Executive Assistant and Operations Manager in Zug

Die Position des Executive Assistant & Operations Manager spielt eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung des europäischen General Managers in Zug in allen Aspekten administrativer Führungsaufgaben, die es dem EGM ermöglichen, sich voll und ganz auf die Entwicklung der kommerziellen Pläne und die Zielverwirklichung in der europäischen Region zu konzentrieren. Darüber hinaus ist die Rolle verantwortlich für die täglichen Abläufe des europäischen Hauptsitzes und des Büros in Zug, Schweiz, sowie für die anderen Bürostandorte in der Region durch Partnerschaften mit dem Direktor für Einrichtungen, den Administratoren der Business Center, den Bürovermietern und Anbietern. Schließlich wird die Rolle die Organisation regionaler Veranstaltungen, größerer Meetings und die Koordination der Besuche von Führungskräften für das europäische Team unterstützen und leiten.

Hauptverantwortlichkeiten

• Umfassende administrative Unterstützung des europäischen General Managers bereitstellen.
• Den Kalender des EGM verwalten, Meetings planen und Reisevorbereitungen koordinieren.
• Korrespondenz, Kommunikation, Präsentationen und andere Dokumente vorbereiten und bearbeiten.
• Vertrauliche Informationen mit Diskretion und Professionalität behandeln.
• Bei der Erstellung von Berichten und Meetingmaterialien helfen.
• Spesenabrechnungen bearbeiten und das Ausgabenmanagement verwalten.

Operations Management:

• In Zusammenarbeit mit dem Direktor für Einrichtungen: Die täglichen Abläufe der Büroeinrichtungen in der Region überwachen, um eine sichere und effiziente Arbeitsumgebung zu gewährleisten.
• Wartung, Reparaturen und Büroverbesserungen koordinieren.
• Beziehungen zu Anbietern und Dienstleistern verwalten.
• Sicherstellen, dass die Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften eingehalten werden, einschließlich Evakuierungsverfahren und Feuerübungen.
• Büromaterialien und Bestände überwachen und verwalten.
• Vertragsmanagement für dienstleistungsbezogene Einrichtungen überwachen.
• Mit der IT für Infrastrukturoptimierungsprojekte zusammenarbeiten.
• Teammitglieder bei administrativen Aufgaben und Projektkoordination unterstützen.
• Teambesprechungen, Veranstaltungen und Aktivitäten organisieren.
• Allgemeine Bürotätigkeiten wie Telefonbeantwortung, Ablage und Postverteilung erledigen.
• Bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und der Pflege von Mitarbeiterunterlagen (Zeiterfassung und andere gesetzliche Anforderungen) helfen.

Ausbildung/Erfahrung/Fähigkeiten

• Alle Bildungsabschlüsse sind willkommen, ein Bachelor-Abschluss wird bevorzugt (Fachrichtung irrelevant).
• Schlüsselqualifikationen:
• Nachgewiesene Erfahrung als Executive Assistant, Facilities/Operations Manager oder in einer ähnlichen Rolle.
• Exzellente organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Fähigkeiten.
• Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Kenntnisse in Microsoft Office Suite, Concur und anderer relevanter Software.
• Fähigkeit, unabhängig und im Team zu arbeiten.
• Hohe Diskretion, Vertraulichkeit und soziale Intelligenz.
• Komfortable Arbeit in einem „Start-up“-Umfeld, das durch Unklarheiten und die Notwendigkeit zur täglichen Problemlösung auf allen Ebenen gekennzeichnet ist.
• Sprachkenntnisse: Fließend in Englisch und Deutsch; Schweizerdeutsch, Französisch, Italienisch, Spanisch oder andere in der Eurozone gesprochene Sprachen sind von Vorteil.
• Reisebereitschaft innerhalb Europas und international.