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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Administrative Unterstützung und Koordination für eine sinnvolle Organisation.
- Arbeitgeber: Sucht Schweiz, eine gemeinnützige Stiftung mit sozialer Wirkung.
- Mitarbeitervorteile: Vielseitige Tätigkeit, moderne Anstellungsbedingungen und ein engagiertes Team.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Prävention von Suchtproblemen in der Gesellschaft.
- Gewünschte Qualifikationen: EFZ als Kauffrau oder gleichwertige Ausbildung, Erfahrung in ähnlicher Funktion.
- Andere Informationen: Arbeitsort in Lausanne, nur 3 Gehminuten vom Bahnhof entfernt.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 4000 - 5500 € pro Monat.
Sucht Schweiz ist eine unabhängige, gemeinnützige Stiftung von nationaler Bedeutung. Wir engagieren uns in den Bereichen Forschung, Prävention und Wissensvermittlung zu psychoaktiven Substanzen sowie zu Verhaltensweisen mit Suchtpotenzial. Unsere Mission ist es, suchtbedingte Probleme zu verstehen, zu verhindern und zu reduzieren - wissenschaftlich fundiert, wirksam und gesellschaftlich relevant.
Im Herzen unserer Organisation spielen Sie eine Schlüsselrolle für den reibungslosen Verwaltungsablauf und die Beziehungen zu unseren Partnern und Spendenden. Als erste Anlaufstelle tragen Sie aktiv zur Qualität unseres Images und zur Unterstützung unserer Aktivitäten mit sozialer Wirkung bei.
Ihre Hauptaufgaben
- Administrative Unterstützung, Logistik & Koordination
- Bereichsübergreifende administrative Unterstützung (Mailings, Verwaltung von Adress- und Kontaktlisten, Übersetzungen, usw.)
- Koordination des Online-Shop-Verkaufs und Nachverfolgung mit Partnern und Kunden
- Erledigung punktueller logistischer Aufgaben im Zusammenhang mit der Instandhaltung der Büroräume
- Mitwirkung an der kontinuierlichen Verbesserung der Verwaltungsprozesse
- Sekretariat
- Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie der zentralen E-Mail-Adresse
- Professionelle Betreuung interner und externer Ansprechpartner
- Telefonempfang (österreichisch/Deutsch)
- Fundraising & Datenbank
- Verwaltung und Aktualisierung der Spenderdatenbank (CRM)
- Verbuchung der Spenden und Sicherstellung der administrativen Nachverfolgung
- Verwaltung der Verdankungen, Erstellung der jährlichen Steuerbescheinigungen und Verfassen der Korrespondenz
- Buchhaltung & Finanzen
- Verwaltung der Debitorenbuchhaltung (Rechnungsstellung und Überwachung der Zahlungseingänge) in Zusammenarbeit mit dem Finanzverantwortlichen
- Sicherstellung der Qualität und Zuverlässigkeit der Finanzstammdaten
- Bei Bedarf Mitwirkung am Jahresabschluss und bei externen Audits
Ihr Profil
- Sie verfügen über einen EFZ als Kauffrau oder eine gleichwertige Ausbildung
- Sie haben über 4 bis 5 Jahre nachweisbare Erfahrung in einer ähnlichen Funktion (idealerweise bei einer NGO/Stiftung)
- Sie sind deutscher oder schweizerdeutscher Muttersprache und verfügen über ausgezeichnete mündliche und schriftliche österreichische Kenntnisse (mind. C1). Italienischkenntnisse sind von Vorteil.
- Sie sind mit gängigen IT-Tools vertraut und haben bereits mit Datenbanken (CRM) gearbeitet. Kenntnisse in SharePoint sind von Vorteil.
- Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und lösungsorientiert, überzeugen durch Ihre offene Art und bringen eine hohe Kunden- und Serviceorientierung mit.
- Sie arbeiten eigenverantwortlich, behalten auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick und setzen Prioritäten sicher und zielgerichtet.
- Sie arbeiten gerne im Team
- Vertraulichkeit und Diskretion sind für Sie selbstverständlich
Wir bieten Ihnen
- Eine vielseitige, serviceorientierte Stelle
- Eine abwechslungsreiche und sinnvolle Tätigkeit in einer engagierten Organisation
- Lebhafte Zusammenarbeit in einem interdisziplinären Team
- Zeitgemässe Anstellungsbedingungen
- Arbeitsort: Lausanne (3 Gehminuten vom Bahnhof entfernt)
- Arbeitsbeginn: Sofort oder nach Vereinbarung
- Bewerbungsfrist: 6. Mai 2026
Wenn Sie an dieser Stelle interessiert sind und Teil unseres Teams werden möchten, senden Sie uns bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse/Zertifikate) per E-Mail.
Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Herrn Velarde unter der Telefonnummer.
Wir freuen uns darauf, Sie persönlich kennenzulernen und mehr über Ihren beruflichen Hintergrund sowie Ihre Kompetenzen zu erfahren.
Mitarbeiter:in Administration 90-100% Arbeitgeber: Addiction Suisse/Sucht Schweiz
Kontaktperson:
Addiction Suisse/Sucht Schweiz HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter:in Administration 90-100%
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt Kontakt aufzunehmen. Frag nach, ob es offene Fragen gibt oder wie der Auswahlprozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und Engagement.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die in der Organisation arbeiten oder dort gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Stiftung und ihre Projekte. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur Mission der Organisation passen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert ankommt. Und vergiss nicht, deine Unterlagen gut zu strukturieren und auf die Anforderungen der Stelle abzustimmen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter:in Administration 90-100%
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Motivationsschreiben: Euer Motivationsschreiben sollte klar und prägnant sein. Erklärt, warum ihr euch für die Stelle interessiert und was euch an unserer Mission begeistert. Zeigt uns, wie eure Erfahrungen zu den Anforderungen der Position passen!
Lebenslauf: Stellt sicher, dass euer Lebenslauf übersichtlich und gut strukturiert ist. Listet relevante Erfahrungen und Fähigkeiten auf, die für die Rolle wichtig sind. Vergesst nicht, auch eure Sprachkenntnisse hervorzuheben, da wir eine zweisprachige Kommunikation schätzen!
Unterlagen vollständig einreichen: Achtet darauf, dass ihr alle geforderten Unterlagen einreicht: Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse. Eine vollständige Bewerbung zeigt uns, dass ihr sorgfältig und organisiert seid – Eigenschaften, die wir in unserem Team schätzen!
Bewerbung über unsere Website: Wir empfehlen, eure Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellt ihr sicher, dass alles an die richtige Stelle gelangt und wir eure Unterlagen schnell bearbeiten können. Wir freuen uns auf eure Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Addiction Suisse/Sucht Schweiz vorbereitest
✨Informiere dich über die Organisation
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Stiftung Sucht Schweiz verschaffen. Verstehe ihre Mission, Werte und aktuellen Projekte. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation, Teil des Teams zu werden.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Administration und im Umgang mit Datenbanken belegen. Sei bereit, diese während des Interviews zu teilen, um deine Eignung für die Stelle zu untermauern.
✨Sprich die Sprachen
Da die Stelle sowohl Deutsch als auch Französisch erfordert, solltest du dich darauf vorbereiten, in beiden Sprachen zu kommunizieren. Übe einige wichtige Phrasen oder Antworten auf häufige Fragen in beiden Sprachen, um sicherzustellen, dass du dich wohlfühlst.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern hilft dir auch, mehr über die Rolle und das Team zu erfahren. Fragen zur Teamdynamik oder zu den Herausforderungen in der Verwaltung sind immer gut!