Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den Büroalltag und unterstütze bei internen Veranstaltungen.
- Unternehmen: Academic Work, ein dynamisches Unternehmen mit starker Unternehmenskultur.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, wertvolle Erfahrungen und ein motivierendes Team.
- Weitere Informationen: Ideale Gelegenheit für Berufseinsteiger, die ihre Fähigkeiten in einem lebhaften Umfeld entwickeln möchten.
- Warum dieser Job: Sei der Herzschlag des Büros und gestalte einen abwechslungsreichen Alltag.
- Qualifikationen: Student*in mit Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 1000 - 1500 € pro Monat.
Bist du motiviert von einem abwechslungsreichen Alltag, der nie starr ist? Bist du die Person, die man anruft, wenn es darum geht, Dinge zu organisieren, zu lösen oder zu regeln? Bist du zu 40 % verfügbar und bereit, im Zentrum des Lebens eines dynamischen Büros zu stehen? Dieser Job könnte genau deiner sein.
Über die Rolle
Bei Academic Work begleiten wir seit fast 30 Jahren Berufseinsteiger. Was uns auszeichnet? Eine starke Unternehmenskultur und das unermüdliche Engagement unserer Mitarbeitenden. Wir suchen einen Office Coordinator zu 40 %, der den Büroalltag unseres Lausanner Büros unterstützt. In dieser Rolle bist du der zentrale Ansprechpartner im Büro: Du sorgst dafür, dass alles läuft – von der Kaffeemaschine bis zu Präsentationen für den Branch Manager. Du bist zugleich logistische*r Dirigent*in, Problemlöser*in des Alltags und Garant*in für das reibungslose Funktionieren des Büros gegenüber anspruchsvollen Vertriebsteams.
Aufgaben
- Organisation des Büros: Bestellungen von Büromaterial, interne Anfragen (Material, IT), Nachverfolgung von Verbrauchsmaterialien, Einrichtung der Arbeitsplätze
- Als Ansprechpartner*in für externe Dienstleister (Reinigung, Concierge, Lieferungen etc.) fungieren
- Wöchentliche Präsentationen erstellen und den Branch Manager bei der Verbreitung von Mitteilungen unterstützen
- Planung und Logistik interner Veranstaltungen mit verbindender Energie steuern (von wöchentlichen Apéros bis zur Weihnachtsfeier)
- Verwaltung der Ausgaben im Office Management und Koordination mit dem Finanzteam
- Anrufe und Kontakt-/Info-E-Mails verfolgen und bearbeiten
Wir suchen
- Du bist idealerweise Student*in, der/die noch mindestens 12 Monate eingeschrieben ist
- Mit echtem Servicebewusstsein, kannst aber auch Nein sagen und Prioritäten setzen
- Organisiert, reaktionsschnell und mit ausgezeichneter Stressresistenz, um in unerwarteten Situationen und Notfällen einen kühlen Kopf zu bewahren
- Von positiver und kommunikativer Energie getragen, trägst du natürlich zu einer guten Arbeitsatmosphäre bei
- Sicher im Umgang mit der Google Office Suite (Google Sheets, Google Slides etc.)
- Fließend in Französisch, mit sehr guten Englischkenntnissen (C1)
- Zu 40 % verfügbar (4 Schichten pro Woche) mit obligatorischer Anwesenheit am Donnerstagnachmittag sowie zwei zusätzlichen Schichten nach Wahl zwischen Montag, Dienstag und Donnerstag
- Flexibel bis zu 50 % in bestimmten Zeiträumen (z. B. Ende März)
- Motiviert, an den wichtigen Branch-Events teilzunehmen (Goal Trip, Summer, Autumn, Christmas)
Unser Einstellungsprozess
Dieser Einstellungsprozess wird von Academic Work durchgeführt. Unser Auswahlverfahren ist fortlaufend, und die Ausschreibung kann geschlossen werden, bevor der Einstellungsprozess abgeschlossen ist, wenn wir in die nächste Phase übergehen. Der Prozess umfasst zwei Tests: einen Persönlichkeitstest und einen kognitiven Test. Diese Tests sind Werkzeuge, um das richtige Talent für die richtige Position zu finden, um Gleichheit, Vielfalt und einen fairen Prozess zu gewährleisten.
Office Coordinator 40% Für Academic Work Lausanne Arbeitgeber: Academic Work Switzerland SA - Academic Work Switzerland SA Succursale
Academic Work ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung in Lausanne bietet. Mit einem starken Fokus auf die persönliche und berufliche Entwicklung unserer Mitarbeiter fördern wir eine positive Unternehmenskultur, die Teamarbeit und Engagement schätzt. Als Office Coordinator hast du die Möglichkeit, aktiv an spannenden internen Veranstaltungen teilzunehmen und deine organisatorischen Fähigkeiten in einem abwechslungsreichen Arbeitsalltag einzubringen.
Kontaktdaten:
Academic Work Switzerland SA - Academic Work Switzerland SA Succursale Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Coordinator 40% Für Academic Work Lausanne erhalten könntest
✨Lerne die Branche kennen!
