Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere Interviews und unterstütze das Recruiting-Team bei der Einstellung.
- Unternehmen: Innovatives Unternehmen, das KI-basierte Anwendungen entwickelt.
- Vorteile: Flexibles Arbeiten, Entwicklungsmöglichkeiten und ein dynamisches Team.
- Weitere Informationen: Schnelle Entscheidungsfindung und transparente Kommunikation im Bewerbungsprozess.
- Warum dieser Job: Gestalte den Rekrutierungsprozess und trage zur Unternehmensentwicklung bei.
- Qualifikationen: Erfahrung in der Rekrutierung und starke organisatorische Fähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 42750 - 52250 € pro Jahr.
About Act AI
There are over 5 billion users using basic applications today such email, notes, tasks, calendar and they're not AI-native.
Our mission is to build proactive applications for anyone in the world, who are not used to complex prompting.
We aim to bring intelligence to conversations, errands, organising and workflows, with minimal prompting.
Our product focuses on achieving high reliability for long-running workflows, persistent context, and real-world task completion.
We believe products will greatly reduce hallucinations
Our objective is to organise anyone's life, allowing us all to spend time on valuable and meaningful things
About the Role
We are looking for a Recruiting Operations Coordinator to help scale our hiring.
You will be responsible for keeping hiring operations running efficiently across multiple functions and markets.
This includes interview coordination, ATS management, candidate communication, reporting, recruiter support, and maintaining high-quality hiring processes.
This role is ideal for someone who enjoys bringing structure to fast-moving environments and takes pride in execution and attention to detail.
- What You Will Be Doing
- Coordinate interviews across candidates, interviewers, and hiring teams.
- Manage candidate communication throughout the hiring process.
- Maintain ATS data quality, workflows, and hiring records.
- Track hiring pipelines and ensure timely follow-ups.
- Support recruiter and hiring manager operations.
- Prepare hiring reports, summaries, and recruiting metrics.
- Identify process bottlenecks and recommend improvements.
- Help maintain a high-quality candidate experience.
- What You Will Need
- Experience in recruiting coordination, talent acquisition, operations, or administrative support.
- Strong organisational and project management skills.
- Excellent attention to detail and follow-through.
- Ability to manage multiple priorities simultaneously.
- Strong written and verbal communication skills.
- Comfortable working with ATS platforms and spreadsheets.
- High ownership and willingness to take initiative.
- How We Work
The best products in the world are built by small, highly capable teams.
We operate with high talent density, high ownership and high standards.
We value people who can think independently, move quickly and solve problems without waiting for instructions.
This is a hands-on environment. Everyone is expected to contribute directly to the company's success.
Interview Process
If there appears to be a fit, we will schedule up to 3 interviews.
Applications are reviewed by members of our hiring teams. Interviews may be conducted virtually or onsite.
We value speed, transparency and decisiveness throughout the process.
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Recruiting Coordinator Arbeitgeber: ActAI
ActAI ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und innovative Arbeitsumgebung bietet, in der Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre Fähigkeiten in der Rekrutierung und im Talentmanagement weiterzuentwickeln. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit und Eigenverantwortung fördert das Unternehmen eine Kultur, in der jeder Einzelne zur gemeinsamen Mission beiträgt, intelligente Anwendungen zu entwickeln. Die Position des Recruiting Operations Coordinators ermöglicht es Ihnen, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten und gleichzeitig einen bedeutenden Einfluss auf den Rekrutierungsprozess zu haben, während Sie von einem engagierten Team umgeben sind, das Wert auf Qualität und Effizienz legt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Recruiting Coordinator erhalten könntest
✨Networking mit Branchenprofis
Im Recruiting ist Networking das A und O. Schließ dich lokalen HR-Verbänden oder Recruiting-Veranstaltungen an, um in Kontakt mit Fachleuten zu treten, die dich weiterempfehlen können. Diese Events sind oft voll mit Personalleitern, die nach neuen Talenten suchen!
