Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Meetings und unterstütze das Team im Office Management.
- Unternehmen: Acture, ein innovatives Institut für Managementberatung in Köln.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Home Office, Weiterbildungsbudget und Firmenfitness.
- Weitere Informationen: Offene Kommunikation und gegenseitige Unterstützung sind unsere Werte.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte Veränderungen aktiv mit.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, Organisationstalent und Teamplayer.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Deine Rolle bei Acture! Wir sind das Kölner Institut für Managementberatung, Teil von Acture Germany, und wir helfen Unternehmen, Veränderungen wirklich umzusetzen. Dafür brauchen wir dich: strukturiert im Kopf, positiv im Mindset und mit Lust, Dinge anzupacken. Als Operations Assistant spielst du eine zentrale Rolle – du sorgst dafür, dass unser Team reibungslos arbeiten kann und Projekte gut vorbereitet starten.
Das sind deine Aufgaben:
- Du organisierst Meetings, Workshops und Kundentermine – reibungslos, vorausschauend und effizient.
- Du unterstützt im operativen Tagesgeschäft und übernimmst Aufgaben im Office Management. Dabei hilfst du uns bei der Vorbereitung von Präsentationen und der Vorstrukturierung wichtiger Unterlagen.
- Du denkst Prozesse weiter und machst sie Schritt für Schritt besser.
- Du hilfst bei der Planung und Koordination interner Projekte und hältst alle Beteiligten auf dem Laufenden.
- Du bist vor Ort unsere zentrale Ansprechperson für Kunden, Partner und Dienstleister und sorgst für eine professionelle Kommunikation.
- Du unterstützt außerdem im Projektsupport (z.B. bei der Angebotserstellung, Abrechnung).
Rahmenbedingungen:
- Befristung: 1 Jahr; ggf. mit Verlängerungsoption.
- Arbeitsort: vor Ort in unserem Kölner Büro.
Dein Profil:
- Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation (z.B. als Hotelfachfrau*mann).
- Du bist ein Organisationstalent, liebst Struktur, arbeitest gerne eigenständig und lösungsorientiert.
- Du kommunizierst klar, souverän und gerne mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen.
- MS Office gehört für dich zum Daily Business.
- Du hast ein gutes Serviceverständnis und verstehst dich selbst als Teamplayer.
- Du sprichst Deutsch auf muttersprachlichem Niveau (C2) & Englisch auf gutem Niveau (B2).
Pluspunkt – kein Muss:
- Erste Erfahrung im Office Management oder Projektmanagement.
Warum wir?
Als Teil des Acture Teams in Deutschland bist du von aufgeschlossenen, smarten Menschen umgeben, die mit Leidenschaft an unserer gemeinsamen Mission arbeiten. Dabei legen wir Wert auf ein gesundes Umfeld zum Arbeiten und Leben, einschließlich flexibler Arbeitszeiten und Home Office.
Neben einer fairen Vergütung profitierst du von zusätzlichen Benefits mit einem jährlichen Mehrwert von über 2.300 €:
- Ein Weiterbildungsbudget von 1.000 € pro Jahr für Online-Kurse, Konferenzen oder Fachliteratur.
- Ein Deutschlandticket als Firmenticket mit einem jährlichen Gegenwert von rund 720 €.
- Eine Firmenfitness-Mitgliedschaft über Urban Sports Club oder Wellpass mit einem jährlichen Mehrwert von rund 600 €.
- 28 Urlaubstage sowie 2 zusätzliche freie Tage (Heiligabend, Silvester oder Rosenmontag).
- Die Option auf zusätzliche unbezahlte Urlaubstage.
Damit investieren wir gezielt und messbar in deine Mobilität, Gesundheit und fachliche Weiterentwicklung.
Wie wir arbeiten:
Offene Kommunikation und gegenseitige Unterstützung sind die Säulen unserer Zusammenarbeit. Wir helfen einander und fordern uns gegenseitig heraus, um unsere Ziele gemeinsam zu erreichen und uns täglich zu verbessern. Dabei übernehmen wir volle Verantwortung für unsere eigenen Aufgaben und Projekte, stellen uns Herausforderungen mit offenen Armen und lösen Probleme proaktiv. Unser tägliches Handeln ist geprägt von Integrität und Respekt. Wir möchten das Leben unserer Mitmenschen positiv beeinflussen und sind uns unserer sozialen Verantwortung bewusst. Wir begrüßen Diversity nicht nur, sondern suchen sie gezielt.
Klingt gut? Super! Dann lass von dir hören! Bewirb dich einfach über den Button und schick uns deinen Lebenslauf, sowie gerne ein paar kurze Worte zu deiner Motivation. Let’s make things happen – together.
