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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die freundliche Stimme am Empfang und organisiere den Büroalltag.
- Arbeitgeber: Advancis Software & Services ist ein führendes Unternehmen in Sicherheitstechnik und Gebäudeautomation.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Home-Office und zahlreiche Gesundheitsangebote.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams mit flachen Hierarchien und viel Raum für persönliche Entwicklung.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung oder Erfahrung im Office-Bereich sowie gute MS Office-Kenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Wir bieten eine moderne Arbeitsumgebung und fördern Eigenverantwortung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Advancis Software & Services GmbH mit Firmensitz in Langen entwickelt seit über 30 Jahren erfolgreich Softwarelösungen. Als weltweit agierendes Unternehmen sind wir Marktführer im Bereich der Sicherheitstechnik und Gebäudeautomation. Unsere Software wird in über 70 Ländern zur Visualisierung und Steuerung in den unterschiedlichsten Bereichen eingesetzt. Als Mitarbeiter wächst Du bei uns schnell in eine verantwortliche Position und hast die Möglichkeit Dich bei der Gestaltung von Produkt und Unternehmen einzubringen. Für unseren Standort Langen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Team Assistant – Office Management & Services (m/w/x).
Du bist die freundliche Stimme am Empfang und der erste Kontakt zu Kunden, Lieferanten sowie Ansprechpartner für unsere Mitarbeiter – zuverlässig und organisiert. Du kümmerst dich um Post & Korrespondenz, betreust Buchhaltungsfragen, unterstützt bei Rechnungen & Reiseplanungen und sorgst für einen top organisierten Büroalltag.
- Empfang & Kommunikation
- Freundliche Begrüßung von Besuchern, Anrufen und Gästen
- Empfangen & Weiterleiten von Post und Paketen
- Administration des Inventars, Bestellung von Büromaterial & Pflege der Bürobereiche
- Pflege von Besuchs-, Kunden- und Schulungsdaten
- Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung (Rechnungen, Mahnwesen, Barkasse)
- Tägliche Vor- und Nachbereitung der Besprechungsräume – Sauberkeit & Sorgsamkeit
- Kommunikation mit Schulungsinteressenten
- Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen
- Vorbereitung von Schulungsunterlagen & Räumen
- Planung & Organisation von Reisen
- Nachbereitung von Events
Abgeschlossene Ausbildung (kaufmännisch oder vergleichbar) oder Berufserfahrung im Office/Admin-Bereich. Hohe Kommunikations- & Organisationsfähigkeiten. Spaß an Service, Datenpflege und Multitasking. Selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise. Sicherer Umgang mit MS Office/Outlook. Idealerweise erste Buchhaltungskenntnisse. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
Modernes, attraktives Arbeitsumfeld. Eine offene und dynamische Unternehmenskultur. Spannende Aufgaben im hochmotivierten Team. Vielseitige Entwicklungsperspektiven, Förderung der fachlichen und persönlichen Qualifikation. Ein attraktives Vergütungspaket mit Beteiligung am Unternehmenserfolg. Flexible Arbeitszeiten und Home-Office Regelung. Betriebliche Krankenversicherung und -Altersvorsorge. Weitere Benefits wie Fitness, Massage, Yoga, JobRad und mehr.
Als Unternehmen sind wir in vielerlei Hinsicht anders und gehen oft unkonventionelle Wege. Flache Hierarchien, Eigenverantwortung und offene Kommunikation schaffen bei uns eine besondere familiäre und freundschaftliche Atmosphäre. In modernster Arbeitsumgebung bist du Teil eines hochmotivierten Teams und internationalen Netzwerks. Wir haben Spaß am gemeinsamen Erfolg. Wir freuen uns, dich kennenzulernen!
Kontaktperson:
Advancis Software & Services GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Team Assistant – Office Management & Services
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die bereits in der Branche arbeiten oder sogar bei Advancis Software & Services. Oftmals können persönliche Empfehlungen den Unterschied machen und dir einen Fuß in die Tür verschaffen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich über die Unternehmenskultur und die Produkte von Advancis informierst. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du zur Vision des Unternehmens beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten während des gesamten Bewerbungsprozesses. Sei freundlich und professionell in allen Interaktionen, sei es per E-Mail oder am Telefon. Dies zeigt, dass du die richtige Einstellung für die Rolle als Team Assistant hast.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Organisationsfähigkeiten, indem du Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung teilst, wo du erfolgreich multitaskingfähig warst. Dies kann in einem Gespräch oder sogar in einer kurzen Nachricht an den Recruiter geschehen, um dein Interesse zu unterstreichen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Team Assistant – Office Management & Services
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die Advancis Software & Services GmbH. Besuche ihre Website, um mehr über die Unternehmenskultur, Produkte und Dienstleistungen zu erfahren.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten sowie deine Erfahrung im Office-Management.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für die Stelle bist. Gehe auf deine Freude am Service und Multitasking ein und zeige, wie du zur Teamdynamik beitragen kannst.
Korrekturlesen: Lass deine Bewerbungsunterlagen von jemandem Korrektur lesen, um sicherzustellen, dass sie fehlerfrei sind. Achte besonders auf Grammatik und Rechtschreibung, da dies einen professionellen Eindruck hinterlässt.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Advancis Software & Services GmbH vorbereitest
✨Sei gut vorbereitet
Informiere dich über die Advancis Software & Services GmbH und deren Produkte. Verstehe die Rolle des Team Assistants und überlege dir, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen dazu passen.
✨Kommunikationsfähigkeiten zeigen
Da die Position viel Kundenkontakt erfordert, solltest du während des Interviews deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Übe, freundlich und klar zu sprechen, und zeige, dass du ein guter Zuhörer bist.
✨Multitasking-Fähigkeiten betonen
Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zum Multitasking demonstrieren. Zeige, wie du in der Vergangenheit mehrere Aufgaben gleichzeitig erfolgreich gemeistert hast, um deine Eignung für die Rolle zu unterstreichen.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und dem Unternehmen. Frage nach den Herausforderungen, die das Team aktuell hat, oder nach den Möglichkeiten zur Weiterbildung.
