Assistant & Strategic Follow-up Manager 100% (a)

Für unseren Kunden suchen wir eine vertrauenswürdige und strukturierte Persönlichkeit, die als zentrale Unterstützung der Geschäftsleitung wirken möchte. Gesucht wird keine klassische Assistenzrolle, sondern eine engagierte Person mit Überblick, Haltung und Freude an Verantwortung, die mitdenkt, umsetzt und mit Energie zum Unternehmenserfolg beiträgt. Die Zusammenarbeit ist geprägt von Vertrauen, Verlässlichkeit und gegenseitigem Respekt. Diese Position richtet sich an Persönlichkeiten, die Kontinuität schätzen und eine langfristige Aufgabe mit Verantwortung und Wirkung suchen. Das Schlüsselwort für diese Position lautet: hungry, humble and smart.

Aufgaben

• Sie agieren als rechte Hand der Geschäftsleitung und sorgen dafür, dass strategische sowie operative Themen konsequent aufgegriffen, verfolgt und umgesetzt werden.
• Sie arbeiten in enger, vertrauensvoller Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und stellen sicher, dass Prioritäten klar gesetzt, Entscheidungen vorbereitet und Nachverfolgungen verbindlich vorgenommen werden.
• Sie koordinieren und steuern das Office Team, bestehend aus Mitarbeitenden aus der Sales Administration sowie der Prozessentwicklung, teilweise in Teilzeit und offshore organisiert, und sorgen für klare Strukturen und Verantwortlichkeiten.
• Sie strukturieren, priorisieren und delegieren administrative Aufgaben aus dem Vertriebsumfeld und stellen deren effiziente Umsetzung sicher.
• Sie unterstützen die Geschäftsleitung sowie die Shareholder in administrativen und organisatorischen Belangen, insbesondere in der Terminplanung, Koordination und Vorbereitung.
• Sie verantworten HR administrative Themen wie Personalprogramme, Rekrutierungsprozesse sowie die Begleitung von People Themen und bringen sich aktiv in Weiterentwicklungen ein.
• Sie betreuen lohnrelevante Fragestellungen wie Bonusmodelle und monatliche Updates mit der nötigen Sorgfalt und Diskretion.
• Sie stellen die Nachverfolgung strategischer Initiativen sicher und unterstützen den Aufbau, die Weiterentwicklung sowie die Messung von KPIs im gesamten Unternehmen.
• Sie bringen Struktur in ein dynamisches KMU Umfeld, arbeiten vollzeitlich vor Ort im Büro und reagieren flexibel auf Veränderungen, ohne den Überblick oder den Umsetzungsfokus zu verlieren.

Profil

• Sie verfügen über Erfahrung als Executive Assistant, Office Manager oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion mit direkter Nähe zur Geschäftsleitung.
• Ihre berufliche Erfahrung haben Sie idealerweise in einem grösseren, strukturierten Unternehmensumfeld gesammelt und bringen daraus ein hohes Mass an Verantwortungsbewusstsein, Verlässlichkeit und Organisationsstärke mit.
• Sie sind belastbar, motiviert und arbeiten gerne unter Druck, ohne dabei an Klarheit oder Qualität einzubüssen. Ihre Arbeitsweise ist geprägt von der Haltung hungry, humble and smart.
• Sie bringen Energie, inneres Feuer und eine klare Vorstellung davon mit, wohin Sie sich beruflich entwickeln wollen und handeln entsprechend fokussiert und verbindlich.
• Sie denken vernetzt, erfassen komplexe Zusammenhänge schnell und können Themen dynamisch einordnen, priorisieren und vorantreiben.
• Sie fühlen sich in einem KMU Umfeld wohl, kennen dessen Realität und verstehen, dass Erfolg durch Mitdenken, Anpacken und gegenseitige Unterstützung entsteht.
• Sie treten im Umgang mit Menschen klar, verbindlich und gleichzeitig wertschätzend auf und verfügen über eine ausgeprägte Sozialkompetenz.
• Sie kommunizieren sehr gut auf Deutsch und sicher auf Englisch.

Vorteile

• Es erwartet Sie eine anspruchsvolle Schlüsselposition mit hoher Verantwortung, direkter Nähe zur Geschäftsleitung und einem Arbeitsumfeld, das auf gegenseitigem Vertrauen basiert.
• Die Funktion ist langfristig ausgerichtet und bietet Gestaltungsspielraum in einem unternehmerisch geprägten, dynamischen KMU Umfeld.
• Sie arbeiten in einem leistungsorientierten, professionellen Umfeld mit klaren Erwartungen, kurzen Entscheidungswegen und einer klaren Präsenzkultur (ohne Homeoffice).
• Attraktive Anstellungsbedingungen sowie zeitgemässe Vorsorge und Sozialleistungen runden das Gesamtpaket ab.

Falls Sie weitere Fragen zu diesem Stellenangebot haben, kontaktieren Sie bitte Dominique Szegö unter +41 58 233 46 79.