Executive Assistant to the Managing Director, HR & Operations Support

Wir suchen einen hochzuverlässigen und strukturierten Executive Assistant, der eng mit dem Geschäftsführer zusammenarbeitet und den reibungslosen Betrieb einer schlanken, wachsenden Organisation (ca. 15–20 Mitarbeiter) unterstützt.

Der Schwerpunkt dieser Rolle liegt auf der Unterstützung des Geschäftsführers in administrativen und organisatorischen Belangen. Darüber hinaus fungieren Sie als zentraler operativer Ansprechpartner für HR-bezogene Mitarbeiterthemen und sorgen für Klarheit, Struktur und zuverlässige Koordination. Ausgewählte Aufgaben im Bereich Buchhaltung und Finanzen können je nach Prioritäten und individuellen Stärken die Rolle ergänzen.

Diese vertrauensvolle, praktische Position befindet sich im Herzen des Unternehmens und ist ideal für jemanden, der Verantwortung, Vielfalt und enge Zusammenarbeit mit dem Management schätzt.

Ihre Verantwortlichkeiten

• Executive & Administrative Support (Hauptfokus)
  • Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung des Geschäftsführers bieten
  • Kalender, Meetings und Geschäftsreisen koordinieren, einschließlich Buchungen und Spesenverfolgung
  • Als zentrale Kontaktstelle für interne und externe Stakeholder fungieren
  • Meetings, Präsentationen und managementbezogene Aufgaben vorbereiten und nachverfolgen
  • Die Organisation von Unternehmensbesprechungen, Veranstaltungen und internen Aktivitäten unterstützen
• Human Resources Support (Operative Verantwortung)
  • Erster Ansprechpartner für tägliche HR-bezogene Mitarbeiterfragen sein
  • Onboarding- und Offboarding-Prozesse koordinieren
  • Mitarbeiterakten und HR-Dokumentation gemäß den deutschen Arbeitsanforderungen pflegen
  • Recruitment-Koordination unterstützen (Stellenanzeigen, Interviewplanung, Kandidatenkommunikation)
  • HR-bezogene Dokumente wie Verträge, Änderungen und Bestätigungen vorbereiten
  • Abwesenheitsverfolgung, Urlaubsaufzeichnungen und allgemeine HR-Administration verwalten
  • Komplexe Themen ordnungsgemäß dokumentieren und an das Management oder externe Berater eskalieren
• Accounting & Finance Support (Sekundär / Skalierbar)
  • Tägliche Buchhaltungsadministration unterstützen (Rechnungsverarbeitung, Dateneingabe, Ablage)
  • Spesenberichte überprüfen und vorbereiten
  • Mit externen Buchhaltern, Lohnanbietern und Steuerberatern koordinieren
  • Monatliche Abschlussvorbereitung und grundlegende Finanzberichterstattung unterstützen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Relevante Erfahrung als Executive Assistant, Office Manager oder in einer ähnlichen Rolle in einem professionellen Umfeld
• Praktische Erfahrung in der HR-Administration; Grundkenntnisse in Buchhaltung oder Finanzen sind von Vorteil
• Starke organisatorische Fähigkeiten, Detailgenauigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und persönliche Verantwortung
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich)
• Selbstständiges Arbeiten in einer Vor-Ort-Rolle
• Wohnsitz in Deutschland, idealerweise München oder Umgebung

Warum wir?

Was wir bieten

• Eine langfristige Rolle mit hohem Vertrauen, Verantwortung und Autonomie
• Direkte und enge Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer
• Eine abwechslungsreiche Position, die executive Unterstützung mit operativer HR-Verantwortung kombiniert
• Klare Prioritäten und schlanke Strukturen in einer wachsenden Organisation
• Spielraum, mit dem Unternehmen zu wachsen und im Laufe der Zeit zusätzliche Verantwortung zu übernehmen
• Eine Vor-Ort-Rolle in München oder Umgebung
• 30 Tage bezahlter Jahresurlaub
• Flexibles Arbeitszeitmodell (80–100%)
• Ein professionelles, respektvolles und pragmatisches Arbeitsumfeld

Über uns

Bei Acrontum GmbH, im Herzen von München, Deutschland, sind wir ein Zentrum für Innovation und Kreativität, das erstklassige Webentwicklung und IT-Beratung anbietet. Unser Wachstum hat uns von lokal zu global geführt, mit Teams in Portugal, Südafrika und den Vereinigten Staaten, die alle durch eine Leidenschaft für Technologie und eine Kultur vereint sind, die jedes Teammitglied feiert. Als engagierter Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, begrüßen wir Vielfalt, Gleichheit und Inklusion in vollem Umfang. Unsere Einstellungspraktiken sind fair gestaltet, um außergewöhnliche Talente aus allen Lebensbereichen anzuziehen und zu fördern. Wir sind stolz darauf, einen einladenden, respektvollen Rekrutierungsprozess anzubieten, in dem Vielfalt unsere Stärke ist und Innovation durch die einzigartigen Perspektiven unserer Mitarbeiter gefördert wird. Gemeinsam arbeiten wir nicht nur – wir bauen ein warmes, inklusives Team auf, in dem jeder geschätzt wird.