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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Administrative Unterstützung und Koordination für eine sinnvolle Organisation.
- Arbeitgeber: Sucht Schweiz, eine gemeinnützige Stiftung mit sozialer Wirkung.
- Mitarbeitervorteile: Vielseitige Aufgaben, modernes Arbeitsumfeld und ein engagiertes Team.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Suchtprävention und arbeite in einem dynamischen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: EFZ als Kauffrau oder gleichwertige Ausbildung, Erfahrung in ähnlicher Funktion.
- Andere Informationen: Arbeitsort in Lausanne, flexible Startmöglichkeiten und gute Anstellungsbedingungen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 4000 - 5500 € pro Monat.
Sucht Schweiz ist eine unabhängige, gemeinnützige Stiftung von nationaler Bedeutung. Wir engagieren uns in den Bereichen Forschung, Prävention und Wissensvermittlung zu psychoaktiven Substanzen sowie zu Verhaltensweisen mit Suchtpotenzial. Unsere Mission ist es, suchtbedingte Probleme zu verstehen, zu verhindern und zu reduzieren – wissenschaftlich fundiert, wirksam und gesellschaftlich relevant.
Im Herzen unserer Organisation spielen Sie eine Schlüsselrolle für den reibungslosen Verwaltungsablauf und die Beziehungen zu unseren Partnern und Spendenden. Als erste Anlaufstelle tragen Sie aktiv zur Qualität unseres Images und zur Unterstützung unserer Aktivitäten mit sozialer Wirkung bei.
Ihre Hauptaufgaben
- Administrative Unterstützung, Logistik & Koordination
- Bereichsübergreifende administrative Unterstützung (Mailings, Verwaltung von Adress- und Kontaktlisten, Übersetzungen, usw.)
- Koordination des Online-Shop-Verkaufs und Nachverfolgung mit Partnern und Kunden
- Erledigung punktueller logistischer Aufgaben im Zusammenhang mit der Instandhaltung der Büroräume
- Mitwirkung an der kontinuierlichen Verbesserung der Verwaltungsprozesse
- Sekretariat
- Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie der zentralen E-Mail-Adresse
- Professionelle Betreuung interner und externer Ansprechpartner
- Telefonempfang (österreichisch/Deutsch)
- Fundraising & Datenbank
- Verwaltung und Aktualisierung der Spenderdatenbank (CRM)
- Verbuchung der Spenden und Sicherstellung der administrativen Nachverfolgung
- Verwaltung der Verdankungen, Erstellung der jährlichen Steuerbescheinigungen und Verfassen der Korrespondenz
- Buchhaltung & Finanzen
- Verwaltung der Debitorenbuchhaltung (Rechnungsstellung und Überwachung der Zahlungseingänge) in Zusammenarbeit mit dem Finanzverantwortlichen
- Sicherstellung der Qualität und Zuverlässigkeit der Finanzstammdaten
- Bei Bedarf Mitwirkung am Jahresabschluss und bei externen Audits
Ihr Profil
- Sie verfügen über einen EFZ als Kauffrau oder eine gleichwertige Ausbildung
- Sie haben über 4 bis 5 Jahre nachweisbare Erfahrung in einer ähnlichen Funktion (idealerweise bei einer NGO/Stiftung)
- Sie sind deutscher oder schweizerdeutscher Muttersprache und verfügen über ausgezeichnete mündliche und schriftliche österreichische Kenntnisse (mind. C1). Italienischkenntnisse sind von Vorteil.
- Sie sind mit gängigen IT-Tools vertraut und haben bereits mit Datenbanken (CRM) gearbeitet. Kenntnisse in SharePoint sind von Vorteil.
- Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und lösungsorientiert, überzeugen durch Ihre offene Art und bringen eine hohe Kunden- und Serviceorientierung mit.
- Sie arbeiten eigenverantwortlich, behalten auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick und setzen Prioritäten sicher und zielgerichtet.
