Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung in Operations, Backoffice und Projektmanagement.
- Unternehmen: Schnell wachsende Performance-Marketing-Agentur mit Fokus auf E-Commerce und Gesundheitsbrands.
- Vorteile: Wellpass-Mitgliedschaft, Deutschlandticket und hohe Verantwortung.
- Weitere Informationen: Dynamisches Umfeld mit flachen Hierarchien und viel Gestaltungsspielraum.
- Warum dieser Job: Gestalte spannende Projekte und wachse langfristig mit uns.
- Qualifikationen: Extreme Struktur, Zuverlässigkeit und starke Kommunikationsfähigkeiten sind ein Muss.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 2000 - 3000 € pro Monat.
Wir sind eine schnell wachsende Performance-Marketing-Agentur mit Fokus auf E-Commerce- und Gesundheitsbrands. Unser Alltag ist dynamisch, projektgetrieben und geprägt von vielen parallelen Kundenprojekten, Shootings, Creatives, Influencern und internen Prozessen. Dafür suchen wir eine extrem strukturierte, zuverlässige und proaktive Person, die Ordnung schafft, Verantwortung übernimmt und dafür sorgt, dass Dinge wirklich erledigt werden. Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung zusammen und unterstützt im Bereich Operations, Backoffice und Organisation.
Aufgaben
- Backoffice & Buchhaltung (Priorität)
- Rechnungen sammeln, prüfen und organisieren
- Pflege von DATEV & Lexoffice
- Kommunikation mit Steuerberater
- Fehlende Unterlagen nachverfolgen
- Überblick über offene Rechnungen behalten
- Strukturierung von Dokumenten & Ablagen
- Projektmanagement & Operations
- Organisation von Shootings
- Koordination von UGC-Creatorn & Influencern
- Executive Assistance
- Kalender- und Terminmanagement
- Reiseplanung
- E-Mail-Organisation
- Reminder & Nachverfolgung offener Punkte
- Unterstützung im Recruiting-Prozess
- Team & Kommunikation
- Kommunikation mit externen Partnern
- Teilweise Kundenkommunikation
- Koordination innerhalb des Teams
Qualifikation
Das bringst du mit:
- Extreme Struktur & Organisation
- Hohe Eigenverantwortung
- Zuverlässigkeit
- Schnelles Mitdenken
- Starke Kommunikationsfähigkeit
- Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig im Blick zu behalten
- Follow-through: Dinge werden wirklich abgeschlossen
Idealerweise:
- Erfahrung im Backoffice, Operations oder als Assistenz
- Erfahrung mit DATEV oder Lexoffice
- Erfahrung mit Projektmanagement-Tools wie ClickUp
- Sicherer Umgang mit Google Workspace
- Gute Englischkenntnisse
Was NICHT zu uns passt:
- Chaotische Arbeitsweise
- Langsame Umsetzung
- Ständiger Bedarf an Anleitung
- Vergesslichkeit
- Fehlende Eigeninitiative
- „Ich warte auf Aufgaben“-Mentalität
Benefits
- Wellpass-Mitgliedschaft
- Deutschlandticket
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Hohe Verantwortung & Ownership
- Moderne KI-gestützte Arbeitsprozesse
- Dynamisches und wachstumsorientiertes Umfeld
- Viel Gestaltungsspielraum
- Möglichkeit, langfristig mit der Rolle mitzuwachsen (Vollzeit)
- Spannende Projekte im Bereich Marketing, Content & Social Media
- Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungen
Wir suchen keine klassische Assistenz, sondern jemanden, der Verantwortung übernimmt, Struktur schafft und aktiv mitdenkt. Wenn du organisiert bist, Dinge gerne im Griff hast und Lust hast, in einem schnell wachsenden Umfeld echten Impact zu haben, freuen wir uns auf deine Bewerbung.
Executive Assistant & Operations Support (Teilzeit, 20h) Arbeitgeber: Adshub
Als schnell wachsende Performance-Marketing-Agentur bieten wir dir die Möglichkeit, in einem dynamischen und projektgetriebenen Umfeld zu arbeiten, in dem du direkt mit der Geschäftsführung zusammenarbeitest. Unsere flachen Hierarchien und modernen, KI-gestützten Arbeitsprozesse fördern eine Kultur der Eigenverantwortung und des kreativen Mitdenkens, während unsere Benefits wie die Wellpass-Mitgliedschaft und das Deutschlandticket dir zusätzliche Anreize bieten. Hier hast du die Chance, deine Fähigkeiten in einem spannenden Bereich weiterzuentwickeln und langfristig mit uns zu wachsen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive Assistant & Operations Support (Teilzeit, 20h) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, in einem Vorstellungsgespräch Fragen zu stellen, nutze diese Chance, um zu zeigen, dass du wirklich interessiert bist. Frag nach den Projekten, an denen du arbeiten würdest, und wie du das Team unterstützen kannst.
✨Tip Nummer 2
Zeig deine Organisationstalente! Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele aus deiner Vergangenheit zu teilen, wo du Struktur geschaffen und Verantwortung übernommen hast. Das wird dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
✨Tip Nummer 3
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die in der Branche arbeiten oder sogar bei uns sind. Empfehlungen können oft Türen öffnen, die sonst geschlossen bleiben würden. Und vergiss nicht, dich über unsere Website zu bewerben!
✨Tip Nummer 4
Bleib flexibel und anpassungsfähig! In einem dynamischen Umfeld wie unserem ist es wichtig, schnell auf Veränderungen reagieren zu können. Zeig, dass du bereit bist, neue Herausforderungen anzunehmen und mit uns zu wachsen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant & Operations Support (Teilzeit, 20h) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei strukturiert und präzise:Wir wissen, dass du organisiert bist! Achte darauf, dass deine Bewerbung klar strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um deine Erfahrungen und Fähigkeiten übersichtlich darzustellen.
Zeige Eigenverantwortung:In deiner Bewerbung solltest du Beispiele anführen, die zeigen, wie du Verantwortung übernommen hast. Das kann in früheren Jobs oder Projekten gewesen sein. Wir suchen jemanden, der Dinge wirklich abschließt!
Kommunikation ist der Schlüssel:Starke Kommunikationsfähigkeiten sind uns wichtig. Achte darauf, dass dein Anschreiben freundlich und professionell ist. Zeige, dass du in der Lage bist, klar und effektiv zu kommunizieren – sowohl schriftlich als auch mündlich.
Bewirb dich über unsere Website:Um sicherzustellen, dass wir deine Bewerbung schnell und effizient bearbeiten können, bewirb dich bitte direkt über unsere Website. So können wir dich besser kennenlernen und du erhöhst deine Chancen auf ein persönliches Gespräch!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Adshub vorbereitet
✨Sei gut vorbereitet!
Informiere dich über die Agentur und ihre Projekte. Schau dir an, welche E-Commerce- und Gesundheitsbrands sie unterstützen. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Struktur ist alles!
Bereite deine Unterlagen ordentlich vor. Bring einen Lebenslauf, relevante Zeugnisse und Notizen mit, die deine Erfahrungen im Backoffice und Projektmanagement unterstreichen. Zeige, dass du organisiert bist!
✨Kommunikation ist der Schlüssel!
Übe, wie du deine Kommunikationsfähigkeiten präsentieren kannst. Sei bereit, Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit externen Partnern oder im Team kommuniziert hast. Das wird dir helfen, deine starke Kommunikationsfähigkeit zu demonstrieren.
✨Zeige Eigenverantwortung!
Bereite konkrete Beispiele vor, in denen du Verantwortung übernommen hast. Erkläre, wie du Dinge abgeschlossen hast und wie du mehrere Projekte gleichzeitig im Blick behältst. Das wird zeigen, dass du die richtige Einstellung für die Rolle hast.