Deine Ansprechperson für diese Stelle ist: Annika Fricke [sie/ihr] jobs-germany@acture.eu. Wenn du vorab Fragen hast, kannst du uns natürlich auch jederzeit gerne kontaktieren. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Über uns:
Acture ist ein führendes europäisches Unternehmen im Bereich Employee Welfare. Unsere Mission: Organisationen dabei zu unterstützen, die Gesundheit, Motivation und Leistungsfähigkeit ihrer Belegschaft ganzheitlich zu fördern. Dies erreichen wir durch ein umfassendes Angebot im Betrieblichen Gesundheitsmanagement und unser ganzheitliches Employee Welfare Program. Mit unseren digitalen Selfcare-Tools, interaktiven Angeboten wie Workshops, Coachings und Health Days sowie gezielten Interventionen schaffen Unternehmen Arbeitsumgebungen, in denen Mitarbeitende nachhaltig gesund bleiben und im Ernstfall schnell Unterstützung finden. In Deutschland befindet sich Acture auf einem ambitionierten Wachstumspfad. Bereits heute arbeiten rund 150 Kolleg:innen daran, die Zukunft des betrieblichen Gesundheitsmanagements neu zu definieren. Wir suchen Menschen, die Veränderungen nicht nur begleiten, sondern gestalten möchten. Menschen, die überzeugt sind: Die Arbeitswelt kann besser werden, und wir können dazu beitragen.
Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: Acture
Acture ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Köln ein inspirierendes und unterstützendes Arbeitsumfeld bietet. Mit flexiblen Arbeitszeiten, einem umfangreichen Weiterbildungsbudget und zusätzlichen Benefits wie einem Deutschlandticket und Firmenfitness-Mitgliedschaften investiert Acture gezielt in die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiter. Die offene Kommunikation und der respektvolle Umgang im Team fördern eine positive Unternehmenskultur, in der jeder die Möglichkeit hat, sich aktiv einzubringen und zu wachsen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager (m/w/d) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager bewirbst, schau dir das Unternehmen genau an und überlege, wie du konkret zur Verbesserung der Prozesse beitragen kannst. Zeig in deinem Gespräch, dass du nicht nur die Aufgaben kennst, sondern auch Ideen hast, wie man sie noch besser machen kann.
✨Tip Nummer 2
Networking ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit aktuellen Mitarbeitern von Acture in Kontakt zu treten. Frag sie nach ihren Erfahrungen und Tipps – das zeigt dein Interesse und kann dir wertvolle Einblicke geben, die du im Vorstellungsgespräch nutzen kannst.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen vor! Überlege dir, wie du deine Organisationstalente und deine Kommunikationsfähigkeiten am besten präsentieren kannst. Denk daran, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung zu nennen, die zeigen, wie du Herausforderungen gemeistert hast.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Und vergiss nicht, ein paar persönliche Worte zu deiner Motivation hinzuzufügen – das hebt dich von anderen Bewerbungen ab und zeigt, dass du wirklich an der Position interessiert bist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Struktur ist alles!:Da du ein Organisationstalent bist, achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben – das macht es uns leichter, dich zu verstehen!
Motivation nicht vergessen!:Schreib ein paar kurze Worte zu deiner Motivation. Warum möchtest du bei Acture arbeiten? Was reizt dich an der Position als Office Manager? Zeig uns, dass du Lust hast, Dinge anzupacken!
Bewerbung über unsere Website!:Vergiss nicht, dich über den Button auf unserer Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet und wir sie schnellstmöglich bearbeiten können!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Acture vorbereitet
✨Mach dich mit der Unternehmenskultur vertraut
Informiere dich über Acture und deren Werte. Zeige im Interview, dass du die offene Kommunikation und den Teamgeist schätzt. Das hilft dir, einen guten Eindruck zu hinterlassen und zu zeigen, dass du gut ins Team passt.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an Situationen aus deiner Vergangenheit, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten oder dein Serviceverständnis unter Beweis gestellt hast. Konkrete Beispiele machen deine Aussagen greifbarer und zeigen, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und am Unternehmen. Frage zum Beispiel nach den Herausforderungen im Office Management oder wie das Team zusammenarbeitet.
✨Präsentiere dich professionell
Achte auf dein äußeres Erscheinungsbild und wähle ein angemessenes Outfit für das Interview. Ein professionelles Auftreten vermittelt Selbstbewusstsein und Respekt gegenüber dem Unternehmen und der Position, für die du dich bewirbst.
