensgruppe.
Für unsere Rechtsabteilung suchen wir deshalb zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine strukturierte, IT-affine und eigenverantwortliche Persönlichkeit als Legal Records & Contract Management Coordinator (m/w/d) in Teilzeit mit 20-25 Wochenstunden.
- UNSERE BENEFITS
- Agilität. Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege ermöglichen es uns, gemeinsam Veränderung zu gestalten und Fortschritt voranzutreiben.
- Flexibilität. Flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit zum Homeoffice sowie 30 Tage Urlaub pro Jahr unterstützen deine Work-Life-Balance.
- Benefits.
Mit Lunchit genießt du täglich ein Mittagessen.
Zusätzlich erhältst du eine Mastercard, die wir monatlich mit 50 € bezuschussen, oder alternativ den EGYMWellpass.
Darüber hinaus fördern wir deine Weiterentwicklung mit einem Weiterbildungsbudget von bis zu 2.500 € pro Jahr und empfehlen LOTARO für deine persönliche Entwicklung.
- Erstklassige Lage. Unser modernes Büro im Herzen Münchens bietet guten Kaffee, kostenlose Getränke und Snacks.
- Together We Rise. Gemeinsame Skitage, Wanderausflüge, Office-Yoga, Kochen oder Afterwork-Abende stärken unseren Teamgeist.
- Willkommen im Team.
Ein strukturiertes Onboarding sorgt für einen guten Start.
Gleichzeitig erhältst du den Freiraum, eigenverantwortlich zu arbeiten und deine Ideen einzubringen.
- VERANTWORTUNGSBEREICHE
- Dokumentenmanagement und Ablage
- Übernahme, Klassifikation und strukturierte Ablage eingehender Verträge und Rechtsdokumente - sowohl in physischer als auch in digitaler Form
- Laufende Pflege und Qualitätssicherung der Dokumentendatenbank (physisch und digital)
- Sicherstellung einheitlicher Ablagestandards und Namenskonventionen
- Koordination der Digitalisierung physischer Unterlagen und Überführung in das Dokumentenmanagementsystem
- Datenbank- und Systempflege
- Erfassung wesentlicher Vertragsdaten in der Rechtsdatenbank
- Vertragsparteien, Vertragstyp, Laufzeit, Kündigungsfristen, Verlängerungsoptionen
- Vertragsgegenstand, Vertragsstatus, zuständige Ansprechpartner
- Nutzung der integrierten KI-Funktionen der Datenbank zur Metadatenextraktion und Qualitätsprüfung
- Pflege von Fristen- und Wiedervorlagesystemen sowie Erstellung von Auslaufberichten
- Regelmäßige Datenbereinigung und Konsistenzprüfung des Dokumentenbestands
- Operative Unterstützung der Rechtsabteilung
- Annahme, Weiterleitung und Nachverfolgung eingehender Dokumente in Abstimmung mit den zuständigen Juristen
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Vertragsunterlagen und Archivierungsprozessen im Rahmen von Transaktionen
- Erste Anlaufstelle für Anfragen anderer Abteilungen zur Dokumentenrecherche und -bereitstellung
- Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Optimierung der Ablage- und Datenbankprozesse
- KOMPETENZEN UND ANFORDERUNGEN
- Ausbildung und Erfahrung
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung als Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte/r, Studium der Wirtschaftswissenschaften oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in einer Rechtsabteilung, Kanzlei, Notariat oder in einer vergleichbaren dokumentenintensiven Umgebung von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich
- Kein abgeschlossenes Jurastudium erforderlich; juristische Grundkenntnisse werden vorausgesetzt und können ggf. berufsbegleitend vertieft werden
- Fachliche Kompetenzen
- Fähigkeit, die wesentlichen Inhalte, Fristen und Verpflichtungen aus Verträgen und Rechtsdokumenten zu identifizieren und zu extrahieren
- Sicherer Umgang mit professionellen Dokumentenmanagementsystemen und Rechtsdatenbanken
- Ausgeprägte IT-Affinität; Bereitschaft und Fähigkeit, KI-gestützte Arbeitswerkzeuge produktiv einzusetzen
- Versierter Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook)
- Erfahrung mit Datenbankanwendungen oder die nachgewiesene Fähigkeit, sich diese schnell anzueignen
- Persönliche Eigenschaften
- Ausgeprägte Genauigkeit und Sorgfalt im Umgang mit sensiblen Rechtsdokumenten
- Hohe Eigenorganisation und strukturierte Arbeitsweise; Fähigkeit, auch bei großem Dokumentenvolumen den Überblick zu behalten
- Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Selbstständige, lösungsorientierte Arbeitsweise in einem kleinen Teamumfeld
- Kommunikationsstärke im schriftlichen und mündlichen Austausch mit internen und externen Ansprechpartnern
- Sprachkenntnisse
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Vertragssprache)
- Gute Englischkenntnisse für die Arbeit mit englischsprachigen Verträgen und Systemoberflächen
Bei Fragen stehen wir gerne zur Verfügung unter
karriere@academia-gruppe. de
Wir freuen uns auf dich!
