Bürokoordination

Bist du motiviert durch einen dynamischen Alltag, der niemals stillsteht? Bist du die Person, die man anruft, wenn Dinge organisiert, gelöst oder arrangiert werden müssen? Bist du zu 40 % verfügbar und bereit, im Herzen eines dynamischen Büros zu arbeiten? Dieser Job könnte genau der richtige für dich sein.

Über die Rolle

Bei Academic Work begleiten wir seit fast 30 Jahren Berufseinsteiger. Was uns auszeichnet? Eine starke Unternehmenskultur und ein unermüdliches Engagement unserer Teams. Hier kommst du ins Spiel: Wir suchen eine Bürokraft zu 40 %, um den Alltag unseres Büros zu begleiten. In dieser Rolle bist du der zentrale Ansprechpartner des Büros: Du sorgst dafür, dass alles funktioniert – von der Kaffeemaschine bis zur Unterstützung für die Büroleitung. Du bist gleichzeitig logistischer Koordinator, Problemlöser im Alltag und Garant für das reibungslose Funktionieren des Büros gegenüber anspruchsvollen Vertriebsteams. Kurz gesagt, die Person, ohne die das Büro nicht so rund laufen würde.

Aufgaben

• Verwaltung des Büros: Bestellungen von Büromaterial, interne IT-Anfragen, Überwachung von Verbrauchsmaterialien, Arbeitsplätze
• Ansprechpartner für externe Dienstleister (Reinigung, Hausmeister, Lieferungen, Post)
• Erstellung von Wochenberichten und Unterstützung der Büroleitung bei der Verbreitung von Informationen
• Konzeption und Logistik interner Veranstaltungen mit Energie (von wöchentlichen Aperitifs bis zur Weihnachtsfeier)
• Verwaltung der Ausgaben im Zusammenhang mit dem Büromanagement und Sicherstellung der Abstimmung mit dem Finanzteam
• Verfolgung und Bearbeitung von Anrufen sowie Kontakt-E-Mails

Profil

Du bist idealerweise:

• Eingeschriebene studierende Person für noch mindestens 12 Monate
• Ausgestattet mit einem echten Sinn für Service, du weißt auch, wie man Nein sagt und Prioritäten setzt
• Organisiert, reaktionsschnell und mit einer ausgezeichneten Stressresistenz ausgestattet, um bei Unvorhergesehenem und Notfällen einen kühlen Kopf zu bewahren
• Angetrieben von einer positiven Energie und du trägst zu einer guten Arbeitsatmosphäre bei
• Sicher im Umgang mit der Google Office Suite (Google Sheets, Google Slides, Google Docs)
• Sicher in Französisch, mit sehr guten Englischkenntnissen (C1)
• Verfügbar zu 40 % (4 Schichten pro Woche) mit Anwesenheit am Donnerstagnachmittag, plus zwei zusätzliche Schichten nach Wahl zwischen Montag, Dienstag und Donnerstag
• Flexibel bis zu 50 % in bestimmten Zeiträumen (zum Beispiel Ende März)
• Motiviert, an den wichtigen Veranstaltungen der Niederlassung teilzunehmen (Goal Trip, Summer, Autumn, Christmas)

Unser Rekrutierungsprozess

Dieser Rekrutierungsprozess wird von Academic Work verwaltet. Der Auswahlprozess läuft kontinuierlich, und die Anzeige kann geschlossen werden, bevor der Rekrutierungsprozess abgeschlossen ist, wenn wir zur nächsten Phase übergegangen sind. Der Prozess umfasst zwei Tests: einen Persönlichkeitstest und einen kognitiven Test. Diese Tests sind Werkzeuge, um das richtige Talent für die richtige Stelle zu finden, um Gleichheit, Vielfalt und einen fairen Prozess zu gewährleisten.