Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze Führungskräfte mit administrativen Aufgaben und organisiere Meetings und Reisen.
- Arbeitgeber: Dynamisches Unternehmen mit einem engagierten Admin-Team.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, internationale Zusammenarbeit und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Andere Informationen: Spannende Events und die Möglichkeit, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines wachsenden Unternehmens und arbeite eng mit Führungskräften zusammen.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in der Büroorganisation und fließende Sprachkenntnisse in Englisch, Französisch und Deutsch.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Als Mitglied unseres Admin-Teams sind die Aufgaben des Executive Assistant, Corporate Secretary, die professionelle und fehlerfreie Unterstützung eines engagierten Senior Managers und/oder C-Suite Executives sowie die Tätigkeit als Corporate Secretary für mehrere Schweizer Rechtseinheiten. Diese Position ist verantwortlich für die Bereitstellung aller administrativen Unterstützung für die zugewiesenen Manager.
Die echte Herausforderung dieser Rolle besteht darin, mit dem schnellen Leben eines ständig wachsenden Hauptsitzes umzugehen, wo lokale und ausländische Manager zeitnahe, effiziente und sofortige Lösungen benötigen. Der Executive Assistant muss als Mitglied eines lokalen und nationalen Assistententeams arbeiten, daher sind tägliche Zusammenarbeit, Informationsaustausch und Updates erforderlich, um eine fehlerfreie Unterstützung für die Senior Manager sicherzustellen.
Die Position ist auch verantwortlich für die Bereitstellung genauer und zeitgerechter Corporate Secretariat Unterstützung für mehrere Schweizer Rechtseinheiten. Der EA wird an Vorstandssitzungen (auf Anfrage) teilnehmen und für das Protokollieren der Sitzungen, das Registrieren von Änderungen im Handelsregister, die Zusammenarbeit mit externen Anwaltskanzleien und internen Rechtsberatern sowie die Aktualisierung der internen Blueprint-Datenbank verantwortlich sein.
Verantwortlichkeiten und Aufgaben:- Als Ansprechpartner zwischen den Führungskräften und internen/externalen Kunden fungieren
- Aufgaben wie Anrufe entgegennehmen, Nachrichten übermitteln und Korrespondenz weiterleiten
- Anfragen und Anfragen angemessen bearbeiten
- Terminkalender führen, Meetings und Termine organisieren und Erinnerungen bereitstellen
- Reisevorbereitungen treffen
- Meetings und Vorstandssitzungen besuchen, Protokolle führen, Änderungen bei den relevanten Handelsregistern registrieren, Blueprint nach Bedarf aktualisieren
- Berichte, Präsentationen und Briefings erstellen
- Ein effizientes Dokumentations- und Ablagesystem entwickeln und durchführen
- Den Kalender der zugewiesenen Führungskräfte verwalten
- Geschäftliche sowie persönliche Unterstützung für Manager bereitstellen, falls erforderlich (z.B. Präsentationen gemäß unseren Standards konsolidieren, Informationen durch Transkribieren, Formatieren, Eingeben, Bearbeiten, Abrufen, Kopieren und Übertragen von Text, Daten und Grafiken produzieren)
- Professionelle und unterhaltsame Veranstaltungen sowohl im Land als auch an anderen europäischen Standorten organisieren und verwalten (in Zusammenarbeit mit unserem internationalen Assistententeam)
Diese Rolle erfordert eine Person, die flexibel in ihren Arbeitszeiten sein kann und auf Anfrage außerhalb der Bürozeiten verfügbar ist.
Qualifikationen:- Starke MS Office Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint)
- Fließend in Englisch, Französisch und Deutsch zwingend erforderlich. Italienisch ist von Vorteil
- Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in mehreren Sprachen
- Außergewöhnliche organisatorische und Priorisierungsfähigkeiten zur Verwaltung mehrerer Aufgaben
- Fortgeschrittene analytische, problemlösende und entscheidungsfindende Fähigkeiten mit hoher Detailgenauigkeit
- Fähigkeit, starke Beziehungen zu Führungskräften, Anbietern und Dienstleistern aufrechtzuerhalten
Executive Assistant, Corporate Secretary Arbeitgeber: Affidea SA
Kontaktperson:
Affidea SA HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant, Corporate Secretary
✨Tipp Nummer 1
Netzwerken ist der Schlüssel! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit Leuten aus der Branche in Kontakt zu treten. Lass uns wissen, wenn du Hilfe beim Erstellen eines ansprechenden Profils brauchst!
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, indem du häufige Fragen übst und deine Antworten klar und präzise formulierst. Wir können dir helfen, typische Fragen zu finden und deine Antworten zu verfeinern!
✨Tipp Nummer 3
Sei proaktiv! Wenn du eine interessante Stelle siehst, bewirb dich direkt über unsere Website. Warte nicht darauf, dass die perfekte Gelegenheit zu dir kommt – mach den ersten Schritt!
✨Tipp Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in Gesprächen. Die Rolle als Executive Assistant erfordert oft schnelles Handeln und Problemlösungsfähigkeiten. Lass uns gemeinsam deine besten Beispiele dafür herausarbeiten!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant, Corporate Secretary
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach authentischen Menschen, die zu unserem Team passen. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert!
Pass auf die Details auf!: Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Nimm dir die Zeit, alles sorgfältig zu überprüfen, bevor du es abschickst.
Mach es konkret!: Verwende konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, um deine Fähigkeiten zu belegen. Erzähl uns von Situationen, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten oder deine Kommunikationsstärke unter Beweis gestellt hast.
Bewirb dich über unsere Website!: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell und unkompliziert bei uns ankommt. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Affidea SA vorbereitest
✨Mach dich mit der Unternehmensstruktur vertraut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir die Zeit nehmen, die Struktur des Unternehmens und die Rolle der Führungskräfte zu verstehen. Informiere dich über die C-Suite-Executives, mit denen du arbeiten würdest, und über die spezifischen rechtlichen Entitäten, für die du als Corporate Secretary verantwortlich sein würdest.
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und deinem Umgang mit administrativen Aufgaben. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner Vergangenheit, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und Problemlösung zeigen.
✨Zeige deine Sprachkenntnisse
Da fließende Sprachkenntnisse in Englisch, Französisch und Deutsch gefordert sind, sei bereit, in diesen Sprachen zu kommunizieren. Du könntest gebeten werden, eine kurze Vorstellung oder ein Beispiel in einer dieser Sprachen zu geben, also übe das vorher!
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Rolle viel Organisation erfordert, bringe Beispiele dafür mit, wie du in der Vergangenheit mehrere Aufgaben gleichzeitig verwaltet hast. Zeige, dass du in der Lage bist, Prioritäten zu setzen und unter Druck zu arbeiten, um den Anforderungen eines dynamischen Umfelds gerecht zu werden.