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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite Projekte, manage Verträge und optimiere Büroprozesse für ein dynamisches Team.
- Arbeitgeber: ADAMA, ein global führender Hersteller im Pflanzenschutz mit innovativen Lösungen.
- Mitarbeitervorteile: Unbefristete Vollzeitstelle, 30 Urlaubstage, Weiterbildungsmöglichkeiten und attraktive Sozialleistungen.
- Andere Informationen: Flache Hierarchien und offene Kommunikation fördern deine persönliche Entwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Landwirtschaft und arbeite in einem großartigen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder BWL-Studium, 2 Jahre Erfahrung im Office Management.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
ADAMA ist ein global führender Hersteller von Produkten zum Pflanzenschutz. Wir bieten Landwirten zukunftsfähige Lösungen zur nachhaltigen Erzeugung sicherer und hochwertiger Lebensmittel. Dabei setzen wir auf den Dialog, halten eines der größten Wirkstoffsortimente der Welt und leben eine aktive Partnerschaft, um den Erfolg unserer Kunden mit praxistauglichen Strategien zu fördern. Das verstehen wir unter Listen > Learn > Deliver.
Wir suchen zum nächstmöglichen Eintrittstermin eine/n Back Office & Office Operations Manager (m/f/d) für den Bürostandort in Köln, sowie für unsere Vertriebsorganisation.
Als Back Office & Office Operations Manager übernehmen Sie eine zentrale Rolle bei der Unterstützung der Büroorganisation für globale, regionale und lokale Teams vor Ort. Dabei unterstützen Sie das lokale Management-Team in wesentlichen Themen, indem Sie Projekte eigenverantwortlich leiten, die Qualität in den Bereichen Vertrags- und Reisemanagement sicherstellen, die Planung und Durchführung von Veranstaltungen verantworten sowie das Office Management operativ unterstützen. Diese Position konzentriert sich auf die Optimierung von Prozessen in allen unterstützenden administrativen Bereichen, fördert effizientes Teamarbeiten und gewährleistet einen reibungslosen Ablauf aller Aufgaben zur Begleitung des Managements und der Büroorganisation.
Ihr Aufgabenbereich umfasst:
- Back Office & Office Operations: Sie verantworten umfassend das Travel Management, einschließlich Bahn-, Flug- und Hotelbuchungen sowie der Reisekosten- und A1-Prozesse.
- Sie verfügen über Erfahrung im Umgang mit SAP, insbesondere beim Anlegen und Nachverfolgen von Bestellungen (Purchase Orders) sowie bei der systemseitigen Unterstützung von Einkaufs- und Rechnungsprozessen.
- Ebenso betreuen Sie das Vertragsmanagement für Office-, Service- und Lieferantenverträge, einschließlich Verwaltung, Verlängerungen und Fristenkontrolle.
- In enger Abstimmung mit Finance übernehmen Sie die Prüfung und Validierung von Rechnungen.
- Sie begleiten professionell und regelkonform den Umgang mit Themen rund um Parallelimporte und Trademark-Fragestellungen in enger Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen wie Legal, Finance und Supply Chain.
- Zudem pflegen und fördern Sie die Weiterentwicklung von Office-Prozessen, Richtlinien und Dokumentationen.
- Front Office Vertretung: Sie vertreten das Front Office bei Abwesenheiten (Besucherempfang, Organisation, Schnittstelle zu Dienstleistern) und stellen einen professionellen, reibungslosen Office‑Ablauf sicher.
- Projekt‑ & Management Support: Sie unterstützen das operative Projektmanagement für das lokale Management Team (z.B. Office‑Projekte, Umzüge, Events).
- Sie koordinieren externe Partner und interne Stakeholder.
- Sie bereiten Entscheidungsgrundlagen, Übersichten und Status‑Reports vor.
- Digitale & AI‑gestützte Weiterentwicklung: Sie nutzen digitale Tools zur Prozessautomatisierung (z.B. Reise‑, Rechnungs‑, Vertragsübersichten).
