Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das rechtliche Team mit administrativen Aufgaben und organisiere Meetings.
- Unternehmen: Internationale Agrarunternehmen mit einem dynamischen Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Internationale Arbeitsumgebung, Weiterbildungsmöglichkeiten und moderne Arbeitsplätze.
- Weitere Informationen: Hohe Vertraulichkeit und ein serviceorientierter Ansatz sind wichtig.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines multikulturellen Teams und entwickle deine Fähigkeiten in der Rechtsabteilung.
- Qualifikationen: Erfahrung in administrativen Rollen und starke Kommunikationsfähigkeiten erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Für ein internationales Unternehmen im globalen Agrarbereich in Basel suchen wir einen Executive Assistant Legal Operations (f/m/d) - vorübergehende Anstellung (100%), min. 1 Jahr.
Verantwortlichkeiten
- Executive Administrative Support
- Allgemeine administrative Unterstützung für leitende juristische Führungskräfte bereitstellen
- Kalender in MS Outlook verwalten und wiederkehrende Meetings koordinieren
- Agenden, Protokolle, Vorabinformationen und Materialien für Teammeetings vorbereiten
- Virtuelle Meetings (Zoom, MS Teams) erleichtern
- Interne und externe Korrespondenz bearbeiten
- Dokumente, Fristen, Reisen und Ausgaben verwalten
- Allgemeine administrative Unterstützung für juristische Teams bieten.
- Vertrags- & Dokumentenmanagement
- Überwachung der Vertrags-/Dokumentenabläufe und Sicherstellung einer zeitgerechten Bearbeitung
- Unterstützung bei der Ausführung von Verträgen gemäß internen Richtlinien
- Koordination von Unterschriften über elektronische Signaturtools oder handschriftlich
- Dokumente elektronisch in den Unternehmensarchiven und CLM-Systemen ablegen
- Physische Archivierung verwalten und notarielle/legalisierende Aufgaben unterstützen.
- Engagement, Lernen & Kommunikationsunterstützung
- Hilfe bei der Organisation und Durchführung von Meetings und Schulungen
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Engagementmaterialien, Newslettern, Umfragen und anderen Aktivitäten.
- Administrative Unterstützung
- E-Mail-Verteilerlisten pflegen
- Onboarding neuer juristischer Mitarbeiter unterstützen
- Als Ansprechpartner für facility- und IT-bezogene Anfragen fungieren
- Post, Kurierlieferungen, Meetings, Veranstaltungen, Reisen und Visa verwalten
- Geschäftskorrespondenz entwerfen und Korrektur lesen
- Dokumente für Berichte, Ermittlungen, Entdeckungen, KYC usw. lokalisieren/scannen
- Administrative Prozesse dokumentieren und Prozessverbesserungen unterstützen
- Teams-Ordner, SharePoint-Seiten, Organigramme und verwandte Metadaten pflegen
- Schulungssitzungen koordinieren, einschließlich Vorbereitung, Teilnahmeverfolgung und Nachverfolgungsumfragen
- Umfassende administrative Unterstützung in den Prozessen der Rechtsabteilung bieten.
Profil
- Mehrjährige Erfahrung in einer administrativen Rolle; Erfahrung in einer Rechtsabteilung oder Kanzlei ist von Vorteil
- Nachgewiesene Fähigkeit, in lokalen und internationalen Teams zu arbeiten
- Erfahrung in einem multikulturellen Umfeld
- Starke Kommunikationsfähigkeiten mit internen und externen Stakeholdern
- Kenntnisse in MS Office (Excel, PowerPoint, Word), Teams, Zoom und SharePoint
- Starke organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten; Fähigkeit, dringende Aufgaben zu priorisieren
- Enthusiastische, dynamische, ethische und positive Einstellung
- Hohe Diskretion und Vertraulichkeit
- Aufmerksamkeit für Details, proaktive Denkweise, Eigenverantwortung für Aufgaben
- Serviceorientierte Haltung.
Bildung & Schlüsselwissen
- Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich (oder gleichwertig)
- Technikaffin; bereit, neue Tools und digitale Prozesse zu erlernen
- Versiert in MS Office, SharePoint und virtuellen Meeting-Tools (Zoom, Teams)
- Erfahrung mit virtuellen Moderationstools (Breakout-Räume, Q&A, Menti) oder Bereitschaft zu lernen
- Kenntnisse über Vertragsablage-Tools oder Rechtssysteme sind von Vorteil
- Fließend in Englisch; gute Deutschkenntnisse. Weitere Sprachen willkommen
- Verständnis für administrative, rechtliche oder unternehmerische Prozesse ist von Vorteil.
