Operations Assistant (m/w/d)

Deine Rolle bei Acture! Wir sind das Kölner Institut für Managementberatung, Teil von Acture Germany, und wir helfen Unternehmen, Veränderungen wirklich umzusetzen. Dafür brauchen wir dich: strukturiert im Kopf, positiv im Mindset und mit Lust, Dinge anzupacken. Als Operations Assistant spielst du eine zentrale Rolle – du sorgst dafür, dass unser Team reibungslos arbeiten kann und Projekte gut vorbereitet starten.

Das sind deine Aufgaben:

• Du organisierst Meetings, Workshops und Kundentermine – reibungslos, vorausschauend und effizient.
• Du unterstützt im operativen Tagesgeschäft und übernimmst Aufgaben im Office Management. Dabei hilfst du uns bei der Vorbereitung von Präsentationen und der Vorstrukturierung wichtiger Unterlagen.
• Du denkst Prozesse weiter und machst sie Schritt für Schritt besser.
• Du hilfst bei der Planung und Koordination interner Projekte und hältst alle Beteiligten auf dem Laufenden.
• Du bist vor Ort unsere zentrale Ansprechperson für Kunden, Partner und Dienstleister und sorgst für eine professionelle Kommunikation.
• Du unterstützt außerdem im Projektsupport (z.B. bei der Angebotserstellung, Abrechnung).

Rahmenbedingungen:

• Teilzeitstelle; 25 Std. / Woche, verteilt auf 5 Tage.
• Befristung: 1 Jahr; ggf. mit Verlängerungsoption.
• Arbeitsort: vor Ort in unserem Kölner Büro.

Dein Profil:

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation (z.B. als Hotelfachfrau*mann).
• Du bist ein Organisationstalent, liebst Struktur, arbeitest gerne eigenständig und lösungsorientiert.
• Du kommunizierst klar, souverän und gerne mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen.
• MS Office gehört für dich zum Daily Business.
• Du hast ein gutes Serviceverständnis und verstehst dich selbst als Teamplayer.
• Du sprichst Deutsch auf muttersprachlichem Niveau (C2) & Englisch auf gutem Niveau (B2).

Pluspunkt – kein Muss:

• Erste Erfahrung im Office Management oder Projektmanagement.

Warum wir?

Als Teil des Acture Teams in Deutschland bist du von aufgeschlossenen, smarten Menschen umgeben, die mit Leidenschaft an unserer gemeinsamen Mission arbeiten. Dabei legen wir Wert auf ein gesundes Umfeld zum Arbeiten und Leben, einschließlich flexibler Arbeitszeiten und Home Office.

Neben einer fairen Vergütung profitierst du von zusätzlichen Benefits mit einem jährlichen Mehrwert von über 2.300 €:

• Ein Weiterbildungsbudget von 1.000 € pro Jahr für Online-Kurse, Konferenzen oder Fachliteratur.
• Ein Deutschlandticket als Firmenticket mit einem jährlichen Gegenwert von rund 720 €.
• Eine Firmenfitness-Mitgliedschaft über Urban Sports Club oder Wellpass mit einem jährlichen Mehrwert von rund 600 €.
• 28 Urlaubstage sowie 2 zusätzliche freie Tage (Heiligabend, Silvester oder Rosenmontag).
• Die Option auf zusätzliche unbezahlte Urlaubstage.

Damit investieren wir gezielt und messbar in deine Mobilität, Gesundheit und fachliche Weiterentwicklung.

Wie wir arbeiten:

Offene Kommunikation und gegenseitige Unterstützung sind die Säulen unserer Zusammenarbeit. Wir helfen einander und fordern uns gegenseitig heraus, um unsere Ziele gemeinsam zu erreichen und uns täglich zu verbessern. Dabei übernehmen wir volle Verantwortung für unsere eigenen Aufgaben und Projekte, stellen uns Herausforderungen mit offenen Armen und lösen Probleme proaktiv. Unser tägliches Handeln ist geprägt von Integrität und Respekt. Wir möchten das Leben unserer Mitmenschen positiv beeinflussen und sind uns unserer sozialen Verantwortung bewusst. Wir begrüßen Diversity nicht nur, sondern suchen sie gezielt.

Klingt gut? Super! Dann lass von dir hören! Bewirb dich einfach über den Button und schick uns deinen Lebenslauf, sowie gerne ein paar kurze Worte zu deiner Motivation. Let’s make things happen – together.

Deine Ansprechperson für diese Stelle ist: Annika Blomberg [sie/ihr] jobs-germany@acture.eu Wenn du vorab Fragen hast, kannst du uns natürlich auch jederzeit gerne kontaktieren. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Über uns:

Acture ist ein führendes europäisches Unternehmen im Bereich Employee Welfare. Unsere Mission: Organisationen dabei zu unterstützen, die Gesundheit, Motivation und Leistungsfähigkeit ihrer Belegschaft ganzheitlich zu fördern. Dies erreichen wir durch ein umfassendes Angebot im Betrieblichen Gesundheitsmanagement und unser ganzheitliches Employee Welfare Program. Mit unseren digitalen Selfcare-Tools, interaktiven Angeboten wie Workshops, Coachings und Health Days sowie gezielten Interventionen schaffen Unternehmen Arbeitsumgebungen, in denen Mitarbeitende nachhaltig gesund bleiben und im Ernstfall schnell Unterstützung finden. In Deutschland befindet sich Acture auf einem ambitionierten Wachstumspfad. Bereits heute arbeiten rund 150 Kolleg:innen daran, die Zukunft des betrieblichen Gesundheitsmanagements neu zu definieren. Wir suchen Menschen, die Veränderungen nicht nur begleiten, sondern gestalten möchten. Menschen, die überzeugt sind: Die Arbeitswelt kann besser werden, und wir können dazu beitragen.