Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung im Backoffice und organisiere spannende Projekte.
- Unternehmen: Schnell wachsende Performance-Marketing-Agentur mit Fokus auf E-Commerce und Gesundheitsbrands.
- Vorteile: Wellpass-Mitgliedschaft, Deutschlandticket und moderne KI-gestützte Arbeitsprozesse.
- Weitere Informationen: Flache Hierarchien und viel Gestaltungsspielraum für deine Ideen.
- Warum dieser Job: Übernehme Verantwortung und gestalte aktiv in einem dynamischen Umfeld mit.
- Qualifikationen: Extreme Struktur, hohe Eigenverantwortung und starke Kommunikationsfähigkeit.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 2000 - 2500 € pro Monat.
Wir sind eine schnell wachsende Performance-Marketing-Agentur mit Fokus auf E-Commerce- und Gesundheitsbrands. Unser Alltag ist dynamisch, projektgetrieben und geprägt von vielen parallelen Kundenprojekten, Shootings, Creatives, Influencern und internen Prozessen. Dafür suchen wir eine extrem strukturierte, zuverlässige und proaktive Person, die Ordnung schafft, Verantwortung übernimmt und dafür sorgt, dass Dinge wirklich erledigt werden. Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung zusammen und unterstützt im Bereich Operations, Backoffice und Organisation.
Aufgaben
- Backoffice & Buchhaltung (Priorität)
- Rechnungen sammeln, prüfen und organisieren
- Pflege von DATEV & Lexoffice
- Kommunikation mit Steuerberater
- Fehlende Unterlagen nachverfolgen
- Überblick über offene Rechnungen behalten
- Strukturierung von Dokumenten & Ablagen
- Projektmanagement & Operations
- Organisation von Shootings
- Koordination von UGC-Creatorn & Influencern
- Executive Assistance
- Kalender- und Terminmanagement
- Reiseplanung
- E-Mail-Organisation
- Reminder & Nachverfolgung offener Punkte
- Unterstützung im Recruiting-Prozess
- Team & Kommunikation
- Kommunikation mit externen Partnern
- Teilweise Kundenkommunikation
- Koordination innerhalb des Teams
Qualifikation
- Extreme Struktur & Organisation
- Hohe Eigenverantwortung
- Zuverlässigkeit
- Schnelles Mitdenken
- Starke Kommunikationsfähigkeit
- Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig im Blick zu behalten
- Follow-through: Dinge werden wirklich abgeschlossen
- Idealerweise: Erfahrung im Backoffice, Operations oder als Assistenz
- Erfahrung mit DATEV oder Lexoffice
- Erfahrung mit Projektmanagement-Tools wie ClickUp
- Sicherer Umgang mit Google Workspace
- Gute Englischkenntnisse
Was NICHT zu uns passt
- Chaotische Arbeitsweise
- Langsame Umsetzung
- Ständiger Bedarf an Anleitung
- Vergesslichkeit
- Fehlende Eigeninitiative
- "Ich warte auf Aufgaben"-Mentalität
Wir suchen jemanden, der Verantwortung übernimmt und aktiv mitdenkt.
Benefits
- Wellpass-Mitgliedschaft
- Deutschlandticket
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Hohe Verantwortung & Ownership
- Moderne KI-gestützte Arbeitsprozesse
- Dynamisches und wachstumsorientiertes Umfeld
- Viel Gestaltungsspielraum
- Möglichkeit, langfristig mit der Rolle mitzuwachsen (Vollzeit)
- Spannende Projekte im Bereich Marketing, Content & Social Media
- Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungen
Wir suchen keine klassische Assistenz, sondern jemanden, der Verantwortung übernimmt, Struktur schafft und aktiv mitdenkt. Wenn du organisiert bist, Dinge gerne im Griff hast und Lust hast, in einem schnell wachsenden Umfeld echten Impact zu haben, freuen wir uns auf deine Bewerbung.
Executive Assistant & Operations Support (Teilzeit, 20h) Arbeitgeber: Adshub GmbH
Als schnell wachsende Performance-Marketing-Agentur bieten wir dir die Möglichkeit, in einem dynamischen und projektgetriebenen Umfeld zu arbeiten, in dem deine organisatorischen Fähigkeiten und Eigenverantwortung geschätzt werden. Du profitierst von einer direkten Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, flachen Hierarchien und der Chance, in einem innovativen Team spannende Projekte im Bereich Marketing und Social Media zu gestalten. Unsere Wellpass-Mitgliedschaft und das Deutschlandticket sind nur einige der Benefits, die dir helfen, Arbeit und Freizeit optimal zu verbinden.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive Assistant & Operations Support (Teilzeit, 20h) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, dich mit dem Team oder der Geschäftsführung zu vernetzen, nutze sie. Zeige dein Interesse an der Rolle und stelle Fragen, die deine Motivation und dein Engagement unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine organisatorischen Fähigkeiten und Erfahrungen im Backoffice konkret darstellen kannst. Denk an Beispiele, die zeigen, wie du in der Vergangenheit Verantwortung übernommen hast.
✨Tip Nummer 3
Nutze unser Netzwerk! Wenn du jemanden kennst, der bereits bei uns arbeitet, sprich ihn an. Empfehlungen können oft den entscheidenden Unterschied machen und dir einen Fuß in die Tür verschaffen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Branche! Informiere dich über aktuelle Trends im E-Commerce und Performance-Marketing. Das zeigt, dass du nicht nur die Aufgaben verstehst, sondern auch ein echtes Interesse an unserem dynamischen Umfeld hast.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant & Operations Support (Teilzeit, 20h) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Zeig uns, wer du wirklich bist! Deine Persönlichkeit zählt genauso viel wie deine Qualifikationen. Lass deinen Stil durchscheinen und sei authentisch in deiner Bewerbung.
Struktur ist alles!:Da wir eine strukturierte Person suchen, achte darauf, dass deine Bewerbung klar und übersichtlich ist. Verwende Absätze, Aufzählungen und eine logische Gliederung, um uns zu zeigen, dass du Ordnung schaffst.
Betone deine Erfahrungen!:Wenn du schon Erfahrung im Backoffice oder Operations hast, dann lass es uns wissen! Erzähl uns von konkreten Projekten oder Aufgaben, die du erfolgreich gemeistert hast. Das zeigt uns, dass du die richtige Person für den Job bist.
Bewirb dich über unsere Website!:Wir freuen uns, wenn du dich direkt über unsere Website bewirbst. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung schnell bei uns ankommt und wir sie direkt bearbeiten können!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Adshub GmbH vorbereitet
✨Sei gut vorbereitet
Informiere dich gründlich über die Agentur und ihre Projekte. Verstehe, wie Performance-Marketing funktioniert und welche Rolle E-Commerce- und Gesundheitsbrands spielen. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Struktur ist alles
Bereite deine Unterlagen und Notizen so vor, dass du während des Interviews schnell auf relevante Informationen zugreifen kannst. Zeige, dass du organisiert bist und mehrere Aufgaben gleichzeitig im Blick behalten kannst.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Übe, klar und präzise zu kommunizieren. Sei bereit, Beispiele für deine Kommunikationsfähigkeiten zu geben, insbesondere in Bezug auf die Zusammenarbeit mit externen Partnern oder im Team.
✨Zeige Eigenverantwortung
Bereite konkrete Beispiele vor, in denen du Verantwortung übernommen hast. Erkläre, wie du Probleme gelöst und Projekte erfolgreich abgeschlossen hast. Das wird zeigen, dass du proaktiv und zuverlässig bist.
