Spezialist:in Projektadministration & Governance (60–80 %) (m/f/d), befristet in Baden

Bei Accelleron kommst du weiter! Aufbauend auf der Erfolgsgeschichte von mehr als 100 Jahren ABB Turbocharging wirst du Teil eines Teams echter Expertinnen und Experten in einem spannenden internationalen Umfeld, die sich gemeinsam für Spitzenleistungen einsetzen. Als vertrauenswürdiger Partner unterstützen wir unsere Kundinnen und Kunden beim Übergang zu nachhaltigen Industrien mit innovativer Technologie, Expertise und intelligenten Lösungen. Wir fördern Vielfalt und Inklusion in allen Dimensionen (z. B. Geschlecht, LGBTQ+, ethnische Zugehörigkeit, Alter, Beeinträchtigung, Religion oder andere Merkmale), da wir individuelle Unterschiede begrüssen und feiern.

Stellenbeschreibung

Diese Position ist auf zwei Jahre befristet, mit der Möglichkeit einer Verlängerung.

Ihre Verantwortlichkeiten

• Projektadministration & Unterstützung der Projektleiter
• Unterstützung der Projektleiter bei Projektstruktur, Statusübersichten, Pendenzen, Entscheiden, Meetings und Projektunterlagen.
• Vorbereitung und Nachverfolgung von Entscheidungsgrundlagen, CAPEX-Unterlagen, Protokollen und relevanten Projektinformationen.
• Unterstützung bei Projektabschluss, Abnahmen und strukturierter Übergabe an Betrieb, FM und IFM-Dienstleister.
• Projekt-Governance, Prozesse & Qualität
• Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung einheitlicher Projektprozesse, Standards, Vorlagen und Checklisten.
• Sicherstellung einer vollständigen, aktuellen und nachvollziehbaren Projektdokumentation über den gesamten Projektlebenszyklus.
• Überprüfung definierter Prozess- und Dokumentationsanforderungen sowie Organisation von Lessons Learned und Verbesserungen.
• Projekttransparenz & Reporting Aufbau und Pflege übergreifender Projektübersichten für Real Estate & Facility Management.
• Sicherstellung transparenter Informationen zu Status, Terminen, Pendenzen, Risiken, Entscheidungen und nächsten Schritten.
• Unterstützung von Projektleitern und Management bei Reviews, Reports und konsequenter Massnahmenverfolgung.
• Beschaffungs- & Lieferantenunterstützung Enge Zusammenarbeit mit SCM und den Projektleitern bei Ausschreibungen, Offerteneinholung, Angebotsvergleichen und Vergabeunterlagen.
• Koordination administrativer Supplier-Onboarding-Themen wie NDAs, erforderlicher Lieferantendokumente und Bestellunterlagen.
• Unterstützung der Kommunikation und Dokumentation mit Planern, Unternehmern und Dienstleistern.
• SCM bleibt Owner des Beschaffungsprozesses.
• Systeme & Dokumentenmanagement Strukturierte Nutzung und Weiterentwicklung der Projektablage in Microsoft Teams und SharePoint.
• Nutzung von Microsoft Planner für das Aufgaben-, Pendenzen- und Massnahmenmanagement sowie Sicherstellung einer konsistenten Ablagestruktur.
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung digitaler Werkzeuge und Arbeitsweisen im RE/FM-Projektmanagement.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische, technische oder immobilienspezifische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung in Projektadministration, Projektkoordination, PMO, Bau-/Immobilienadministration oder einem vergleichbaren Umfeld.
• Sehr strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein.
• Erfahrung im Dokumenten-, Pendenzen- und Prozessmanagement sowie in der Unterstützung mehrerer Projektleiter und interner Schnittstellen.
• Gutes Verständnis von Projektabläufen sowie von Beschaffungs- und Lieferantenprozessen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Teams, Microsoft Planner, SharePoint und den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen.
• Von Vorteil: Erfahrung im Real Estate-, Bau-, Infrastruktur- oder Facility-Management-Umfeld, idealerweise in einem industriellen Unternehmen.
• Kenntnisse in CAPEX-Prozessen, Ausschreibungen, Offertvergleichen und Supplier-Onboarding.
• Erfahrung in Prozessoptimierung, Standardisierung oder beim Aufbau einer PMO-/Projekt-Governance-Struktur.
• Kenntnisse in Meisterplan und/oder AutoCAD.
• Englischkenntnisse.

Woran wir den Erfolg in dieser Rolle messen

Projektleiter werden bei administrativen und koordinativen Aufgaben spürbar entlastet und können sich auf die Führung ihrer Projekte konzentrieren. Projektdokumentationen sind vollständig, aktuell, einheitlich strukturiert und jederzeit nachvollziehbar. Projektstatus, Pendenzen, Entscheidungen, Risiken und nächste Schritte sind transparent und aktuell. Standards, Prozesse, Vorlagen und Ablagestrukturen sind praktikabel, etabliert und werden kontinuierlich weiterentwickelt. Beschaffungs- und Supplier-Onboarding-Unterlagen sind vollständig und rechtzeitig für SCM und die Projektverantwortlichen vorbereitet. Projektabschlüsse und Übergaben erfolgen strukturiert, dokumentiert und ohne Informationsverlust. Die Rolle schafft Verbindlichkeit und Qualität über das RE/FM-Projektportfolio hinweg, ohne die Projektverantwortung der Projektleiter zu übernehmen.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung (gerne auf Englisch). Wenn du mehr über Accelleron erfahren möchtest, besuche unsere Website accelleron.com. Datenschutzerklärung von Accelleron: accelleron.com/privacy-notice/candidate

Accelleron is accelerating sustainability in the marine and energy industries as a global technology leader in turbocharging, fuel injection, and digital solutions for heavy‑duty applications. Building on a heritage of over 100 years as a trusted industry partner, the company serves customers in more than 100 locations in over 50 countries. Accelleron’s 3,000 employees are continuously innovating to deliver best‑in‑class products, services, and solutions that are mission‑critical for the energy transition. You will join a team of experts in an exciting international environment, committed to excellence and innovation. Together, we support our customers in driving the transition toward sustainable industries with cutting‑edge technology, deep expertise, and smart solutions. At Accelleron, we foster diversity and inclusion, welcoming and celebrating individual differences as a source of strength.

Job Family Group: Administration

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