Stellvertretende Leitung Koordinationsstellen 80 - 100 %

In Bern eröffnet die actifutura gmbh per 1. Januar 2027 das Programm Berufliche Integration «BINplus». Im Auftrag des Amts für Arbeitslosenversicherung (AVA) begleiten wir bereits in Interlaken und Thun stellensuchende Menschen individuell, praxisnah und wertschätzend auf ihrem Weg zurück in den ersten Arbeitsmarkt.

Für unser neues Team in Bern suchen wir per 1. Dezember 2026 eine engagierte, digital versicherte und unternehmerisch denkende Persönlichkeit als Stellvertretende Leitung Koordinationsstellen Arbeitsintegration, 80 - 100 %.

In dieser Funktion übernehmen Sie weit mehr als klassische Administrations- und Koordinationsaufgaben. Sie denken standortübergreifend, digital und vernetzt, erkennen Zusammenhänge zwischen Prozessen, Daten und Systemen und tragen gemeinsam mit der Leiterin Koordinationsstellen dazu bei, unsere administrativen Abläufe effizient, zuverlässig und zukunftsgerichtet weiterzuentwickeln.

Ihre Aufgaben:

• Administrative Kernprozesse: Sie stellen Präsenzkontrollen sicher, erstellen und reichen AMM-Bescheinigungen für die Arbeitslosenkassen ein und bearbeiten weitere administrative Prozesse im Rahmen der Leistungsaufträge.
• Qualitätsmanagement: Sie wirken bei der Qualitätssicherung, der Weiterentwicklung von Prozessen sowie bei der Dokumentation und Umsetzung von QM-Vorgaben mit.
• Schnittstellen: Sie arbeiten eng mit Angebotsleitungen, Fachkräften, Qualitätsmanagement, Administration und Geschäftsleitung zusammen und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss.
• Beschaffung und Kassabuch: Sie koordinieren den Einkauf und überwachen die Bestände von Automaten-, Büro- und Schulungsmaterialien und führen das interne Kassabuch zuverlässig und nachvollziehbar.
• Jahresplätze: Sie koordinieren Anmeldungen, Eintritte und Kapazitäten und stellen eine effiziente und vorausschauende Auslastungsplanung sicher.
• Empfang und Kommunikation: Sie übernehmen Aufgaben am Empfang, in der Telefonzentrale und in der allgemeinen Administration und sind eine kompetente Ansprechperson für Teilnehmende, RAV-Personalberatende und weitere Anspruchsgruppen.
• Stv. Leitung und Verantwortung: Sie unterstützen die Leiterin Koordinationsstellen in administrativen, organisatorischen, koordinativen und konzeptionellen Belangen an den Standorten Bern, Thun und Interlaken und übernehmen bei deren Abwesenheit die Stellvertretung.
• Mitarbeitende: Sie unterstützen die Führung und Information der Mitarbeitenden der Koordinationsstellen und sorgen gemeinsam mit der Leiterin für einheitliche, effiziente und verlässliche Arbeitsabläufe über alle Standorte hinweg.
• Digitale Systeme und Daten: Sie sorgen für eine zuverlässige Nutzung und Abstimmung der verschiedenen digitalen Systeme – insbesondere Isyflow, Platzbewirtschaftung, Präsenzkontrolle und Reporting. Dabei achten Sie auf eine hohe Datenqualität, unterstützen die Mitarbeitenden bei der Anwendung und wirken bei der Weiterentwicklung der Systeme und des Reportings mit.

Sie verfügen über:

• Berufs- oder Bildungsabschluss auf mindestens Sekundarstufe II sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen administrativen, koordinativen oder vergleichbaren Funktion.
• Die Fähigkeit, strategisch, analytisch und vernetzt zu denken und aus Daten, Prozessen und organisatorischen Zusammenhängen konkrete Verbesserungen abzuleiten.
• Eine rasche Auffassungsgabe und die Fähigkeit, sich selbstständig in neue Softwarelösungen, digitale Werkzeuge und komplexe Abläufe einzuarbeiten.
• Ein ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, auch bei zahlreichen parallelen Aufgaben den Überblick über Prozesse, Termine, Daten und Verantwortlichkeiten zu behalten.
• Ausgeprägte IT-Affinität und ein sehr gutes Verständnis für digitale Zusammenhänge – Sehr gute und vertiefte Kenntnisse der Microsoft-Office-/Microsoft-365-Palette. Idealerweise Erfahrung mit Fallführungssoftware, Datenbanken, Reporting- oder Planungssystemen und/oder in einer Koordinationsstelle der Arbeitsintegration.
• Unternehmerisches Denken und Handeln, Eigeninitiative und den Anspruch, nicht nur Aufgaben abzuarbeiten, sondern aktiv zur Weiterentwicklung der Organisation beizutragen.
• Führungskompetenz bzw. erste Führungserfahrung oder die Bereitschaft und das Potenzial, Führungsverantwortung zu übernehmen.
• Ein sicheres Auftreten sowie eine selbstständige, strukturierte, lösungs- und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise.
• Eine ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Anspruchsgruppen.
• Eine positive und motivierende Ausstrahlung sowie eine wertschätzende, offene Haltung gegenüber Menschen aus unterschiedlichen sozialen und kulturellen Umfeldern.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Grundkenntnisse im Qualitätsmanagement sind von Vorteil.
• Erfahrung in einfacher Debitorenbuchhaltung und Kassenführung ist erwünscht.

Darauf dürfen Sie sich freuen:

• Bei actifutura erwartet Sie mehr als eine vielseitige Aufgabe. Sie werden Teil einer Organisation, die sich entwickelt, Neues ausprobiert und gemeinsam etwas bewirken möchte.
• Wir bieten Ihnen: Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Arbeit mit Menschen – eine sinnstiftende Aufgabe mit viel Gestaltungsspielraum.
• Raum für Eigeninitiative und Weiterentwicklung von neuen Projekten.
• Ein motiviertes, wertschätzendes Team, das gemeinsam etwas bewegt.
• Moderne Arbeitsumgebung mit digitaler Infrastruktur.
• Attraktive Anstellungsbedingungen.

Interessiert? Sie möchten Ihre Fähigkeiten dort einsetzen, wo sie etwas bewirken, und mit uns Menschen auf ihrem Weg zurück in den Arbeitsmarkt begleiten? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie persönlich kennenzulernen.

Bewerbung per E-Mail an: Fragen? Jennifer Kneubühl, Leiterin Koordinationsstelle steht Ihnen gerne zur Verfügung.