- Sie arbeiten gerne im Team
- Vertraulichkeit und Diskretion sind für Sie selbstverständlich
Wir bieten Ihnen
- Eine vielseitige, serviceorientierte Stelle
- Eine abwechslungsreiche und sinnvolle Tätigkeit in einer engagierten Organisation
- Lebhafte Zusammenarbeit in einem interdisziplinären Team
- Zeitgemässe Anstellungsbedingungen
Arbeitsort: Lausanne (3 Gehminuten vom Bahnhof entfernt)
Arbeitsbeginn: Sofort oder nach Vereinbarung
Bewerbungsfrist: 6. Mai 2026
Wenn Sie an dieser Stelle interessiert sind und Teil unseres Teams werden möchten, senden Sie uns bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse/Zertifikate) per E-Mail an E-Mail schreiben. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Herrn Velarde (E-Mail schreiben) unter der Telefonnummer.
Wir freuen uns darauf, Sie persönlich kennenzulernen und mehr über Ihren beruflichen Hintergrund sowie Ihre Kompetenzen zu erfahren.
Mitarbeiter:in Administration 90-100% Arbeitgeber: Addiction Suisse/Sucht Schweiz
Kontaktperson:
Addiction Suisse/Sucht Schweiz HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter:in Administration 90-100%
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze Netzwerke und Plattformen, um direkt mit Leuten aus der Branche in Kontakt zu treten. Frag nach Informationen über die Organisation und zeig dein Interesse an der Stelle.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du häufige Fragen durchgehst und deine Antworten übst. Denk daran, auch eigene Fragen zu stellen – das zeigt, dass du wirklich interessiert bist!
✨Tipp Nummer 3
Nutze unsere Website, um dich direkt zu bewerben. Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicherstellen, dass alle Unterlagen vollständig sind.
✨Tipp Nummer 4
Zeige deine Persönlichkeit! Sei authentisch und lass deine Leidenschaft für die Arbeit und die Mission der Organisation durchscheinen. Das kann oft den Unterschied machen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter:in Administration 90-100%
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Motivationsschreiben: Euer Motivationsschreiben sollte klar und prägnant sein. Erklärt, warum ihr euch für die Stelle interessiert und was euch an unserer Mission begeistert. Zeigt uns, wie eure Erfahrungen und Fähigkeiten zu unserem Team passen!
Lebenslauf: Stellt sicher, dass euer Lebenslauf übersichtlich und gut strukturiert ist. Listet relevante Erfahrungen und Qualifikationen auf, die für die Position wichtig sind. Vergesst nicht, auch eure Sprachkenntnisse und IT-Fähigkeiten hervorzuheben!
Unterlagen vollständig einreichen: Achtet darauf, dass ihr alle geforderten Unterlagen einreicht: Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse. Eine vollständige Bewerbung zeigt uns, dass ihr sorgfältig und organisiert seid – genau das, was wir suchen!
Bewerbung über unsere Website: Wir empfehlen, eure Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellt ihr sicher, dass alles an der richtigen Stelle landet und wir eure Unterlagen schnell bearbeiten können. Wir freuen uns auf eure Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Addiction Suisse/Sucht Schweiz vorbereitest
✨Informiere dich über die Organisation
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Stiftung Sucht Schweiz verschaffen. Verstehe ihre Mission, Werte und aktuellen Projekte. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Administration und im Kundenservice verdeutlichen. Zeige, wie du Probleme gelöst oder Prozesse verbessert hast – das wird dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
✨Sprich die geforderten Sprachkenntnisse an
Da die Stelle sowohl Deutsch als auch Französisch erfordert, sei bereit, deine Sprachkenntnisse im Gespräch zu demonstrieren. Vielleicht kannst du sogar ein paar Sätze auf Französisch einbringen, um zu zeigen, dass du die Sprache beherrschst.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews ist es immer gut, nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess zu fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir eine Vorstellung davon, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst.