Operations & Office Manager

ai-coustics baut die Zuverlässigkeitsschicht für Voice AI auf: das System, das die Lücke zwischen rohem Audioeingang und zuverlässigem maschinellen Verständnis in der Produktion schließt. Unsere Software wird von Voice AI-Unternehmen in Europa und den Vereinigten Staaten verwendet, deren Produkte eine zuverlässige Leistung im großen Maßstab erfordern: Callcenter-Agenten, Sprachagenten, Telefonie-Apps und Unternehmens-Sprachassistenten.

Wir sind ein Team von etwa 20 Personen mit eigenem Büro in Berlin, unterstützt von führenden Frühphaseninvestoren. Wir suchen nun einen Operations & Office Manager, der uns hilft, das Unternehmen reibungslos am Laufen zu halten und die operativen Grundlagen für unsere nächste Wachstumsphase zu schaffen.

• Sie halten unser Berliner Büro und die täglichen Abläufe reibungslos am Laufen, einschließlich zentraler Postfächer, eingehender Post, Vorräte, Lieferungen, externe Dienstleister und allgemeine Arbeitsplatzorganisation.
• Sie koordinieren den Einkauf und wiederkehrende Bürobedarfe und stellen sicher, dass operationale Themen schnell und zuverlässig bearbeitet werden.
• Sie verwalten Rechnungen, Erinnerungen, Belege und Dokumentenflüsse und unterstützen die vorbereitende Buchhaltung in enger Zusammenarbeit mit unserem Steuerbüro und externen Partnern.
• Sie unterstützen unsere monatlichen Finanzroutinen, einschließlich Kontrollen, Verfolgung fehlender Belege und Pflege sauberer Dokumentation über Tools wie Commerzbank, Pleo, DATEV und GetMyInvoices.
• Sie koordinieren personalbezogene administrative Themen, einschließlich der Vorbereitung von Gehaltsabrechnungen, Reisekosten, Verwaltung von Leistungen, Mitarbeiterdokumentation und Kommunikation mit unserem Steuerbüro.
• Sie organisieren strukturierte Onboarding- und Offboarding-Prozesse, einschließlich Logistik, Toolzugang, Dokumentation und Koordination zwischen den Teams.
• Sie unterstützen Visa-, Registrierungs- und andere administrative Prozesse bei Bedarf.
• Sie helfen, interne Wissens- und Kollaborationssysteme wie Notion, Slack und andere Cloud-Plattformen zu pflegen und zu verbessern.
• Sie dokumentieren interne Prozesse, verbessern den Informationsfluss im Unternehmen und sorgen dafür, dass das Team weiß, wo es die benötigten Informationen findet.
• Sie recherchieren und bewerten neue Tools, Dienstleistungen, Anbieter, Veranstaltungsorte und operationale Verbesserungen.
• Sie unterstützen die Berichterstattung an Investoren und Stakeholder, indem Sie Dokumente vorbereiten, Eingaben verfolgen und die Projektdokumentation vollständig und prüfungsbereit halten.

• Sie haben mindestens 2 Jahre Erfahrung im Büromanagement, in der Betriebsführung, im Personalwesen, in der Finanzadministration, als Executive Assistant oder in einer ähnlichen Rolle in einem Startup oder einem schnelllebigen Unternehmen.
• Sie sind sicher in Deutsch und Englisch.
• Sie kommunizieren gerne mit lokalen Dienstleistern, Steuer-/Buchhaltungspartnern, öffentlichen Behörden und einem internationalen Team.
• Sie arbeiten strukturiert, proaktiv und hands-on.
• Sie sind sicher im Umgang mit digitalen Tools und haben Freude daran, Systeme zu verbessern.
• Erfahrung mit Tools wie Notion, Slack, Google Workspace, DATEV, Pleo, GetMyInvoices ist von Vorteil.
• Sie haben Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung, der Gehaltskoordination, der HR-Administration oder im operativen Reporting oder sind motiviert, diese Bereiche schnell zu lernen.
• Sie gehen sensibel mit Informationen um und handeln zuverlässig und mit gutem Urteilsvermögen.
• Sie kombinieren eine serviceorientierte Denkweise mit einer Builder-Mentalität: Sie kümmern sich um Menschen, Details und Prozessqualität, möchten aber auch Dinge skalierbarer machen.

• Die Möglichkeit, in einem schnell wachsenden Voice AI-Startup zu arbeiten, das von Top-Investoren unterstützt wird.
• Startup-Kultur: Dynamisches, schnelles Umfeld mit leidenschaftlichen und kollaborativen Kollegen.
• Hoher Einfluss: Sie gestalten direkt, wie ein wachsendes Unternehmen mit 20 Mitarbeitern arbeitet und skaliert.
• Eigenverantwortung und Autonomie: Übernehmen Sie die volle Verantwortung für wichtige operative Bereiche und verbessern Sie unsere Arbeitsweise.
• Arbeiten Sie mit den Besten: Treten Sie einem erstklassigen Team von Ingenieuren, Forschern und Machern bei, mit Raum für berufliches Wachstum.
• Tragen Sie zur Zukunft bei: Helfen Sie, das operative Rückgrat eines Unternehmens aufzubauen, das eine neue Kategorie im Voice AI definiert.
• Büroumgebung: Arbeiten Sie in unserem eigenen Büro in Berlin und helfen Sie, einen produktiven, einladenden Arbeitsplatz für das Team zu gestalten.

Wenn Sie begeistert sind, Struktur in einem schnelllebigen Startup aufzubauen, Teams effektiver zu machen und die Verantwortung für das operative Rückgrat von ai-coustics zu übernehmen, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören. Bewerben Sie sich noch heute und helfen Sie uns, die Zuverlässigkeitsschicht für Voice AI aufzubauen.