Administrative Specialist and Executive Support

AIRNA ist ein Biotechnologieunternehmen mit der Mission, das führende Unternehmen im Bereich RNA-Bearbeitung zu sein und präzise Therapien für Patienten mit seltenen und häufigen Krankheiten bereitzustellen. AIRNA nutzt Fortschritte in der Genetik, um transformative RNA-bearbeitende Medikamente zu entwickeln, die die menschliche Gesundheit verbessern. Unsere proprietäre Plattform basiert auf bahnbrechender Forschung von Pionieren des Feldes und Unternehmensmitgründern Thorsten Stafforst (Universität Tübingen) und Jin Billy Li (Stanford Universität) und ermöglicht optimale Potenz, Sicherheit und Lieferung.

Die Rolle des Administrative Specialist & Executive Support bietet hochrangige administrative, operative und HR-Unterstützung für das lokale Management-Team und gewährleistet den effizienten und professionellen Betrieb des AIRNA-Standorts in Tübingen.

Diese Position dient als zentrale Koordinationsstelle zwischen Deutschland und den USA und unterstützt die Führungsebene bei der Kalender- und Besprechungsverwaltung, Reiseorganisation, Beschaffung, Berichterstattung und ausgewählten HR-Prozessen. Der erfolgreiche Kandidat bringt starke organisatorische Fähigkeiten, Diskretion und eine proaktive Denkweise mit, um ein schnell wachsendes, internationales Biotech-Umfeld zu unterstützen.

Der ideale Kandidat ist hochorganisiert, detailorientiert und fühlt sich wohl dabei, mehrere Prioritäten in einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld zu managen. Die Person zeigt starke Kommunikations- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten und baut effektive funktionsübergreifende Beziehungen in Deutschland und den USA auf, während sie aktiv die ONE AIRNA-Kultur fördert. Ein hohes Maß an Professionalität, Serviceorientierung und Vertraulichkeit ist unerlässlich. Der Kandidat gedeiht in einer praktischen Rolle und identifiziert proaktiv Möglichkeiten zur Verbesserung administrativer und HR-Workflows.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Executive & Administrative Support für das lokale Führungsteam.
• Verwaltung komplexer Kalender, Planung von Meetings und Koordination von Logistik über Zeitzonen hinweg (Deutschland/USA).
• Koordination von nationalen und internationalen Reisevorbereitungen, einschließlich Visa, wo zutreffend.
• Verfolgung und Verwaltung wichtiger organisatorischer Daten (Budgets, Reisekosten, Geräteinventare).
• Unterstützung der internen Kommunikation und Dokumentenverwaltung.
• Begrüßung von Besuchern und Koordination der Logistik vor Ort für Meetings.
• Organisation von Teamveranstaltungen (All-Hands-Meetings, Offsites, Workshops, Feiern).
• Identifizierung und Implementierung von Prozessverbesserungen zur Steigerung der betrieblichen Effizienz.
• Unterstützung als lokale HR-administrative Schnittstelle für den Standort Tübingen.
• Unterstützung der Onboarding- und Offboarding-Prozesse.
• Aufrechterhaltung und Aktualisierung von Mitarbeiterdaten gemäß GDPR und Unternehmensrichtlinien.
• Verwaltung und Unterstützung des TimeButler-Zeitverfolgungs- und Abwesenheitsmanagements.
• Koordination mit US-HR und externen deutschen HR-/Lohnanbietern.
• Unterstützung der Rekrutierungskoordination.
• Unterstützung der Umsetzung von HR-Richtlinien, Schulungen und Mitarbeiterkommunikation.
• Förderung und Modellierung der ONE AIRNA-Kultur.
• Aufbau starker Arbeitsbeziehungen über Funktionen und geografische Grenzen hinweg.
• Durchführung der Aufgaben mit Takt, Diplomatie und hoher Diskretion.

Bevorzugte Erfahrungen:

• Relevante Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, Büromanagement oder HR-Administration.
• Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften in einem internationalen Umfeld.
• Frühere Kenntnisse von HR-Prozessen in Deutschland (sehr wünschenswert).
• Erfahrung in einem schnelllebigen Biotech- oder Life-Sciences-Start-up.
• Hintergrund in der Unterstützung global verteilter Teams (USA/EU).

Qualifikationen:

• Abschluss oder gleichwertige berufliche Erfahrung.
• Starke Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel, SharePoint).
• Erfahrung mit HRIS und Zeitverfolgungssystemen (Erfahrung mit TimeButler ist von Vorteil).
• Fließendes Deutsch und Englisch (schriftlich und mündlich) wird stark bevorzugt.

Unser Angebot:

• Eine spannende Rolle in einem hochwirksamen RNA-Therapeutika-Umfeld.
• Die Möglichkeit, zur Entwicklung von Medikamenten der nächsten Generation beizutragen.
• Arbeiten in einem schnell wachsenden Biotech-Unternehmen, das Innovation und wissenschaftliche Exzellenz schätzt.
• Zusammenarbeit mit einem vielfältigen, internationalen Team.
• Einblick in die transatlantische Zusammenarbeit (Deutschland-USA).
• Diese Rolle wird als einjähriger befristeter Vertrag angeboten.