HR Payroll Specialist / Generalist (40-60 %)

Wir sind Adcubum – ein führender und stetig wachsender Hersteller von Versicherungssoftware in den Bereichen Kranken- und Unfallversicherung sowie Marktführer im Bereich Kranken- und Unfallversicherung in der Schweiz. Hochqualifizierte, flexible Mitarbeitende aus den Bereichen Versicherung und IT entwickeln diese weiter.

Rund 300 Mitarbeitende in der Schweiz, Deutschland und Kroatien verlassen sich darauf, dass ihr Lohn korrekt und pünktlich ausbezahlt wird. Genau dafür sorgst du. Du führst die Schweizer Payroll eigenständig in Abacus durch und stellst sicher, dass unsere Lohnprovider in Deutschland und Kroatien sauber und termingerecht liefern.

Daneben verantwortest du die HR-Administration über den gesamten Mitarbeitendenzyklus – vom Eintritt bis zum Austritt. Du arbeitest im HR-Team in St. Gallen und berichtest direkt an den Head of HR.

Deine Aufgaben

• Payroll Schweiz: Eigenständige Durchführung der monatlichen Lohnverarbeitung in Abacus – von der Mutationserfassung über die Kontrolle bis zur Zahlungsfreigabe.
• Abrechnung und Abstimmung der Sozialversicherungen (AHV/IV/EO, ALV, BVG, UVG, KTG) sowie der Quellensteuer.
• Jahresendarbeiten: Lohnausweise, Jahresabschlüsse Sozialversicherungen, Deklarationen und Abstimmungen mit dem Accounting.
• Erste Ansprechperson für Mitarbeitende bei Fragen zu Lohn, Abzügen und Sozialversicherungen.
• Payroll Deutschland & Kroatien – Steuerung der Lohnprovider: Aufbereitung und termingerechte Übermittlung der monatlichen Payroll-Inputs an die lokalen Lohnprovider.
• Kontrolle der Provider-Outputs: Plausibilisierung, Abweichungsanalyse und Freigabe vor der Auszahlung.
• Sicherstellung, dass lokale gesetzliche Vorgaben, Meldepflichten und Fristen eingehalten werden.
• Zusammenarbeit mit den Providern bei Rückfragen, Korrekturen und Prozessverbesserungen.
• HR-Administration vom Ein- bis zum Austritt: Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Arbeitszeugnissen und Bestätigungen.
• Onboarding- und Offboarding-Administration für alle drei Standorte.
• Pflege der Personalstammdaten und Personaldossiers.
• Verwaltung von Absenzen, Ferien, Krankheit, Unfall und Mutterschaft inklusive Meldungen an die Versicherungen.
• Bewilligungs- und Meldewesen (z. B. Arbeits- und Aufenthaltsbewilligungen).
• Sicherstellung einer hohen Verarbeitungsqualität – korrekt beim ersten Durchlauf statt in der Korrekturschlaufe.
• Laufende Verbesserung und Dokumentation der Payroll- und Administrationsprozesse über alle drei Länder hinweg.

Unsere Anforderungen

• Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildung im HR- oder Sozialversicherungsbereich (z. B. HR-Fachfrau/-mann mit eidg. Fachausweis, Fachausweis Sozialversicherungen) oder gleichwertige Praxiserfahrung.
• Fundierte Erfahrung in der Schweizer Lohnverarbeitung inklusive Sozialversicherungen und Quellensteuer.
• Sicherer Umgang mit Abacus oder einer vergleichbaren Payroll-Software.
• Erfahrung in einem internationalen Umfeld oder die Bereitschaft, dich in die Payroll-Themen Deutschlands und Kroatiens einzuarbeiten.
• Ausgeprägte Sorgfalt und Zahlenaffinität – du arbeitest auch unter Termindruck präzise.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und ein Auge für effiziente Prozesse.
• Absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Personaldaten.
• Stilsichere Kommunikation in Deutsch und Englisch – beide Sprachen brauchst du im Arbeitsalltag täglich.
• Eine eigenverantwortliche Rolle mit direktem Draht zum Head of HR und kurzen Entscheidungswegen.
• Payroll-Verantwortung über drei Länder – mehr fachliche Breite als in einer rein schweizerischen Rolle.
• Den Freiraum, Prozesse aktiv zu verbessern statt sie nur abzuarbeiten.
• Ein Pensum von 40-60 %, das du grundsätzlich vor Ort in St. Gallen leistest.

Unsere Mitarbeitenden schätzen besonders die enge Zusammenarbeit unter Kollegen.

„Bei Adcubum schätze ich besonders die Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Zusammenarbeit. Offenheit und Unterstützung der Kollegen erleichtern es, gemeinsam zu wachsen und neue Ideen einzubringen. Es ist ein Umfeld, das persönliches und berufliches Wachstum aktiv fördert.“

„Du bist bei uns richtig, wenn du Neugier für Technologie mitbringst, Verantwortung für anspruchsvolle Aufgaben übernimmst und etwas Nachhaltiges aufbauen möchtest - gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen, denen Qualität, Zusammenarbeit und Wirkung genauso wichtig sind wie dir.“