Office Manager, Berlin

Airbnb wurde 2007 gegründet, als zwei Gastgeber drei Gäste in ihr Zuhause in San Francisco einluden. Seitdem ist das Unternehmen auf über 5 Millionen Gastgeber gewachsen, die mehr als 2 Milliarden Gästeanreisen in fast jedem Land der Welt begrüßt haben. Jeden Tag bieten Gastgeber einzigartige Aufenthalte und Erlebnisse, die es den Gästen ermöglichen, auf authentischere Weise mit Gemeinschaften in Kontakt zu treten.

Die Community, der Sie beitreten werden: Der Office Manager spielt eine entscheidende Rolle bei der Bereitstellung eines nahtlosen und einladenden Büroerlebnisses, indem er die täglichen Büroabläufe koordiniert, lokale Führungskräfte und Mitarbeiter unterstützt und sicherstellt, dass das Büro bereit ist, großartige Arbeit, Verbindung und Zusammenkünfte zu ermöglichen. Diese Rolle arbeitet eng mit dem Country Manager und mehreren Teams zusammen, um sicherzustellen, dass das Büro ein effektiver, verbundener und hochfunktionaler Arbeitsplatz bleibt.

Diese Rolle dient als wichtige Koordinationsstelle zwischen vielen Teams, einschließlich: Workplace Operations, Anbietern, Gathering, Security, IT, Office of the CEO, Mission Control und Employee Experience. Der Office Manager hilft sicherzustellen, dass das Büro stets bereit ist, Mitarbeiter, Führungskräfte, Gäste und Besucher willkommen zu heißen, während er die Erfahrungen unterstützt, die die Kultur von Airbnb zum Leben erwecken.

Diese Rolle kombiniert starke operative Ausführung, Gastfreundschaft, Organisation und administrative Koordination, um eine Umgebung zu schaffen, in der sich die Mitarbeiter unterstützt und verbunden fühlen. Diese Rolle berichtet an den Country Manager und hat eine indirekte Verantwortung gegenüber den Regional Workplace Operations und Gathering Teams und wird an Teambesprechungen teilnehmen.

Der Unterschied, den Sie machen werden: Als Office Manager helfen Sie, die Kultur von Airbnb durch außergewöhnliche Ausführung und Service zum Leben zu erwecken. Sie koordinieren die täglichen Büroabläufe, unterstützen lokale Führungskräfte, erleichtern Zusammenkünfte und Führungsbesuche und dienen als vertrauenswürdige Ressource für Mitarbeiter und Besucher. Durch starke Organisation, Gastfreundschaft und Aufmerksamkeit für Details helfen Sie, ein Büroerlebnis zu schaffen, das einladend, nahtlos und verbunden ist.

Ein typischer Tag:

• Unterstützung des Büroerlebnisses: Helfen Sie sicherzustellen, dass das Büro jeden Tag einladend, organisiert und betriebsbereit ist. Seien Sie eine sichtbare und ansprechbare Präsenz für Mitarbeiter, Besucher und Gäste. Unterstützen Sie die täglichen Programme und Dienstleistungen zur Arbeitsplatzgestaltung. Überwachen Sie die Bürobedürfnisse und sprechen Sie proaktiv Probleme an oder eskalieren Sie diese bei Bedarf an globale und regionale Ansprechpartner.
• Koordination der Büroabläufe: Unterstützen Sie die tägliche Koordination von Büroabläufen, Gastfreundschaftsdiensten, Lebensmittelprogrammen und Büroannehmlichkeiten. Arbeiten Sie mit Anbietern und Dienstleistern zusammen, um eine konsistente Bereitstellung von Dienstleistungen und eine zeitnahe Problemlösung sicherzustellen. Überwachen Sie die Arbeitsbedingungen und das Feedback der Mitarbeiter. Verfolgen Sie Büroanfragen, betriebliche Probleme und Folgemaßnahmen. Identifizieren Sie Verbesserungspotenziale und kommunizieren Sie Empfehlungen an den regionalen Leiter und das globale Operationsteam.
• Führung und administrative Unterstützung: Dienen Sie als vertrauenswürdiger administrativer Partner des Country Managers. Bieten Sie Unterstützung bei der Kalenderbuchung, der Koordination von Besprechungen und der Raumplanung für den Country Manager. Arbeiten Sie mit den administrativen Partnern der Führungsebene zusammen, um die Logistik für Führungsbesuche, Vorstandssitzungen und geschäftliche Zusammenkünfte zu koordinieren.
• Unterstützung von Zusammenkünften und Verbindungen: Koordinieren Sie die Logistik für lokale Zusammenkünfte, Führungsbesuche und Aktivitäten zur Mitarbeiterbindung. Unterstützen Sie Zusammenkünfte, Führungsbesuche und Aktivitäten zur Mitarbeiterbindung in der Region nach Bedarf. Arbeiten Sie mit dem Workplace Operations Team und dem Regional Gathering Manager zusammen, um die erfolgreiche Durchführung von Veranstaltungen und Verbindungsmomenten zu unterstützen.
• Aufbau starker Beziehungen: Entwickeln Sie positive Arbeitsbeziehungen zu Mitarbeitern, Führungskräften, Executive Assistants, Anbietern und funktionsübergreifenden Partnern. Unterstützen Sie eine Kultur der Gastfreundschaft, Reaktionsfähigkeit und des Service. Sammeln Sie das Feedback der Mitarbeiter und teilen Sie Erkenntnisse zur Verbesserung des Büroerlebnisses.

Ihre Expertise:

• Über 5 Jahre Erfahrung im Büromanagement, in der Arbeitsplatzgestaltung, Gastfreundschaft, Veranstaltungen, Verwaltung, Mitarbeitererfahrung oder verwandten Bereichen.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und Projektkoordination.
• Erfahrung in der Koordination von Besprechungen, Veranstaltungen, Führungsbesuchen oder Arbeitsplatzprogrammen.
• Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Hohe Aufmerksamkeit für Details und Nachverfolgung.
• Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu managen und effektiv in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten.
• Gastfreundschaftsmentalität mit einer Leidenschaft für die Schaffung positiver Erfahrungen.
• Starke Problemlösungsfähigkeiten und gesundes Urteilsvermögen.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Anbietern und funktionsübergreifenden Stakeholdern ist von Vorteil.
• Vollständige berufliche Sprachkenntnisse in Englisch und Deutsch.

Ihr Standort: Diese Position muss 5 Tage die Woche im Büro in Berlin angesiedelt sein.

Unser Engagement für Inklusion und Zugehörigkeit: Airbnb verpflichtet sich, mit dem breitesten Talentpool zu arbeiten, der möglich ist. Wir glauben, dass vielfältige Ideen Innovation und Engagement fördern und es uns ermöglichen, kreativ geführte Menschen zu gewinnen und die besten Produkte, Dienstleistungen und Lösungen zu entwickeln. Alle qualifizierten Personen sind eingeladen, sich zu bewerben.