#J-18808-Ljbffr
Legal Records & Contract Management Coordinator (m/w/d) Arbeitgeber: Academia Holding
Als inhabergeführtes Familienunternehmen bietet genetikum in Neu-Ulm eine herausragende Arbeitsumgebung für Fachärzte der Humangenetik. Mit einem starken Fokus auf interdisziplinäre Zusammenarbeit, flexiblen Arbeitszeitmodellen und umfangreichen Fortbildungsmöglichkeiten fördern wir nicht nur die berufliche, sondern auch die persönliche Entwicklung unserer Mitarbeiter. Unsere moderne Ausstattung und das empathische Arbeitsklima machen uns zu einem attraktiven Arbeitgeber für alle, die in einem innovativen und patientenorientierten Umfeld arbeiten möchten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Legal Records & Contract Management Coordinator (m/w/d) erhalten könntest
✨Nutze Praktika und Stellenangebote
Wenn du im Rechtsbereich unterwegs bist, schau dir gezielt Praktikumsstellen oder Teilzeitangebote bei Kanzleien oder Unternehmen an. Oftmals könntest du über die Karriereseite der Firma Academia Holding direkt ein Teilzeitangebot für die Position Legal Records & Contract Management Coordinator (m/w/d) finden!
✨Engagier dich in Rechtsnetzwerken
Melde dich bei lokalen Juristenvereinen oder juristischen Alumni-Netzwerken an – das können echte Goldgruben für Teilzeitstellen sein. Hier kannst du nicht nur Kontakte knüpfen, sondern auch oft von Stellenausschreibungen hören, bevor sie online sind.
✨Finde Mentoren
Such dir eine(n) Mentor(in) aus dem Rechtsbereich! Sie können dir nicht nur einen Fuß in die Tür bei Kanzleien wie Academia Holding verschaffen, sondern dir auch Insider-Tipps zum Bewerbungsprozess geben.
✨Perfektioniere dein LinkedIn-Profil
Dein LinkedIn-Profil sollte deinen Fachbereich widerspiegeln. Verbinde dich mit Juristen und Kanzleien, die Teileitangebote haben, und teile Beiträge zu aktuellen Rechtsthemen, um sichtbarer zu werden. So steigerst du deine Chancen, bei Orten wie Academia Holding als Teilzeitkraft für Legal Records & Contract Management Coordinator (m/w/d) wahrgenommen zu werden!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Legal Records & Contract Management Coordinator (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Hebe deine Rechtskenntnisse hervor!:Gerade im Rechtsbereich ist es wichtig, dass du deine Kenntnisse in relevanten Rechtsgebieten klar präsentierst. Stelle sicher, dass dein Lebenslauf nicht nur deine Abschlüsse, sondern auch spezifische Kurse oder Praktika zeigt, die deine Expertise unter Beweis stellen.
Beziehe deine Motivation ein!:In deinem Bewerbungsschreiben solltest du klar machen, warum du dich für eine Teilzeitstelle bei Academia Holding interessierst. Betone, welches Wissen du erwerben möchtest und wie das mit deinen beruflichen Zielen übereinstimmt. Zeige, dass dir die Arbeit im Rechtsbereich am Herzen liegt!
Verweise auf praktische Erfahrungen!:Falls du bereits Praktika oder Nebenjobs in einer Anwaltskanzlei oder im juristischen Umfeld hattest, dann zögere nicht, diese in deiner Bewerbung zu erwähnen. Solche Erfahrungen sind besonders wertvoll und zeigen, dass du dich bereits mit der Praxis auseinandergesetzt hast.
Relevante Dokumente sammeln!:Um deine Bewerbung zu stärken, solltest du eventuell zusätzliche Dokumente zusammenstellen, wie zum Beispiel Zertifikate von Weiterbildungen oder Teilnahmebescheinigungen an juristischen Workshops. Das zeigt dein Engagement und deine Bereitschaft, dich kontinuierlich weiterzubilden.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Academia Holding vorbereitet
✨Verstehe die rechtlichen Grundlagen
Da du dich im Rechtsbereich bewirbst, ist es wichtig, dass du die grundlegenden rechtlichen Konzepte und Gesetze, die für die Position relevant sind, gut kennst. Sei bereit, Fragen zu juristischen Themen zu beantworten und darüber zu diskutieren, wie du diese Kenntnisse in der Praxis anwenden kannst.
✨Bereite dein Portfolio vor
Auch wenn es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, ein überzeugendes Portfolio bereitzustellen. Zeige Beispiele für deine bisherigen Arbeiten, etwa juristische Artikel, Fallstudien oder Praktika, die deine Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Praktische Beispiele für Problemlösungen
Während des Interviews könnten dir hypothetische Rechtsszenarien präsentiert werden, bei denen du Lösungsansätze erklären musst. Übe diese Art von Fragen, um deine analytischen Fähigkeiten zu zeigen und zu demonstrieren, wie du unter Druck entscheidest.
✨Motivation für Teilzeitarbeit
Sei darauf vorbereitet, deine Motivation für die Teilzeitstelle und das spezifische Arbeitsumfeld von Academia Holding zu erläutern. Erkläre, warum du dich für diese Position interessierst und wie du deine Zeit effektiv managen würdest, um sowohl deinen Beitrag zu maximieren als auch deine laufenden Verpflichtungen zu erfüllen.
