Assistant juridique senior / Team Leader - 100 %

ALBEDIS est un partenaire de recrutement suisse de premier plan, spécialisé dans la mise en relation entre talents et entreprises à travers un large éventail de secteurs. Membre d'Interiman Group, ALBEDIS s'appuie sur l'expertise combinée de ses marques partenaires pour couvrir des domaines tels que l'architecture et l'immobilier, la finance, l'IT, les sciences de la vie, le juridique ou encore les ressources humaines, avec une présence dans toute la Suisse.

Description de l'entreprise

Pour le compte d'une étude d'avocats établie à Genève, nous proposons un poste.

Description du poste

Dans le cadre d'une transition planifiée, la personne recrutée bénéficiera d'une période de transmission lui permettant de reprendre progressivement l'ensemble des responsabilités liées au poste. Une prise de fonction au plus tard le 1er octobre 2026 est fortement souhaitée.

Cette fonction présente une double dimension :

• L'assistanat juridique senior de plusieurs associés ;
• La coordination progressive de l'équipe administrative de l'étude, avec une composante de Team Leadership et d'Office Management.

L'étude intervient principalement dans les domaines Corporate, droit bancaire, M&A, droit du travail, droit des successions.

Vos principales responsabilités

• Assistanat de deux Associés
• Assurer l'assistanat quotidien de plusieurs Associés ;
• Gérer leurs agendas, rendez-vous et déplacements ;
• Organiser, hiérarchiser et anticiper les différentes priorités ;
• Assurer le suivi administratif de leurs activités et de leurs dossiers ;
• Interagir avec les différents interlocuteurs internes et externes.

Gestion et suivi des dossiers

• Coordonner et suivre les différents aspects administratifs et juridiques des dossiers, en français et en anglais ;
• Veiller au respect des échéances et assurer le suivi des priorités ;
• Préparer, mettre en forme et gérer les documents et correspondances ;
• Coordonner les échanges avec les Associés et les différents intervenants ;
• Participer à certaines réunions entre Associés ;
• Rédiger des procès-verbaux, des comptes rendus de séances et des notes internes ;
• Assurer le suivi des décisions prises et la transmission des informations en interne ;
• Prendre en charge la facturation des clients et le suivi administratif associé.

Coordination de l'équipe administrative

À terme, la personne recrutée deviendra un point de référence pour l'équipe administrative, intervenant dans l'assistanat juridique, la réception et la propriété intellectuelle. La reprise de cette responsabilité s'effectuera progressivement pendant la période de transmission et comprendra notamment :

• La coordination quotidienne de l'équipe administrative ;
• L'organisation et la répartition des activités et des priorités ;
• Le suivi du bon fonctionnement administratif de l'étude ;
• La coordination entre les Associés et les équipes ;
• La communication interne et la transmission des informations ;
• L'harmonisation et le suivi des méthodes de travail ;
• La gestion des problématiques organisationnelles courantes.

Profil recherché

Formation

• Formation supérieure de niveau Master ;
• Master en lettres ou en communication idéalement ;
• Une autre formation pourra être considérée en fonction de la qualité et de la pertinence de l'expérience professionnelle.

Expérience

• Minimum cinq années d'expérience professionnelle ;
• Expérience acquise au sein d'une étude d'avocats suisse ou dans un environnement directement comparable ;
• Expérience significative en qualité d'Assistant(e) juridique senior fortement privilégiée ;
• Exposition à des dossiers de Corporate, droit des affaires, droit bancaire, M&A, droit du travail et/ou successions constituant un avantage important ;
• Première expérience en coordination d'équipe, Team Leadership ou Office Management constituant un réel atout.

La fonction nécessite une séniorité et une maturité professionnelle suffisantes pour travailler directement avec des Associés exigeants, tout en devenant progressivement une personne de référence pour l'équipe administrative.

Compétences linguistiques

• Français: Excellente maîtrise et capacités rédactionnelles ;
• Anglais: Parfaite maîtrise de l'anglais à l'oral comme à l'écrit, correspondant à un niveau C2 ou proche de la langue maternelle.

Compétences informatiques

• Excellente maîtrise de Microsoft Word, Excel et PowerPoint ;
• La connaissance du logiciel ELLE constitue un avantage.

Compétences personnelles

• Excellente présentation ;
• Discrétion et sens aigu de la confidentialité ;
• Grande rigueur ;
• Excellentes capacités organisationnelles ;
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément ;
• Anticipation et proactivité ;
• Autonomie ;
• Diplomatie et intelligence relationnelle ;
• Excellentes capacités de communication ;
• Leadership naturel ;
• Capacité à collaborer avec des interlocuteurs exigeants ;
• Aptitude à fédérer et à coordonner une équipe administrative.