On-Site Enterprise Scheduling Coordinator m/f/d in Freiburg im Breisgau

Agilent inspiriert und unterstützt Entdeckungen, die zur Verbesserung der Lebensqualität beitragen. Wir versorgen Labore in den Bereichen Life Sciences, Diagnostik und angewandte Märkte weltweit mit Instrumenten, Dienstleistungen, Verbrauchsmaterialien, Anwendungen und Fachwissen. Agilent ermöglicht Kundinnen und Kunden, die gesuchten Antworten und Erkenntnisse zu gewinnen, damit sie sich auf das konzentrieren können, was sie am besten können: die Welt um uns herum zu verbessern.

Agilent arbeitet mit einem führenden biopharmazeutischen Unternehmen mit Sitz in Freiburg zusammen und besetzt die zentrale und dynamische Position eines standortgebundenen Enterprise Scheduling Coordinator (m/f/d) - (ESC).

Ziele der Position

• Agilent Technologies repräsentieren und an einem dynamischen, schnelllebigen Pharmastandort ein hohes Maß an Kundenzufriedenheit sicherstellen.
• Servicetechniker externer Dienstleister für Wartungsarbeiten am Standort effektiv koordinieren.
• Einen detaillierten Serviceplan verwalten und aktualisieren.
• Mit internen und externen Ansprechpartnern partnerschaftlich zusammenarbeiten.
• Vertraglich vereinbarte Reaktionszeiten, Eskalationen und Kundenanforderungen wirksam steuern.
• Erfolgreiche Kundenbeziehungen aufbauen, Kundenanforderungen priorisieren und Kundinnen und Kunden über Terminänderungen informieren.
• Zeitpläne und wichtige Entscheidungen gemeinsam mit dem Kunden überprüfen.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Servicekoordination: Serviceeinsätze gemäß Standortplanung organisieren und die zugehörigen Standards, Ersatzteile, IT-Anfragen sowie weitere Voraussetzungen für eine erfolgreiche Durchführung steuern.
• Betreuung von externen Dienstleistern: Anmeldung, Einweisung und Schulung von externen Servicetechnikern.
• Erste Ansprechperson für den Kunden bei Fragen zur Terminplanung oder zu betrieblichen Abläufen sein.
• Tägliche administrative Aufgaben übernehmen, darunter Angebotsanfragen, das Anlegen von Bestellungen und die Kostenabstimmung. Kosten außerhalb des vereinbarten Leistungsumfangs nachverfolgen und regelmäßig an den Account Manager berichten.
• An operativen Telefonkonferenzen und Kundenterminen teilnehmen sowie ein hohes E-Mail-Aufkommen bearbeiten.
• Kundenanlagen verwalten und die Richtigkeit der Bestandslisten sicherstellen. Neue Instrumente aufnehmen, Instrumente entfernen und Änderungen am vereinbarten Bestand pflegen.
• Leistungskennzahlen überwachen und sicherstellen, dass Wartungs- und Reparaturanfragen innerhalb der mit dem Kunden vereinbarten Frist und mit möglichst geringer Beeinträchtigung der Aktivitäten vor Ort abgeschlossen werden.
• Mit Planungsanwendungen wie SAP CRM und Smartsheet arbeiten.
• Als Teammitglied handeln und Engagement für die Position sowie für die Kundenzufriedenheit zeigen.
• Reparaturanfragen steuern und die Ausfallzeit von Instrumenten minimieren.
• Die Einhaltung des Zeitplans für geplante präventive Wartungen proaktiv überwachen.
• Den Versand und die Nachverfolgung von Instrumenten außerhalb des Standorts steuern.
• Daten zu Beständen, Servicekennzahlen, Zeitplänen und Kosten auf hohem Qualitätsniveau verwalten.
• Prüfung und Dokumentation der Serviceberichte von Dienstleistern.
• Probleme im Zusammenhang mit Serviceaktivitäten erkennen, bewerten und eskalieren.

Anforderungsprofil und Kernkompetenzen

• Abgeschlossene Ausbildung oder Hochschulabschluss; eine naturwissenschaftliche oder kaufmännische Qualifikation ist von Vorteil.
• Ausgeprägte Teamorientierung, Eigenverantwortung und die Bereitschaft, Kolleginnen und Kollegen mit einer positiven Haltung zu unterstützen.
• Fähigkeit, mit kurzfristigen Prioritätsänderungen umzugehen.
• Nachgewiesene Problemlösungs- und Multitasking-Fähigkeiten.
• Gute Planungs-, Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sowie die Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und Fristen einzuhalten.
• Fähigkeit, Anfragen von Kundinnen, Kunden und Dienstleistern telefonisch, per E-Mail und persönlich zu bearbeiten.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten sowie wirksame zwischenmenschliche und funktionsübergreifende Zusammenarbeit mit Teammitgliedern, Kundinnen, Kunden und relevanten Stakeholdern.
• Fähigkeit, mit begrenzter Unterstützung durch die Führungskraft selbstständig zu arbeiten.
• Kenntnisse in Planungs- und Verwaltungstools, insbesondere SAP und Smartsheet, sind von Vorteil.
• Nachgewiesene verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Bereitschaft und Begeisterung für kontinuierliche Weiterbildung und Entwicklung.

Was wir dir bieten:

Eine auf 2 Jahre befristete, anspruchsvolle Vollzeitstelle in Freiburg (on-site) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen. Ein offenes, bunt gemischtes und motiviertes Team freut sich auf ein neues Teammitglied. Dich erwarten vielfältige Angebote zur individuellen Weiterbildung, ein offenes Arbeitsumfeld im Netzwerk einer internationalen Firma sowie attraktive Sozialleistungs- und Vergütungspakete. Agilent bietet allen Mitarbeitenden weltweite Kernleistungen – darüber hinaus profitieren Mitarbeitende in Deutschland u. a. vom Agilent Ergebnisbonus, einer Lebensversicherung, Altersvorsorge, Gesundheitsleistungen sowie einem Mitarbeiterunterstützungsprogramm.