Auf einen Blick
- Aufgaben: Effizientes Office Management und professionelle Betreuung von Gästen sowie die Bearbeitung der gesamten Korrespondenz.
- Unternehmen: Das Unternehmen bietet ein modernes, innovationsorientiertes Umfeld mit einem kollaborativen Team.
- Vorteile: Exklusive Mitarbeiterrabatte, Firmenfitness und eine betriebliche Krankenversicherung, vollständig vom Arbeitgeber finanziert.
- Weitere Informationen: Wünschenswert sind Kenntnisse in Buchhaltungssoftware wie DATEV oder Lexware.
- Warum dieser Job: Gestalten Sie abwechslungsreiche Aufgaben in einem agilen Arbeitsumfeld mit viel Gestaltungsspielraum.
- Qualifikationen: Erforderlich ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Ihre Aufgaben
- Effizientes Office Management:
- Professioneller Empfang und die Betreuung von Gästen, Geschäftspartnern und Behördenvertretern
- Selbstständige und proaktive Bearbeitung der gesamten Korrespondenz (Eingangs- und Ausgangspost, E-Mails)
- Koordination und Verwaltung von Terminen, Konferenzräumen sowie die Organisation von Dienstreisen
- Erstellung und formvollendete Gestaltung von Korrespondenz, Protokollen, Berichten und Präsentationen
- Strukturierte Pflege und Organisation digitaler und physischer Ablagesysteme sowie des Dokumentenmanagements
- Schnittstellenfunktion und erste Anlaufstelle für die Geschäftsführung und externe Partner
- Kompetente kaufmännische Unterstützung:
- Vorbereitung, sorgfältige Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen unter Sicherstellung der sachlichen Richtigkeit
- Erstellung von Ausgangsrechnungen und Angeboten in enger Abstimmung mit der Projektleitung
- Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung und die Kommunikation mit unserem Steuerberater
- Pflege von Stammdaten, Lieferantenakten und vertraglichen Unterlagen
- Überwachung von Zahlungsein- und -ausgängen sowie die Fristenkontrolle
- Mitarbeit bei der Erstellung von Kostenauswertungen, Monatsübersichten und internen Reports
Ihr Profil
- Erforderlich:
- Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokaufmann / Bürokauffrau, Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann / Industriekauffrau oder eine vergleichbare Qualifikation
- Sicherer und routinierter Umgang mit den MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (verhandlungssicher)
- Ausgeprägte Organisationsstärke und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig strukturiert zu priorisieren
- Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Professionelles und freundliches Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
- Eigeninitiative und die Bereitschaft, Prozesse aktiv mitzugestalten und zu verbessern
- Teamfähigkeit gepaart mit der Fähigkeit zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten
- Ein sorgfältiger, zahlenaffiner Arbeitsstil, insbesondere bei der Rechnungsprüfung und Abrechnung
- Wünschenswert:
- Berufserfahrung im Assistenz- oder kaufmännischen Bereich, idealerweise in einem Dienstleistungs- oder Beratungsunternehmen
- Kenntnisse in gängiger Buchhaltungs- oder ERP-Software (z. B. DATEV, Lexware oder ähnlich)
- Weiterbildungen im Bereich Buchhaltung, Controlling oder Sekretariatsmanagement
- Kenntnisse in MS Teams und SharePoint
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Warum wir?
- Abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Gestaltungsspielraum sowie individuelle Förderung und Karriereentwicklung
- Vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten im Rahmen unseres Karriereprogramms
- Kollaboratives und motiviertes Team - standortübergreifende Zusammenarbeit, regelmäßige Teamevents und After-Work-Aktivitäten
- Agiles und digitalisiertes Arbeiten in einem modernen, innovationsorientierten Umfeld
- Exklusive Mitarbeiterrabatte über Corporate Benefits bei bekannten Marken aus Mode, Reisen, Freizeit, Wohnen u. v. m.
- Firmenfitness mit einem Zugang zu Tausenden von Sport- und Wellnessangeboten
- Bikeleasing für eine nachhaltige und gesunde Mobilität mit Ihrem persönlichen Dienstrad
- Betriebliche Krankenversicherung - vollständig vom Arbeitgeber finanziert, ohne Gesundheitsprüfung
- Betriebliche Altersvorsorge mit attraktivem Arbeitgeberzuschuss von bis zu 50 %
- Leistungsgerechte Vergütung und echte Wertschätzung Ihrer Arbeit
Bürokauffrau / Bürokaufmann (all genders) Arbeitgeber: ai Consult GmbH
Arbeiten Sie in einem modernen Büro mit einem motivierten Team und genießen Sie zahlreiche Weiterbildungsangebote. Das Unternehmen fördert individuelle Karriereentwicklung und bietet exklusive Mitarbeiterrabatte sowie Firmenfitness an.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Bürokauffrau / Bürokaufmann (all genders) erhalten könnten
✨Mach mit bei E-Learning-Events!
