Executive Assistant (m/f/d)

Über uns

Agile Robots SE ist ein internationales High-Tech-Unternehmen mit Sitz in München, Deutschland, und einem Produktionsstandort in Kaufbeuren mit mehr als 2300 Mitarbeitern weltweit. Unsere Mission ist es, die Lücke zwischen künstlicher Intelligenz und Robotik zu schließen, indem wir Systeme entwickeln, die modernste Kraft-Moment-Sensorik und führende Bildverarbeitungstechnologie kombinieren. Diese einzigartige Kombination von Technologien ermöglicht es uns, benutzerfreundliche und erschwingliche Roboterlösungen anzubieten, die eine intelligente Präzisionsmontage ermöglichen. Dies wird durch unsere Mitarbeiter möglich, die jeden Tag mit Kreativität und Begeisterung ihr Bestes geben. Werden Sie Teil dieses Teams und gestalten Sie die Zukunft der Robotik mit uns!

Wir sind stolz auf unsere Vielfalt und freuen uns über Ihre Bewerbung, unabhängig von Geschlecht und sexueller Identität, Nationalität, Ethnie, Religion, Alter oder Behinderung.

Über die Rolle

Wir suchen einen Executive Assistant (m/w/d), der das operative und koordinative Support für das Executive Office bereitstellt, einschließlich Kalenderverwaltung, Stakeholder-Kommunikation, Dokumentenmanagement sowie Reise- und Veranstaltungslogistik.

Ihre Verantwortlichkeiten

• Kalenderverwaltung: Verwaltung komplexer exekutiver Kalender, einschließlich der Planung über Zeitzonen hinweg, Schutz der Fokuszeit und Aufrechterhaltung eines funktionalen Zeitplans unter konkurrierenden Anforderungen.
• Stakeholder-Kommunikation: Als primärer Ansprechpartner für das Executive Office fungieren und Anfragen von internen Teams und externen Parteien, einschließlich Regierungsvertretern und Geschäftsdelegierten, professionell und mit angemessener Diskretion bearbeiten.
• Dokumentenmanagement: Überwachung des Dokumentenunterzeichnungs- und Genehmigungsprozesses, um Genauigkeit, Vertraulichkeit und fristgerechte Fertigstellung sicherzustellen.
• Reisekoordination: Verwaltung aller Aspekte internationaler Geschäftsreisen, einschließlich Flügen, Hotels, Visadokumentation, Reisevorbereitung und Logistik vor Ort.
• Veranstaltungs- & Besuchsunterstützung: Koordination administrativer und logistischer Unterstützung für Unternehmensveranstaltungen, Messen und Besuche von Führungskräften, einschließlich Materialien, Stakeholder-Koordination und Empfang von besuchenden Führungskräften am Hauptsitz.
• Spesenabrechnung: Bearbeitung der Vorbereitung und Einreichung von Spesenberichten gemäß den Unternehmensrichtlinien, um genaue Aufzeichnungen und zeitnahe Erstattungen sicherzustellen.
• Operative Unterstützung: Bearbeitung alltäglicher praktischer Aufgaben, um das Executive Office reibungslos zu führen, einschließlich der Verwaltung von Lieferungen, Postläufen und Vor-Ort-Besorgungen nach Bedarf.

Wesentliche Fähigkeiten

• Hintergrund: Abgeschlossene Berufsausbildung oder Studium im Bereich Büromanagement, Betriebswirtschaft, Exekutivassistenz oder einem vergleichbaren Bereich.
• Erfahrung: 2-3 Jahre in einer Rolle als Exekutivassistent, Managementassistent oder vergleichbarem operativen Unterstützungsbereich mit stakeholderorientierten Verantwortlichkeiten.
• Organisatorisch: Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere gleichzeitige Anforderungen genau zu verwalten, einschließlich Planung, Logistik und Dokumentenkoordination, ohne enge Aufsicht.
• Diskretion: Vertrautheit im Umgang mit vertraulichen Dokumenten, sensiblen Kommunikationen und externen Kontakten, die professionelles Urteilsvermögen erfordern.
• Sprachkenntnisse: Fließend in Deutsch und Englisch, schriftlich und mündlich.

Wünschenswerte Fähigkeiten

• Veranstaltungslogistik: Vorherige Erfahrung in der Koordination von Messen, Unternehmensveranstaltungen oder Besuchen von Führungskräften, einschließlich Materialmanagement und Koordination mehrerer Stakeholder.
• Internationale Reisen: Praktische Erfahrung mit der Bearbeitung von Visa und der Planung von internationalen Reiserouten über verschiedene Regionen hinweg.
• Führerschein: Gültiger Führerschein für gelegentliche operative Unterstützungsbedarfe.

Was wir bieten

• Dynamisches High-Tech-Unternehmen kombiniert mit finanzieller Solidität und erstklassigen Investoren.
• Teil eines interdisziplinären, internationalen Teams mit über 60 verschiedenen Nationalitäten in einem kollaborativen Arbeitsumfeld.
• Viele Entwicklungsmöglichkeiten im Rahmen unseres kontinuierlichen Wachstums.
• Herausfordernde Aufgaben und wirkungsvolle Projekte neben Experten, die berufliches und persönliches Wachstum ermöglichen.
• Corporate Benefits Programm, das Gesundheit, Mobilität und Lernen mit 100 € netto pro Monat abdeckt.
• Moderne Büroeinrichtungen mit einer Dachterrasse mit Blick auf München, kostenlosen Getränken und Früchten sowie regelmäßigen Unternehmensveranstaltungen tragen zu einem guten Arbeitsumfeld bei.