Mitarbeiter:in Projekt- und Prozessmanagement Marketing & Kommunikation

Das AIT Austrian Institute of Technology ist Österreichs größte Research and Technology Organisation und arbeitet an den zentralen Zukunftsfragen unserer Zeit – von resilienten, nachhaltigen Infrastrukturen bis zur digitalen Transformation von Wirtschaft und Gesellschaft. Bei AIT Communications gestalten und verantworten wir Kommunikation und Themen in Corporate-Newsroom-Logik.

Für unseren Standort Wien suchen wir eine:n Projekt- und Prozessmanager:in mit Hands-on-Mentalität und Fokus auf die „Last Mile“ – also die konsequente Umsetzung bis zum Ergebnis. Du arbeitest an komplexen, anspruchsvollen Projekten der integrierten Unternehmens-, Marken- und Marktkommunikation mit Schwerpunkt Technologie, Innovation und Science.

Dein Aufgabenbereich – strukturiert und organisiert

• Newsroom- & Projektsteuerung: Planung, Vorbereitung, Moderation und Protokollieren der Newsroom-Sitzungen; Übersetzung strategischer Ziele in umsetzbare Redaktions-, Projekt- und Maßnahmenpläne
• Zeit-, Output- & Qualitätsmanagement: Zentrale Übersicht über alle laufenden Kommunikationsmaßnahmen und Projekte, Monitoren und Einhaltung der Projektmilestones und Deadlines sowie proaktives Eingreifen bei Abweichungen
• Planung & Reporting: Planung der Projekte laut Jahresplan, (An)Steuern und Koordination der internen und externen Ressourcen, laufende Dokumentation und Reporting der Projektfortschritte und Ergebnisse sowie Verantwortung für strukturierte Ablagen, transparente Arbeitsweisen und reibungslose Zusammenarbeit
• Ressourcen-, Budget- & Prozessmanagement: Mitwirkung bei Budgetplanung und Budgetcontrolling der zentralen Kommunikation und laufende Kontrolle
• Schnittstellen- und Stakeholdermanagement: Enge Abstimmung mit Office Management und internen Schnittstellen; enge Zusammenarbeit mit der Leitung Kommunikation und der Stellvertretung. Sicherstellung einer strukturierten, operativen Umsetzung (Hands‑on, „Last Mile“) sowie reportingfähiger Statusaufbereitung; auskunftsfähige Projektkoordination inkl. Auftragsannahme.

Dein Profil – umsetzungsfreudig und zielorientiert

• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung und Erfahrung in einer Assistenzfunktion mit breitem Aufgabengebiet und in der Projektunterstützung.
• Du bist ein Organisationstalent mit selbstständiger, strukturierter Arbeitsweise.
• Du bearbeitest mehrere Themen und Projekte parallel, behältst auch unter Zeitdruck die Ruhe und packst gerne mit an.
• Du arbeitest gerne im Team und treibst Projekte proaktiv voran.
• Du verfügst über sehr gute MS-Office-Kenntnisse.
• Du arbeitest selbstverständlich in hybriden Kollaborationssettings (insb. MS Teams) und wendest die AIT Communications Berichts- und Koordinationstemplates federführend für Koordination und Reporting an.
• Du bringst Know-how in integrierter Unternehmens-, Marken- und Marktkommunikation sowie (hybriden) Corporate-Newsroom-Strukturen und -Prozessen mit und bist stark themenaffin in Forschung, Innovation, Technologie und Wissenschaft.
• Du arbeitest routiniert mit der Leitung zusammen, agierst als verbindendes Element im Team und sorgst für reibungslose Koordination bis zur Umsetzung.
• Du bist eine kommunikative Persönlichkeit und verfügst über ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse.

Was dich bei uns erwartet – Arbeiten am Puls der Zukunft

• Ein zukunftsorientiertes Arbeitsumfeld in Österreichs größter Research and Technology Organisation.
• Ein interdisziplinäres Kommunikationsteam mit großer Expertise, hohem Qualitäts- und Leistungsanspruch sowie klarer Ergebnisorientierung.
• Themenvielfalt von resilienten und nachhaltigen Infrastrukturen bis zur digitalen Transformation von Wirtschaft und Gesellschaft.
• Entwicklungsperspektiven und ein Umfeld mit einer starken Vision und klarem Purpose.

Das Bruttojahresgehalt bei Vollzeit (38,5 h / Woche) gemäß Kollektivvertrag beträgt EUR 49.980,--. Das aktuelle Gehalt wird entsprechend deiner Qualifikationen und Erfahrungen individuell festgelegt. Darüber hinaus bieten wir neben zahlreichen Benefits flexible Arbeitszeiten, Home-Office Möglichkeiten und Weiterbildungsangebote in einem hochinnovativen Umfeld.

Wenn Du mit Deiner Arbeit dazu beitragen möchtest, Wissenschaft sichtbar zu machen – präzise, wirkungsvoll und zeitgemäß inszeniert –, freuen wir uns auf Deine aussagekräftige Bewerbung.

Am AIT schaffen wir ein inklusives und familienfreundliches Arbeitsumfeld, das Chancengleichheit fördert und Vielfalt in der Belegschaft sowie in Führungspositionen gezielt ausbaut. Unter anderem setzen wir uns für eine Erhöhung unseres Frauenanteils im Unternehmen ein und freuen uns daher besonders über Bewerbungen von Frauen.

Bitte übermittle uns deine Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Lebenslauf, Motivationsschreiben, relevanten Zeugnissen und Dokumenten sowie einem Identitätsnachweis, online.

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