Auf einen Blick
- Aufgaben: Effiziente Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten im pharmazeutischen Bereich.
- Unternehmen: Innovatives pharmazeutisches Unternehmen mit einem motivierten Team.
- Vorteile: Leistungsbezogene Vergütung, bis zu 30 Tage Urlaub und Teamevents.
- Weitere Informationen: Möglichkeit zur Übernahme und enge Zusammenarbeit im Team.
- Warum dieser Job: Gestalte Dokumentationsprozesse und entwickle dich in einem dynamischen Umfeld weiter.
- Qualifikationen: Kaufmännische oder naturwissenschaftliche Ausbildung mit Erfahrung im Dokumentenmanagement.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 61000 € pro Jahr.
Du liebst es, Dokumente effizient zu erstellen, zu bearbeiten und zu archivieren? Kommunizierst komplexe Infos klar und arbeitest gern im Team? Dann haben wir das Richtige für dich!
Die Stelle ist ab 01.06.2026 zu besetzen und derzeit vorläufig für 24 Monate befristet - Option auf Übernahme beim Kunden.
Das kannst du von uns erwarten:
- Variable leistungsbezogene Vergütung/Prämie
- Arbeitszeitkonto
- Wochenarbeitszeit 37,5 Std.
- Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Bis zu 30 Tage Tarifurlaub
- Verantwortungsvolle Aufgabe in einem innovativen pharmazeutischen Unternehmen
- Ausführliche Einarbeitung durch ein motiviertes Kollegenteam
- Möglichkeit zur fachlichen Weiterentwicklung
- Betriebsrestaurant und Teamevents
Das sind deine Aufgaben:
- Eigenständige Organisation, Koordination und fristgerechte Bearbeitung von Fachbereichsdokumenten und Berichten unter GxP-konformer Systemnutzung
- Steuerung des gesamten Dokumentationszyklus (Erstellung bis Finalisierung/Approval) inklusive Workflow-Koordination und technischer Umsetzung
- Monitoring und kontinuierliche Weiterentwicklung der Template-Landschaft durch Konzeption, Erstellung und Optimierung von Vorlagen, Manuals und Best Practices
- Einführung neuer Mitarbeitender in die Dokumentenmanagement-Prozesse sowie zentrale Ansprechperson für system- und prozessbezogene Fragestellungen (insb. EDMS-for-Submission, GxP-Archivierung und Formatierung)
- Eigenverantwortliche Sicherstellung der ordnungsgemäßen Rohdatenarchivierung gemäß GLP-, GCP- und non-GxP-Anforderungen in der Funktion als zentrale Schnittstelle
- Wahrnehmung der Key-User-Funktion und des First-Level-Supports für relevante Systeme sowie Koordination von IB QC Checks für CPS-Funktionen
- Recherche von Publikationen und Referenzen sowie Beantragung und Verwaltung von Referenznummern für diverse Dokumententypen
- Vertretung des Fachbereichs bei Audits und Inspektionen
Das bringst du mit:
- Abgeschlossene kaufmännische oder naturwissenschaftliche Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung oder eine Ausbildung zum medizinischen Dokumentar (m/w/d) oder vergleichbare Qualifikation mit langjähriger Berufserfahrung im Dokumentation Management
- Mehrjährige fundierte Erfahrung in den relevanten Prozessen sowie im Umgang mit den entsprechenden Systemen innerhalb des Verantwortungsbereichs
- Erfahrung bei der Bearbeitung klinischer und nicht-klinischer Dokumente oder Dokumentteilen ist essentiell
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie eine ausgeprägte Bereitschaft und Fähigkeit, sich schnell in neue Systeme einzuarbeiten
- Kommunikationsstark, serviceorientiert und ein freundliches, souveränes Auftreten gepaart mit einem hohen Maß an Zuverlässigkeit
- Teamplayer mit eigenverantwortlicher, proaktiver und lösungsorientierter Arbeitsweise
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Bereitschaft zur regelmäßigen Vor-Ort-Präsenz und zur engen Zusammenarbeit im Team
Klingt das nach einem Match für Dich? Dann werde Teil des Teams!
