Administrative Lead Office & Team 80-100% (a)

Für unseren Kunden suchen wir eine Persönlichkeit, die Verantwortung gerne übernimmt, mitdenkt und den Büroalltag für andere spürbar erleichtert. Am Standort in der Region Zug arbeiten rund 60 Mitarbeitende in einem persönlichen, vertrauensvollen Umfeld zusammen, eingebettet in ein internationales Unternehmensumfeld. In dieser zentralen Funktion sind Sie Anlaufstelle, verlässliche Konstante und mitgestaltende Kraft zugleich. Die Position wird im Zuge einer frühzeitigen Nachfolgeregelung bewusst neu ausgerichtet und bietet viel Raum, Abläufe pragmatisch weiterzuentwickeln und den Arbeitsalltag aktiv mitzugestalten.

Aufgaben

• Zentrale Drehscheibenfunktion für den Standort mit proaktiver Unterstützung unterschiedlicher Teams sowie der Geschäftsleitung im administrativen Tagesgeschäft.
• Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Workshops, Geschäftsleitungsterminen, internen Anlässen und Apéros inklusive kurzfristiger Unterstützung.
• Sicherstellung eines reibungslosen Office Betriebs mit Verantwortung für Empfang, Telefon, Ordnung, Kantine sowie Infrastruktur und Arbeitsmittel.
• Koordination externer Dienstleister sowie Betreuung von Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten.
• Operative Mitarbeit im HR Tagesgeschäft, insbesondere Datenpflege im HR ERP System, Unterstützung bei Ein- und Austritten, interne Mitteilungen, Korrespondenz mit Behörden sowie Mitarbeit in Projekten.
• Zusammenarbeit mit dem separaten Travel Team inklusive Unterstützung bei Geschäftsreisen sowie Betreuung und Administration des Firmenfahrzeugpools.
• Eigenständiges Erkennen von Handlungsbedarf, kontinuierliches Optimieren von Abläufen und spürbare Entlastung mehrerer Teams durch vorausschauendes Mitdenken.

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation mit mehrjähriger Berufserfahrung in einer vergleichbaren, breit aufgestellten Koordinations- oder Office-Funktion.
• Sehr hohe Selbstständigkeit, ausgeprägter Ordnungssinn und die Fähigkeit, auch in hektischen Situationen zuverlässig und strukturiert zu arbeiten.
• Hohe Dienstleistungsorientierung, absolute Verlässlichkeit und Diskretion, sodass Aufgaben eigenverantwortlich erledigt werden können, ohne Nachkontrolle.
• Sehr gute IT Fitness mit sicherer Anwendung von MS Office sowie Offenheit gegenüber verschiedenen Tools und Systemen.
• Stilsicheres Deutsch und fliessende Englischkenntnisse in Wort und Schrift aufgrund des internationalen Umfelds.
• Mitdenkende, offene und bodenständige Persönlichkeit mit positiver Ausstrahlung, Teamgeist und dem Wunsch nach einer langfristigen Tätigkeit.
• Bereitschaft, fünf Tage pro Woche am Standort Steinhausen präsent zu sein, da kein Homeoffice vorgesehen ist.

Vorteile

• Vielseitige und verantwortungsreiche Rolle mit grossem Gestaltungsspielraum und der Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten.
• Familiäres, wertschätzendes Arbeitsklima mit kurzen Entscheidungswegen und enger Zusammenarbeit über verschiedene Funktionen hinweg.
• Sorgfältige Einarbeitung im Rahmen einer geplanten Übergabe sowie enge Anbindung an das HR Team.
• Sehr gute Sozialleistungen und ein attraktives Gesamtpaket.
• Langfristige Perspektive in einem stabilen, international eingebetteten Umfeld mit moderner Infrastruktur.