Auf einen Blick
- Aufgaben: Verantworte den Büroalltag und unterstütze verschiedene Teams proaktiv.
- Unternehmen: Internationales Unternehmen mit familiärem Arbeitsklima in der Region Zug.
- Vorteile: Gestaltungsspielraum, gute Sozialleistungen und langfristige Perspektive.
- Weitere Informationen: Präsenz vor Ort erforderlich, kein Homeoffice.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte Prozesse aktiv mit.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in einer ähnlichen Rolle.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 4000 - 5000 € pro Monat.
Für unseren Kunden suchen wir eine Persönlichkeit, die Verantwortung gerne übernimmt, mitdenkt und den Büroalltag für andere spürbar erleichtert. Am Standort in der Region Zug arbeiten rund 60 Mitarbeitende in einem persönlichen, vertrauensvollen Umfeld zusammen, eingebettet in ein internationales Unternehmensumfeld. In dieser zentralen Funktion sind Sie Anlaufstelle, verlässliche Konstante und mitgestaltende Kraft zugleich. Die Position wird im Zuge einer frühzeitigen Nachfolgeregelung bewusst neu ausgerichtet und bietet viel Raum, Abläufe pragmatisch weiterzuentwickeln und den Arbeitsalltag aktiv mitzugestalten.
Aufgaben
- Zentrale Drehscheibenfunktion für den Standort mit proaktiver Unterstützung unterschiedlicher Teams sowie der Geschäftsleitung im administrativen Tagesgeschäft.
- Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Workshops, Geschäftsleitungsterminen, internen Anlässen und Apéros inklusive kurzfristiger Unterstützung.
- Sicherstellung eines reibungslosen Office Betriebs mit Verantwortung für Empfang, Telefon, Ordnung, Kantine sowie Infrastruktur und Arbeitsmittel.
- Koordination externer Dienstleister sowie Betreuung von Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten.
- Operative Mitarbeit im HR Tagesgeschäft, insbesondere Datenpflege im HR ERP System, Unterstützung bei Ein- und Austritten, interne Mitteilungen, Korrespondenz mit Behörden sowie Mitarbeit in Projekten.
- Zusammenarbeit mit dem separaten Travel Team inklusive Unterstützung bei Geschäftsreisen sowie Betreuung und Administration des Firmenfahrzeugpools.
- Eigenständiges Erkennen von Handlungsbedarf, kontinuierliches Optimieren von Abläufen und spürbare Entlastung mehrerer Teams durch vorausschauendes Mitdenken.
Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation mit mehrjähriger Berufserfahrung in einer vergleichbaren, breit aufgestellten Koordinations- oder Office-Funktion.
- Sehr hohe Selbstständigkeit, ausgeprägter Ordnungssinn und die Fähigkeit, auch in hektischen Situationen zuverlässig und strukturiert zu arbeiten.
- Hohe Dienstleistungsorientierung, absolute Verlässlichkeit und Diskretion, sodass Aufgaben eigenverantwortlich erledigt werden können, ohne Nachkontrolle.
- Sehr gute IT Fitness mit sicherer Anwendung von MS Office sowie Offenheit gegenüber verschiedenen Tools und Systemen.
- Stilsicheres Deutsch und fliessende Englischkenntnisse in Wort und Schrift aufgrund des internationalen Umfelds.
- Mitdenkende, offene und bodenständige Persönlichkeit mit positiver Ausstrahlung, Teamgeist und dem Wunsch nach einer langfristigen Tätigkeit.
- Bereitschaft, fünf Tage pro Woche am Standort Steinhausen präsent zu sein, da kein Homeoffice vorgesehen ist.
Vorteile
- Vielseitige und verantwortungsreiche Rolle mit grossem Gestaltungsspielraum und der Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten.
- Familiäres, wertschätzendes Arbeitsklima mit kurzen Entscheidungswegen und enger Zusammenarbeit über verschiedene Funktionen hinweg.
