Spezialist:in Projektadministration & Governance (60–80 %) (m/f/d), befristet

Spezialist:in Projektadministration & Governance (60% - 80%) (m/f/d), befristet

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Stellenbeschreibung

Diese Position ist auf zwei Jahre befristet, mit der Möglichkeit einer Verlängerung.

In dieser Rolle unterstützen Sie die Projektleiter im Real Estate & Facility Management bei einer strukturierten, effizienten und nachvollziehbaren Projektabwicklung. Die Verantwortung für Scope, technische Lösungen, Kosten, Termine und Projektergebnis bleibt beim jeweiligen Projektleiter. Sie übernehmen die Federführung bei Projektadministration, Dokumentationsqualität, Standards, Prozessen und übergreifender Projekttransparenz. Damit schaffen Sie eine verlässliche Grundlage für die Projektsteuerung und entwickeln die Arbeitsweise im RE/FM-Projektportfolio kontinuierlich weiter.

Ihre Verantwortlichkeiten

Projektadministration & Unterstützung der Projektleiter

Unterstützung der Projektleiter bei Projektstruktur, Statusübersichten, Pendenzen, Entscheiden, Meetings und Projektunterlagen.Vorbereitung und Nachverfolgung von Entscheidungsgrundlagen, CAPEX-Unterlagen, Protokollen und relevanten Projektinformationen.Unterstützung bei Projektabschluss, Abnahmen und strukturierter Übergabe an Betrieb, FM und IFM-Dienstleister.

Projekt-Governance, Prozesse & Qualität

Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung einheitlicher Projektprozesse, Standards, Vorlagen und Checklisten.Sicherstellung einer vollständigen, aktuellen und nachvollziehbaren Projektdokumentation über den gesamten Projektlebenszyklus.Überprüfung definierter Prozess- und Dokumentationsanforderungen sowie Organisation von Lessons Learned und Verbesserungen.

Projekttransparenz & Reporting

Aufbau und Pflege übergreifender Projektübersichten für Real Estate & Facility Management.Sicherstellung transparenter Informationen zu Status, Terminen, Pendenzen, Risiken, Entscheidungen und nächsten Schritten.Unterstützung von Projektleitern und Management bei Reviews, Reports und konsequenter Massnahmenverfolgung.

Beschaffungs- & Lieferantenunterstützung

Enge Zusammenarbeit mit SCM und den Projektleitern bei Ausschreibungen, Offerteneinholung, Angebotsvergleichen und Vergabeunterlagen.Koordination administrativer Supplier-Onboarding-Themen wie NDAs, erforderlicher Lieferantendokumente und Bestellunterlagen.Unterstützung der Kommunikation und Dokumentation mit Planern, Unternehmern und Dienstleistern. SCM bleibt Owner des Beschaffungsprozesses.

Systeme & Dokumentenmanagement

Strukturierte Nutzung und Weiterentwicklung der Projektablage in Microsoft Teams und SharePoint.Nutzung von Microsoft Planner für das Aufgaben-, Pendenzen- und Massnahmenmanagement sowie Sicherstellung einer konsistenten Ablagestruktur.Unterstützung bei der Weiterentwicklung digitaler Werkzeuge und Arbeitsweisen im RE/FM-Projektmanagement.

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische, technische oder immobilienspezifische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.Mehrjährige Erfahrung in Projektadministration, Projektkoordination, PMO, Bau-/Immobilienadministration oder einem vergleichbaren Umfeld.Schwer strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein.Erfahrung im Dokumenten-, Pendenzen- und Prozessmanagement sowie in der Unterstützung mehrerer Projektleiter und interner Schnittstellen.Gutes Verständnis von Projektabläufen sowie von Beschaffungs- und Lieferantenprozessen.Sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.Sicherer Umgang mit Microsoft Teams, Microsoft Planner, SharePoint und den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen.

Von Vorteil

Erfahrung im Real Estate-, Bau-, Infrastruktur- oder Facility-Management-Umfeld, idealerweise in einem industriellen Unternehmen.Kenntnisse in CAPEX-Prozessen, Ausschreibungen, Offertvergleichen und Supplier-Onboarding.Erfahrung in Prozessoptimierung, Standardisierung oder beim Aufbau einer PMO-/Projekt-Governance-Struktur.Kenntnisse in Meisterplan und/oder AutoCAD.Englischkenntnisse.

Woran wir den Erfolg in dieser Rolle messen

Projektleiter werden bei administrativen und koordinativen Aufgaben spürbar entlastet und können sich auf die Führung ihrer Projekte konzentrieren.Projektdokumentationen sind vollständig, aktuell, einheitlich strukturiert und jederzeit nachvollziehbar.Projektstatus, Pendenzen, Entscheidungen, Risiken und nächste Schritte sind transparent und aktuell.Standards, Prozesse, Vorlagen und Ablagestrukturen sind praktikabel, etabliert und werden kontinuierlich weiterentwickelt.Beschaffungs- und Supplier-Onboarding-Unterlagen sind vollständig und rechtzeitig für SCM und die Projektverantwortlichen vorbereitet.Projektabschlüsse und Übergaben erfolgen strukturiert, dokumentiert und ohne Informationsverlust.Die Rolle schafft Verbindlichkeit und Qualität über das RE/FM-Projektportfolio hinweg, ohne die Projektverantwortung der Projektleiter zu übernehmen.

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• Work location 5400 Baden (AG)
• Workload 60% - 80%
• Employment start By agreement
• Employment duration Permanent

• Qualification skilled
• Work experience More than 1 year
• Education Vocational education and training with the Swiss Federal VET Diploma or equivalent

• German Orally : Good knowledge Written : Good knowledge
• English Orally : Good knowledge Written : Good knowledge

• By online Online form

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