Im Bereich Einkauf und Beschaffung ist es super wichtig, die gängigen Trends und Tools zu kennen. Tritt einschlägigen LinkedIn-Gruppen und Online-Foren bei, um dich mit Fachleuten zu vernetzen, die in der Branche arbeiten. Schau dir auch Webinare oder Workshops an, um mehr über die neuesten Entwicklungen zu erfahren.
✨Nutze lokale Messen und Networking-Events
Gehe auf lokale Messen oder Jobmessen, die spezifisch auf den Einkauf ausgerichtet sind. Hier kannst du direkt mit Firmen in Kontakt treten, die Teilzeitkräfte suchen. Solche Events sind eine tolle Gelegenheit, um persönliche Beziehungen aufzubauen und sichtbar zu werden.
✨Sichtbarkeit durch praxisnahe Erfahrungen
Da es sich um einen Teilzeitjob handelt, könntest du überlegen, dich in Praktika oder bei kleineren Projekten einzubringen. Das zeigt dein Engagement und deine praktischen Fähigkeiten. Nutze Plattformen wie StudySmarter, um deine Erfahrungen und Fähigkeiten sichtbar zu machen.
✨Bewirb dich gezielt über unsere Website!
Vergiss nicht, dass die direkte Bewerbung über unsere Website oft die beste Möglichkeit ist, sicherzustellen, dass dein Profil gesehen wird. Es ist eine einfache Möglichkeit, um zu zeigen, dass du an einem Teilzeitjob im Einkauf interessiert bist und motiviert bist, uns kennenzulernen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Coordinator 40% Für Academic Work Lausanne mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deine Verhandlungsfähigkeiten!:Im Einkauf-Beschaffung ist es wichtig, dass du deine Verhandlungsfähigkeiten unter Beweis stellst. Erwähne in deinem CV konkrete Beispiele, wie du erfolgreich Preise verhandelt oder Lieferbedingungen optimiert hast. Das zeigt, dass du die Schlüsselkompetenzen für diesen Bereich mitbringst.
Lege deinen Fokus auf deine analytischen Fähigkeiten:Einkauf erfordert eine starke analytische Denkweise. Wenn du praktische Erfahrungen mit Datenanalysen oder Marktanalysen hast, zieh das in deiner Bewerbung hervor. Beschreibe, wie du Entscheidungen mit Hilfe von Daten getroffen hast - das wird eine große Pluspunkte bei Academic Work Switzerland SA - Academic Work Switzerland SA Succursale bringen!
Motivation ist der Schlüssel in Teilzeit:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, dass du in deinem Anschreiben klar machst, warum du an dieser Position interessiert bist und was du lernen möchtest. Zeig, dass du bereit bist, dich in das Team von Academic Work Switzerland SA - Academic Work Switzerland SA Succursale einzubringen und gleichzeitig deine Fähigkeiten im Einkauf weiterzuentwickeln.
Präsentiere vorangegangene Erfahrungen im Einkauf:Wenn du bereits Erfahrungen im Einkauf oder in der Beschaffung hast, vergiss nicht, diese in deine Bewerbung aufzunehmen. Früher durchgeführte Praktika, Nebenjobs oder relevante Studienprojekte können dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben. Qualifikationen oder Zertifikate im Bereich Einkauf sind ebenfalls ein Plus, also fang an, deine Dokumente zusammenzustellen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Academic Work Switzerland SA - Academic Work Switzerland SA Succursale vorbereitet
✨Verstehe die Einkaufsstrategien
Im Einkaufs- und Beschaffungsbereich ist es wichtig, die gängigen Einkaufsstrategien wie Just-in-Time oder das ABC-Analyse-Prinzip zu verstehen. Sei bereit, während des Interviews Beispiele zu geben, wie du solche Strategien in der Praxis angewendet hast oder anwenden würdest.
✨Bereite dich auf praktische Szenarien vor
Oft werden bei Teilzeit-Jobs im Einkauf praktische Szenarien gefragt. Überlege dir, wie du mit Lieferanten verhandeln würdest oder wie du mit Problemen in der Lieferkette umgehst. Es kann hilfreich sein, konkrete Lösungsvorschläge vorzubereiten.
✨Flexibilität und Motivation zeigen
Als Teilzeitkraft ist es wichtig, deine Flexibilität zu betonen. Unternehmen suchen oft jemanden, der bereit ist, auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu arbeiten oder sich schnell in neue Projekte einzuarbeiten. Überlege dir Beispiele aus der Vergangenheit, bei denen du dies unter Beweis stellen konntest.
✨Tools und Softwarekenntnisse verstehen
Mach dich mit den gängigen Einkaufstools und Softwarelösungen vertraut, die in der Branche verwendet werden, wie SAP Ariba oder Oracle Procurement Cloud. Wenn du mit diesen Tools Erfahrung hast, ist das ein großer Pluspunkt und solltest du unbedingt ansprechen.