Vorteile
- Internationales Arbeitsumfeld
- Weiterbildungsprogramm
- Moderne Arbeitsräume
Executive Assistant Legal Operations Arbeitgeber: Adecco
Als international tätiges Unternehmen im globalen Agribusiness bietet unser Standort in Basel eine dynamische und multikulturelle Arbeitsumgebung, die auf Zusammenarbeit und Innovation setzt. Wir fördern die berufliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter durch umfassende Fortbildungsprogramme und moderne Arbeitsräume, die Kreativität und Effizienz unterstützen. Bei uns haben Sie die Möglichkeit, in einem engagierten Team zu arbeiten, das Wert auf ethische Standards und einen serviceorientierten Ansatz legt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive Assistant Legal Operations erhalten könnten
✨Tipp 1: Nutze branchenspezifische Messen
In der Agrartechnik gibt es viele Messen und Veranstaltungen, die dir helfen können, dir ein Netzwerk aufzubauen. Schau dir an, welche Messen in deiner Nähe stattfinden und geh einfach hin. Netzwerken und direkte Gespräche sind oft der Schlüssel zu befristeten Verträgen in dieser Branche!
✨Tipp 2: Werde Teil von Agrar-Communities
Such dir Online-Communities oder lokale Gruppen, die sich mit Agrartechnik beschäftigen. Oft gibt es dort Jobangebote oder wertvolle Tipps von Leuten, die schon in der Branche arbeiten. So kannst du auch direkt ins Gespräch kommen und vielleicht schon bald bei Adecco als Executive Assistant Legal Operations arbeiten.
✨Tipp 3: Praktische Erfahrungen sammeln
Wenn du auf der Suche nach einem befristeten Job in der Agrartechnik bist, versuche praktische Erfahrungen in Form von Praktika oder Werkstudentenstellen zu sammeln. Das zeigt nicht nur deinen Einsatz, sondern macht dich auch für potenzielle Arbeitgeber attraktiver.
✨Tipp 4: Bewirb dich direkt über unsere Website
Wenn es eine spezifische Stelle bei Adecco gibt, die dich interessiert, dann zögere nicht! Strategische Bewerbungen direkt über unsere Website erhöhen deine Chancen, als Executive Assistant Legal Operations wahrgenommen zu werden. Sei proaktiv und zeig deine Begeisterung für die Agrartechnik!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant Legal Operations mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Praktische Fähigkeiten zeigen:In der Agrartechnik sind praktische Fähigkeiten unerlässlich. In deinem Lebenslauf solltest du unbedingt spezielle Kenntnisse hervorheben, wie z.B. den Umgang mit landwirtschaftlichen Maschinen oder spezifische Software, die in der Branche genutzt wird. Wenn du praktische Erfahrungen oder relevante Praktika vorweisen kannst, nutze diese, um deine Eignung zu untermauern!
Portfolio oder Projekterfahrung:Falls du an relevanten Projekten gearbeitet hast, z.B. in einem Praktikum oder während deines Studiums, füge dies in deine Bewerbung ein. Präsentiere konkrete Beispiele dafür, wie du zur Lösung von Problemen in der Agrartechnik beigetragen hast. Ein digitales Portfolio kann hier punkten, wenn du schon eigene Projekte dokumentiert hast.
Motivation für befristete Anstellung:Da es sich um eine befristete Stelle handelt, ist es wichtig, deine Motivation klar darzulegen. Erkläre, warum du diese temporäre Rolle bei Adecco annehmen möchtest und was du in dieser Zeit lernen und erreichen möchtest. Zeige, dass du bereit bist, dich voll einzubringen, auch wenn die Anstellung zeitlich begrenzt ist!
Netzwerk und Kontakte in der Agrarbranche:Falls du Kontakte oder Netzwerke in der Agrar- oder Technikbranche hast, nimm dies auch in deine Bewerbung auf. Das zeigt, dass du gut vernetzt bist und dich aktiv in der Branche bewegst. Erwähne eventuell auch relevante Zertifikate oder Schulungen, die deine Kenntnisse vertiefen und die für Adecco interessant sein könnten.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Adecco vorbereitet
✨Technisches Wissen präsentieren
In der Agrartechnik ist es wichtig, dass wir unser technisches Wissen und Verständnis für verschiedene Maschinen und Technologien zeigen. Bereite dich darauf vor, Fragen zu spezifischen Agrartechniken oder -tools zu beantworten und denke darüber nach, wie du in der Vergangenheit mit diesen Technologien gearbeitet hast.
✨Praktische Beispiele aus der Branche
Hast du bereits Erfahrungen in der Agrartechnik? Bring praktische Beispiele aus deinem Studium oder vorherigen Praktika mit, um zu demonstrieren, dass du die Theorie in der Praxis anwenden kannst. Zeige, wie du Herausforderungen in vergangenen Projekten gemeistert hast und welche Technologien oder Methoden du verwendet hast.
✨Flexibilität und Lernbereitschaft zeigen
Da die Stelle befristet ist, wird das Unternehmen nach jemandem suchen, der schnell lernt und sich an neue Gegebenheiten anpassen kann. Betone in deinem Gespräch deine Bereitschaft, Neues zu lernen und dich rasch in neue Systeme oder Arbeitsweisen einzuarbeiten.
✨Vorbereitung auf projektbasierte Fragen
In der Agrartechnik geht es oft um Projekte, die spezifisch konzipiert und umgesetzt werden müssen. Sei bereit, über Projekte zu sprechen, an denen du beteiligt warst, und erläutere, wie du dazu beigetragen hast, inklusive deiner Rolle und der Technologien, die du eingesetzt hast. Dadurch zeigst du deine praktische Erfahrung und dein Engagement in der Branche.