Such nach Konferenzen oder Webinaren, die sich mit E-Learning und digitaler Bildung beschäftigen. Dort kannst du nicht nur neue Trends erfahren, sondern auch mit Branchenexperten ins Gespräch kommen und eventuell Kontakte knüpfen, die dir bei ai Consult GmbH helfen können.
✨Engagiere dich in Online-Communities
Schau dir Foren und soziale Medien an, die sich mit E-Learning beschäftigen, wie z.B. LinkedIn-Gruppen oder Facebook-Communities. Poste Fragen oder teile deine Meinungen – so bekommst du nicht nur Sichtbarkeit, sondern auch wertvolle Insights und vielleicht sogar direkte Jobangebote.
✨Nutze deine Unis Ressourcen
Wenn du gerade studierst oder frisch von der Uni kommst, vergiss nicht, die Karrierezentren und Alumni-Netzwerke deiner Hochschule zu nutzen. Diese Ressourcen können dir helfen, Stellenangebote in der E-Learning-Branche zu finden, speziell bei Unternehmen wie ai Consult GmbH.
✨Direkt bewerben bei ai Consult GmbH!
Wir bei StudySmarter wissen, wie wichtig es ist, den direkten Draht zu suchen. Bewirb dich auf unserer Website und nutze die Möglichkeit, dein Interesse an Bürokauffrau / Bürokaufmann (all genders) klar und direkt zu zeigen. So bist du einen Schritt näher dran, Teil unseres Teams zu werden!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Bürokauffrau / Bürokaufmann (all genders) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige dein Interesse an digitaler Bildung:In deiner Bewerbung solltest du klar machen, warum du Leidenschaft für e-Learning und digitale Bildung hast. Vielleicht hast du bereits Erfahrungen mit Online-Lernplattformen gemacht oder selbst digitale Bildungsprojekte initiiert? Teile deine Motivation und wie du bei ai Consult GmbH einen Unterschied machen kannst!
Relevante Erfahrung betonen:Formuliere deinen Lebenslauf so, dass deine bisherigen Erfahrungen in der digitalen Bildung klar hervorgehoben werden. Das können Praktika, Projekte oder Studiengänge sein. Zeige direkte Zusammenhänge zwischen deinen Fähigkeiten und den Anforderungen von Bürokauffrau / Bürokaufmann (all genders).
Visuelle Unterlagen einfügen:In der Welt der digitalen Bildung kann es hilfreich sein, visuelle Beispiele deiner Arbeit beizufügen. Wenn du an E-Learning-Plattformen oder Lernmaterialien gearbeitet hast, kannst du Links oder Screenshots in deiner Bewerbung einfügen. Mach es der Personalabteilung von ai Consult GmbH leicht, deine Kreativität und Fähigkeiten zu erkennen.
Klarheit über deine Verfügbarkeit:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, stelle sicher, dass du in deinem Anschreiben deutlich machst, welche Zeiträume du zur Verfügung stehst. Zeige, dass du bereit bist, dich voll und ganz in das Team von ai Consult GmbH einzubringen und langfristige Ziele zu verfolgen.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei ai Consult GmbH vorbereitet
✨Mach dich mit den neuesten Trends vertraut
In der E-Learning-Branche ist es super wichtig, die neuesten Trends und Technologien zu kennen. Schau dir an, welche Tools und Plattformen aktuell populär sind und überlege, wie diese in die Strategien von ai Consult GmbH passen könnten. Das zeigt, dass du nicht nur die Grundlagen beherrschst, sondern auch bereit bist, innovativ zu denken!
✨Portfolio, das begeistert
Stell sicher, dass du ein schönes Portfolio hast, das deine besten Arbeiten im Bereich digitale Bildung zeigt. Such dir ein paar Projekte aus, die deine Fähigkeiten in der Entwicklung von Lerninhalten oder -architekturen demonstrieren. Die Interviewer bei ai Consult GmbH werden von konkreten Beispielen und Ergebnissen beeindruckt sein, die deine Herangehensweise an E-Learning zeigen.
✨Bereite dich auf technische Fragen vor
Technische Fragen sind in dieser Branche nicht ungewöhnlich. Sei bereit, Fragen zu beantworten, die sich auf deine Kenntnisse bezüglich Learning Management Systems (LMS), Content-Management-Systeme oder sogar UX/UI-Design beziehen. Das wird dir helfen zu zeigen, dass du das technische Know-how hast, um bei ai Consult GmbH erfolgreich zu sein.
✨Engagement für lebenslanges Lernen
Da die Rolle in einem Vollzeitjob angesiedelt ist, wird dein Engagement für kontinuierliche Weiterbildung entscheidend sein. Mach dir Gedanken über deine eigene Lernreise und wie du dieses Engagement in die Kultur von ai Consult GmbH einbringen kannst. Zeig, dass du aktiv daran interessiert bist, dich weiterzuentwickeln, sodass du nicht nur jetzt, sondern auch in Zukunft einen Wert bringst!