- Sie wirken bei der Einführung von AI‑gestützten Workflows (z.B. Vertragsfristen‑Tracking, Standardreports) mit.
- Sie optimieren kontinuierlich Abläufe im Sinne von Effizienz, Compliance und Nutzerfreundlichkeit.
Diese Kenntnisse bringen Sie mit:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Bachelorstudium der BWL.
- Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Back Office / Office Management / Operation.
- Sehr gute Kenntnisse Vertragsmanagement und Veranstaltungsbereich.
- Eine strukturierte, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise zeichnen Sie aus.
- Kommunikation ist Ihre Stärke! Sie sind eine überzeugende Persönlichkeit und ein kooperativer Teamplayer.
- Sie arbeiten mit Diskretion und Eigenverantwortung, dabei sind Sie ein Organisationstalent.
- Sie sind sicher im Umgang mit MS Office und SAP; Sie haben eine Affinität zu digitalen Tools und Prozessen.
- Professionelle Englischkenntnisse (C‑Level) runden Ihr Profil ab.
Unser Angebot an Sie:
- Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in Vollzeit.
- Vielfältige Möglichkeiten sich fachlich zu entfalten und weiterzubilden.
- Eine offene Unternehmenskommunikation mit flachen Hierarchien.
- Attraktive Bezahlung, sowie ein zusätzliches Paket an Sozialleistungen.
- 30 Urlaubstage pro Jahr.
- Frisches Obst, Kaffee & Tee.
- Und ein großartiges Team!
Unser Herz schlägt für die Landwirtschaft! Ihres auch? Dann bewerben Sie sich online!
Ihr Ansprechpartner ist: Frau Sabine Schlichter Hein (HR Business Partner)
(Selbstverständlich behandeln wir Ihre Bewerbung vertraulich)
Back Office & Office Operations Manager (m/f/d) Arbeitgeber: ADAMA Deutschland GmbH
Kontaktperson:
ADAMA Deutschland GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Back Office & Office Operations Manager (m/f/d)
✨Tipp Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, ehemaligen Kollegen oder Kommilitonen über die Stelle. Oft erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Positionen, die nicht öffentlich ausgeschrieben sind.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über ADAMA, ihre Produkte und Werte. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du zur Mission des Unternehmens beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 3
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, an Veranstaltungen oder Messen teilzunehmen, nutze sie, um direkt mit den Verantwortlichen zu sprechen. Das zeigt dein Interesse und kann dir einen Vorteil verschaffen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtigen Leute gelangt. Und vergiss nicht, deine Leidenschaft für die Landwirtschaft zu zeigen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Back Office & Office Operations Manager (m/f/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Verwende eine lockere, aber professionelle Sprache und lass deine Begeisterung für die Position durchscheinen.
Anpassung ist der Schlüssel: Schau dir die Stellenbeschreibung genau an und passe dein Anschreiben sowie deinen Lebenslauf an. Hebe relevante Erfahrungen hervor, die zu den Anforderungen passen – so zeigst du, dass du die perfekte Wahl bist!
Struktur ist alles: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout macht einen guten Eindruck!
Bewirb dich über unsere Website: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei ADAMA Deutschland GmbH vorbereitest
✨Informiere dich über ADAMA
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über ADAMA und deren Produkte verschaffen. Verstehe die Unternehmensphilosophie und die Bedeutung ihrer Lösungen für die Landwirtschaft. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Back Office und Office Management unter Beweis stellen. Sei bereit, diese Beispiele zu teilen, um zu zeigen, wie du Herausforderungen gemeistert hast.
✨Fragen zur Unternehmenskultur
Bereite Fragen vor, die sich auf die Unternehmenskultur und das Team beziehen. Zeige, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch daran, wie du ins Team passt und zur Unternehmensmission beitragen kannst.
✨Technische Kenntnisse betonen
Da die Rolle Kenntnisse in SAP und digitalen Tools erfordert, sei bereit, deine Erfahrungen mit diesen Technologien zu erläutern. Erkläre, wie du sie in der Vergangenheit genutzt hast, um Prozesse zu optimieren oder Probleme zu lösen.