✨Zeige dein Wissen in Online-Communities
Engagiere dich in Online-Communities wie LinkedIn-Gruppen oder XING, die sich mit Recruiting und HR-Themen beschäftigen. Teile dein Wissen, stelle Fragen und baue dir so eine solide Reputation auf – das kann dazu führen, dass Recruiter dich direkt ansprechen!
✨Zielgerichtete Bewerbung über unsere Website
Wenn du bei ActAI als Vollzeit-Recruiter arbeiten möchtest, dann bewirb dich direkt über unsere Website. So steigern wir die Chancen, dass deine Bewerbung direkt bei den richtigen Leuten landet und du nicht in der Masse untergehst.
✨Nutze branchenspezifische Stellenportale
Schau dir spezialisierte Jobportale für Recruiting an. Plattformen wie 'StepStone' oder 'Monster' bieten oft Stellenanzeigen, die nicht in den großen Jobbörsen zu finden sind. Halte auch Ausschau nach Praktika oder Trainee-Programmen, um wertvolle Erfahrungen zu sammeln und deinen Fuß in die Tür zu bekommen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Recruiting Coordinator mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Betone deine Recruiting-Erfahrung:In deinem Lebenslauf solltest du alle relevanten Erfahrungen im Recruiting-Bereich hervorheben. Zeig uns, welche Tools du benutzt hast, ob du an der Einstellung von Talenten beteiligt warst und welche Erfolge du dabei erzielt hast. Zahlen und Ergebnisse sind hier goldwert!
Zeige dein Verständnis für den Markt:Neben deinem Lebenslauf ist es wichtig, dass du in deinem Bewerbungsschreiben zeigst, dass du ein gutes Gespür für den Recruiting-Markt hast. Nenn Trends und Herausforderungen, die für ActAI relevant sein könnten. Denk daran, dass wir jemanden suchen, der das große Ganze im Blick hat!
Persönliche Motivation:In deinem Bewerbungsschreiben solltest du uns mit deiner persönlichen Motivation packen. Warum möchtest du Teil des ActAI-Teams werden? Was treibt dich an, Bewerber mit den passenden Unternehmen zusammenzubringen? Dein Interesse an der Verbesserung des Recruiting-Prozesses kann hier einen großen Unterschied machen.
Demonstriere deine Kommunikationsfähigkeiten:Im Recruiting ist Kommunikation das A und O! Achte darauf, dass dein Bewerbungsschreiben klar und präzise ist. Zeig uns, wie du deine kommunikativen Fähigkeiten unter Beweis stellst. Dies kann auch bedeuten, dass du Beispiele aus der Vergangenheit hinzufügst, wo deine Kommunikationsstärke zum Erfolg geführt hat.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei ActAI vorbereitet
✨Kenntnisse über Recruiting-Tools
Mach dich mit gängigen Recruiting-Tools vertraut, wie z.B. Applicant Tracking Systems (ATS). Zeig im Gespräch, dass du die Funktionsweise dieser Tools verstehst und vielleicht sogar Erfahrung in deren Anwendung hast – das kann dir echt einen Vorteil verschaffen!
✨Verhaltensbasiertes Interview
Sei bereit, in deinem Interview situationsbezogene Fragen zu beantworten. Recruiter nutzen häufig diese Technik, um herauszufinden, wie du in bestimmten Situationen reagiert hast. Überleg dir vorher ein paar konkrete Beispiele aus deiner Vergangenheit, die deine Stärken und Fähigkeiten im Recruiting hervorheben.
✨Netzwerken und Beziehungen
Ein wichtiger Teil des Recruitings ist es, Beziehungen aufzubauen. Sei bereit, darüber zu sprechen, wie du in der Vergangenheit Netzwerke geschaffen oder mit Kandidaten kommuniziert hast. Zeig, dass du das Talent hast, gute Beziehungen zu pflegen – das ist entscheidend für deine Rolle!
✨Unternehmen verstehen
Kümmere dich nicht nur um das Unternehmen ActAI, sondern auch um den spezifischen Markt, in dem sie sich bewegen. Zeig, dass du die Branche verstehst und wie die Firmenkultur zu deiner Recruiting-Strategie passt. Das wird dir helfen, als zukünftiger Vollzeit-Mitarbeiter zu glänzen.
