Groups & Event Planner H/F/X

A la recherche d’une nouvelle aventure, nous cherchons notre prochain(e) Groups & Event Planner pour rejoindre la Tribu. Tu es responsable de la gestion des événements et des groupes dès leur confirmation par l’équipe commerciale jusqu’à la clôture de la facturation. Tu adores collaborer avec les équipes opérationnelles et la satisfaction client est ta priorité.

Tu traites toutes les demandes entrantes à J-15 et t’assures du suivi (qualification, contrat, relance, acompte, upselling, facturation, suivi satisfaction client). Pour tous les dossiers validés avant J-15, tu prends le relais sur la partie coordination opérationnelle avec le client (validation des horaires, du nombre de personnes, questions opérationnelles, etc.). Tu veilles à la bonne préparation et transmission des fiches de fonctions. Tu t’assures de la bonne mise en place des salles et assures le suivi client le Jour J de l’évènement.

MISSIONS :

• L’Event Planner est responsable de la gestion des événements (Groupes Hébergés, Séminaires Résidentiels, journées d’étude, Groupes Restaurant) dès leur confirmation par l’équipe commerciale jusqu'à la clôture de la facturation.
• Elle/Il assure la pleine satisfaction des clients et de la qualité des événements en collaboration avec les équipes opérationnelles (Réception, Technique, Salle, Cuisine).
• Il/elle est le contact privilégié du client et assure le bon déroulement de l'événement tout en respectant les exigences et attentes du client et les objectifs commerciaux de l’hôtel.

PRINCIPALES RESPONSABILITES:

• Gestion des événements après la signature du contrat jusqu’à la facturation.
• Gérer et coordonner les groupes et événements, en donnant toujours la priorité aux besoins des clients.
• Fais le suivi des acomptes jusqu’à la facturation finale de l’événement.
• Etablir les BEO/fiches de fonction pour les demandes confirmées.
• Accueille le client et l’accompagne avant, pendant et après l’événement.
• Vérifier l’état et mises en place des salles, installations et équipements avant l’événement.
• Assure un suivi post-événement afin d’évaluer la satisfaction du client.
• Etablir la facture finale et s’assurer du paiement de la prestation.

COMPETENCES REQUISES:

• Idéalement une première expérience réussie en commercial/événementiel dans un établissement hôtelier.
• Parfaite maitrise du français et anglais (écrit et oral).
• Maîtrise des outils bureautiques et du logiciel Opéra/Fols/Back You/Outlook.
• Proactif·ve, Force de proposition, Esprit d'Initiative et créatif.
• Aisance relationnelle & communication avec les clients et les équipes internes.
• Flexibilité et Réactivité.
• Sens commercial : goût pour le challenge, persuasion et appétences pour les résultats.
• Capacité d’Organisation : méthode, rigueur, autonomie, implication.
• Tenue vestimentaire et corporelle irréprochable.

Voici quelques-uns des tes avantages en nous rejoignant :

• Accès gratuit à la salle de sport de l'hôtel.
• Ligne d’écoute et d’accompagnement 7/7.
• Possibilité d’évolution au sein des hôtels du Groupe.
• Plan de formation.
• Mutuelle et Prévoyance du Groupe inclus.
• Remboursement de transport Navigo à 50%.
• Carte collaborateurs Heartists permettant de bénéficier de réductions.
• Comité d'entreprise (CSE).
• Double indemnités nourriture.
• 13ème mois au bout d’un an d’ancienneté.
• Prime de nuit de 1€ brut par heure travaillé au-delà de 21h.
• Intéressement collectif.
• Plan d'épargne salariale.
• Augmentations annuelles.