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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Reisen, verwalte Budgets und unterstütze bei Meetings.
- Arbeitgeber: Innovatives Pharmaunternehmen mit einem dynamischen Team.
- Mitarbeitervorteile: Unbefristeter Vertrag, 25-30 Tage Urlaub und Sonderzahlungen.
- Andere Informationen: Tolle Karrierechancen und Zugang zu exklusiven Rabatten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Pharmaindustrie und arbeite international.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Bürobereich und Erfahrung in Assistenzfunktionen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Für unseren Kunden, ein innovatives und forschendes Pharmaunternehmen mit Sitz in Ingelheim, suchen wir eine Assistentin, Sekretärin, Kaufmann für Büromanagement, Kaufmann für Bürokommunikation, Industriekaufmann, Verwaltungsfachangestellte, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte (m/w/d) in Vollzeit.
Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung
- Organisation von Reisen sowie Abrechnung von Reisekosten nach internen Richtlinien
- Administration von Systemen wie MS Teams und SharePoint sowie Unterstützung im Vertragsmanagement und bei Compliance-Prüfungen
- Überwachung von Budgets sowie Unterstützung bei Auswertungen und Berichten zu finanziellen Ausgaben
- Interne und externe Korrespondenz sowie Abstimmung mit internationalen Kollegen und externen Partnern
- Sicherstellung eines reibungslosen Informations- und Kommunikationsflusses im Team
- Planung, Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Protokollführung und Aufgabenverfolgung
Ihr Profil als Administrative Coordinator (m/w/d) Vollzeit:
- Abgeschlossenes Ausbildung als Industriekauffrau, Bürokauffrau, Teamassistentin, Assistentin, Sekretärin, Kauffrau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Sekretariatsfunktion
- Sehr gute Kenntnisse in MS-Office
- Erfahrung im Umgang mit MS Teams, SAP und Concur
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
Benefits
- I.d.R. einen unbefristeten Arbeitsvertrag
- Sonderzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Ab 25 bis 30 Tage Urlaub pro Jahr
- Außertarifliche Zuschläge + Prämie
- 37,5 Std./Woche Vollzeittätigkeit
- Bezahlung nach GVP-Tarif und auf Grundlage des Tarifvertrages der chemischen Industrie Baden-Württemberg
- Schutz- und Arbeitskleidung werden kostenfrei gestellt
- Kostenfreie Arbeitsmedizinischer Vorsorgeuntersuchung
- Ermäßigter Zugang zu Sport-, Freizeit- und Wellness-Einrichtungen
- Besondere Konditionen für den Kauf von Konzertkarten, Sportartikeln, elektronischen Geräten, Reisen und vielem mehr
- Vermögenswirksame Leistungen nach der Probezeit
Assistenz (m/w/d) Pharma Vollzeit Arbeitgeber: Aktiv Personal-Service
Kontaktperson:
Aktiv Personal-Service HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz (m/w/d) Pharma Vollzeit
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Assistenz im Pharma-Bereich interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten. Frag nach, ob es offene Fragen gibt oder wie der Bewerbungsprozess aussieht.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Pharma-Branche arbeiten. Vielleicht können sie dir Insider-Infos geben oder dich sogar direkt empfehlen. Empfehlungen sind Gold wert!
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Unternehmen und die spezifischen Anforderungen der Assistenzstelle. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du die richtige Person für den Job bist.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Wir haben viele spannende Stellenangebote, und eine Bewerbung über unsere Plattform erhöht deine Chancen, gesehen zu werden. Lass uns gemeinsam deinen Traumjob finden!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz (m/w/d) Pharma Vollzeit
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du genau die richtige Person für diese Assistenzstelle bist. Ein bisschen Persönlichkeit macht den Unterschied!
Betone deine Erfahrungen: Hebe deine relevanten Erfahrungen hervor, besonders in der Büroorganisation und im Umgang mit MS-Office. Wir suchen jemanden, der bereits in ähnlichen Positionen gearbeitet hat, also lass uns wissen, was du drauf hast!
Achte auf die Details: Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss! Nimm dir die Zeit, deine Bewerbung gründlich zu überprüfen. Ein fehlerfreies Dokument zeigt uns, dass du sorgfältig arbeitest und Wert auf Qualität legst.
Bewirb dich über unsere Website: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass wir alles schnell und unkompliziert erhalten. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Aktiv Personal-Service vorbereitest
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir unbedingt Informationen über das Pharmaunternehmen einholen. Schau dir deren Produkte, Werte und aktuelle Projekte an. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und im Umgang mit MS-Office unter Beweis stellen. So kannst du deine Eignung für die Assistenzrolle klar demonstrieren.
✨Praktische Kenntnisse zeigen
Falls du Erfahrung mit MS Teams, SAP oder Concur hast, bringe dies im Gespräch zur Sprache. Vielleicht kannst du sogar eine kurze Anekdote erzählen, wie du diese Tools effektiv genutzt hast, um Probleme zu lösen oder Prozesse zu optimieren.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen möchtest. Das können Fragen zur Teamstruktur, den Herausforderungen in der Rolle oder den nächsten Schritten im Auswahlprozess sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Position interessiert bist.