Bitte maile uns deinen Lebenslauf an: biberach@hey-cleo.de
Kaufmännische Assistenz für das Dokumentenmanagement (m/w/d) Arbeitgeber: akut... Kompetente Lösungen
Cleo ist ein innovatives Unternehmen im Bereich der Personalvermittlung, das seinen Mitarbeitern eine verantwortungsvolle Position in einem dynamischen Team bietet. Mit einer Vielzahl an Benefits wie flexiblen Arbeitszeiten, umfangreicher Einarbeitung und Möglichkeiten zur fachlichen Weiterentwicklung schafft Cleo eine positive Arbeitsatmosphäre, die auf Teamarbeit und individuelle Förderung setzt. Zudem profitieren Mitarbeiter von einem attraktiven Gehaltspaket und der Chance auf Übernahme beim Kunden, was Cleo zu einem hervorragenden Arbeitgeber macht.
Kontaktdaten:
akut... Kompetente Lösungen Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Kaufmännische Assistenz für das Dokumentenmanagement (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, direkt mit dem Team oder dem Vorgesetzten zu sprechen, nutze sie. Zeige dein Interesse an der Position und stelle Fragen, die deine Motivation und dein Engagement unter Beweis stellen.
✨Tipp Nummer 2
Netzwerken ist alles! Verbinde dich mit aktuellen Mitarbeitern des Unternehmens über LinkedIn oder andere Plattformen. Ein persönlicher Kontakt kann dir helfen, einen Fuß in die Tür zu bekommen und mehr über die Unternehmenskultur zu erfahren.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du die häufigsten Fragen recherchierst und deine Antworten übst. Überlege dir auch, wie du deine Erfahrungen im Dokumentenmanagement am besten präsentieren kannst, um zu zeigen, dass du die perfekte Ergänzung für das Team bist.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist und gibt dir die Chance, dich von anderen Bewerbern abzuheben. Außerdem kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt beim richtigen Ansprechpartner landet.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Kaufmännische Assistenz für das Dokumentenmanagement (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Lebenslauf anpassen:Stell sicher, dass dein Lebenslauf auf die Stelle als Kaufmännische Assistenz für das Dokumentenmanagement zugeschnitten ist. Hebe relevante Erfahrungen und Fähigkeiten hervor, die zu den Anforderungen passen, wie z.B. deine Kenntnisse im Dokumentationsmanagement.
Anschreiben nicht vergessen:Ein überzeugendes Anschreiben kann den Unterschied machen! Erkläre, warum du die perfekte Person für diese Position bist und wie deine bisherigen Erfahrungen dir helfen werden, die Aufgaben erfolgreich zu meistern.
Belege deine Fähigkeiten:Wenn du spezielle Software oder Tools beherrschst, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden, dann erwähne diese unbedingt! Zeige, dass du die nötigen technischen Fähigkeiten mitbringst, um im Dokumentenmanagement erfolgreich zu sein.
Bewerbung über unsere Website:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell und unkompliziert bei uns ankommt. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei akut... Kompetente Lösungen vorbereitet
✨Dokumente im Griff
Mach dich mit den gängigen Dokumentenmanagement-Systemen vertraut, die in der Branche verwendet werden. Zeige im Interview, dass du die Prozesse verstehst und bereit bist, dich schnell in neue Systeme einzuarbeiten.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Bereite dich darauf vor, komplexe Informationen klar und präzise zu kommunizieren. Übe, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten in Bezug auf Dokumentation und Teamarbeit einfach und verständlich darstellst.
✨Teamplayer sein
Betone deine Teamfähigkeit und deine proaktive Arbeitsweise. Überlege dir Beispiele aus der Vergangenheit, wo du erfolgreich im Team gearbeitet hast, um deine Kommunikationsstärke und Serviceorientierung zu unterstreichen.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und dem Unternehmen. Frag nach den Herausforderungen im Dokumentenmanagement oder wie das Team zusammenarbeitet.