- Sorgfältige Einarbeitung im Rahmen einer geplanten Übergabe sowie enge Anbindung an das HR Team.
- Sehr gute Sozialleistungen und ein attraktives Gesamtpaket.
- Langfristige Perspektive in einem stabilen, international eingebetteten Umfeld mit moderner Infrastruktur.
Office Management Mitarbeiter 80% - 100% (a) Arbeitgeber: Adecco
Adecco bietet eine herausfordernde und verantwortungsvolle Position im Office Management, eingebettet in ein familiäres und wertschätzendes Arbeitsumfeld in der Region Zug. Mit kurzen Entscheidungswegen und einem starken Fokus auf Mitarbeiterentwicklung ermöglicht das Unternehmen seinen Angestellten, Prozesse aktiv mitzugestalten und ihre Fähigkeiten in einem internationalen Kontext weiterzuentwickeln. Zudem profitieren die Mitarbeitenden von attraktiven Sozialleistungen und einer langfristigen Perspektive in einem stabilen Umfeld.
StudySmarter Expertenrat🤫
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✨Sei proaktiv!
Wenn du dich für die Stelle als Office Management Mitarbeiter bewirbst, zeig, dass du bereit bist, Verantwortung zu übernehmen. Denk an konkrete Beispiele, wie du in der Vergangenheit Abläufe optimiert hast oder Teams unterstützt hast. Das zeigt, dass du nicht nur mitdenkst, sondern auch handelst!
✨Networking ist alles!
Nutze dein Netzwerk, um mehr über die Firma und die Position zu erfahren. Vielleicht kennst du jemanden, der dort arbeitet oder gearbeitet hat. Ein persönlicher Kontakt kann dir helfen, einen Fuß in die Tür zu bekommen und deine Chancen zu erhöhen.
✨Bereite dich auf das Interview vor!
Mach dir Gedanken über mögliche Fragen, die im Interview gestellt werden könnten. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten am besten präsentieren kannst. Zeig, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und wie du zur Verbesserung des Büroalltags beitragen kannst.
✨Bewirb dich direkt über unsere Website!
Wir empfehlen dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtigen Leute gelangt. Außerdem kannst du dich über weitere offene Stellen informieren, die zu deinem Profil passen könnten.
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Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Zeig in deiner Bewerbung, wer du wirklich bist. Wir suchen eine Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt und mitdenkt. Lass deine individuelle Note durchscheinen!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Ein klarer Aufbau hilft uns, deine Qualifikationen schnell zu erfassen. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Punkte hervorzuheben.
Sprich unsere Sprache!:Nutze in deiner Bewerbung die Sprache aus der Stellenbeschreibung. Das zeigt uns, dass du die Anforderungen verstanden hast und dich mit der Position identifizieren kannst. Sei präzise und direkt!
Bewirb dich über unsere Website!:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell und unkompliziert bei uns ankommt. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Adecco vorbereitet
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. So kannst du gezielt aufzeigen, wie du den Büroalltag für andere erleichtern kannst.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner beruflichen Vergangenheit, in denen du Verantwortung übernommen hast oder proaktiv Probleme gelöst hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Selbstständigkeit und Dienstleistungsorientierung während des Interviews zu demonstrieren.
✨Zeige deine IT-Fitness
Da die Stelle eine hohe IT-Kompetenz erfordert, solltest du dich mit den gängigen Tools und Systemen vertraut machen. Bereite dich darauf vor, Fragen zu deiner Erfahrung mit MS Office und anderen relevanten Programmen zu beantworten. Vielleicht kannst du sogar ein Beispiel nennen, wo du diese Tools effektiv eingesetzt hast.
✨Sei du selbst
Die gesuchte Persönlichkeit ist offen und bodenständig. Zeige während des Interviews deine positive Ausstrahlung und Teamgeist. Sei authentisch und lass deine Begeisterung für die Rolle und das Unternehmen durchscheinen. Das wird dir helfen, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
