Receptionist

Für ein multinationales Unternehmen mit Sitz in Genf bieten wir eine Position als Empfangsmitarbeiter für einen 8-monatigen Vertrag mit einer 100%igen Arbeitslast an.

Beschreibung des Arbeitsplatzes

• RECEPTION
  • Verwaltung der Empfangs- und Telefonservices
  • Proaktive Antizipation der Bedürfnisse der Besucher (Hilfe mit Gepäck, Mänteln, Anleitung), um einen professionellen, einladenden und effizienten ersten Kontakt zu gewährleisten.
  • Koordination des Besuchermanagements, Ankündigungen und Unterstützung
  • Ausstellung von Zugangsausweisen für Besucher und Mitarbeiter zur Unterstützung reibungsloser, gut organisierter Empfangsabläufe.
  • Verwaltung und Koordination der Empfangsumgebung
  • Überwachung der Postfachaktivitäten, Lieferaufzeichnungen, Büromaterialien zur Aufrechterhaltung einer ordentlichen, einladenden Empfangsumgebung.
  • Koordination und Unterstützung empfangsbezogener Dienstleistungen
  • Koordination von Taxi-Buchungen, Bereitstellung von Unterstützung für Besucher, Mitarbeiter und externe Partner zur Gewährleistung reibungsloser täglicher Abläufe.
  • Unterstützung der Standort-Sicherheit und Zugangskontrolle
  • Überwachung des Zugangs zum Standort, Anwendung von Sicherheitsverfahren, Meldung von Vorfällen oder verdächtigen Anrufen zur Gewährleistung der Sicherheit der Personen und eines konformen Arbeitsplatzes.
• HELP DESK
  • Verwaltung und Koordination von Mitarbeiteranfragen
  • Verwaltung von Mitarbeiteranfragen über dedizierte Systeme zur Gewährleistung einer zeitgerechten, genauen Servicebereitstellung, einschließlich Badge-Profilverwaltung, Schließfachzuweisung, zugangsbezogene Unterstützung.
  • Verwaltung und Überwachung operativer Verteilungen und Bestände
  • Durchführung operativer Verteilungen, Überwachung der Bestandsniveaus für Standortnutzer zur Gewährleistung der Verfügbarkeit, genaue Nachverfolgung.
  • Überwachung und Zusammenstellung monatlicher Aktivitätsdaten und KPIs
  • Zusammenstellung, Analyse monatlicher Aktivitätsdaten und KPIs zur Unterstützung von Berichterstattung und kontinuierlicher Serviceverbesserung.
• ADMINISTRATIVE UNTERSTÜTZUNG
  • Verwaltung und Koordination von Arbeitsplatz- und Mitarbeiterzugangsdiensten
  • Verwaltung des Zugangs zum Arbeitsplatz, Registrierung von Mitarbeitern durch dedizierte Prozesse zur Gewährleistung eines reibungslosen, kontrollierten Zugangs zu Einrichtungen, einschließlich Parkmanagement, Badge, Schließfach, Fahrradprogramme.
  • Koordination und Verarbeitung administrativer Aktivitäten und Aufzeichnungen
  • Koordination, Verarbeitung administrativer Aktivitäten, Aufzeichnungen, einschließlich eingehender Rechnungen, Aktualisierungen von Mitarbeiterdaten in dedizierten Systemen zur Gewährleistung von Genauigkeit und Compliance.
  • Unterstützung der Mitarbeiterkommunikation und Onboarding-Aktivitäten
  • Unterstützung der Mitarbeiterkommunikation durch Vorbereitung, Verteilung interner Mitteilungen, Aktualisierung von Arbeitsplatzgrundrissen in Verwaltungstools.
  • Koordination und Überwachung von Initiativen für Mitarbeiterdienste vor Ort
  • Planung von Initiativen für Mitarbeiterdienste vor Ort, einschließlich Besuchen der Dagmersellen-Fabrik, Kampagnen zum Reifenwechsel für Mitarbeiter, um eine reibungslose Durchführung und ein positives Mitarbeitererlebnis zu gewährleisten.
• OPERATIONALE UNTERSTÜTZUNGSLEISTUNGEN
  • Verwaltung und Unterstützung ad-hoc operativer Aufgaben und Projekte
  • Durchführung, Koordination ad-hoc operativer Aufgaben und kurzfristiger Projekte nach Anweisung des Managers, Anpassung der Prioritäten nach Bedarf zur Aufrechterhaltung der betrieblichen Flexibilität.
  • Unterstützung der Kontinuität des Empfangs und Sicherheits- und Evakuierungsunterstützung
  • Unterstützung der Kontinuität des Empfangs durch Vertretung des ExCom-Empfangs zur Gewährleistung ununterbrochener Empfangsabläufe.
  • Teilnahme an Erste-Hilfe- und Evakuierungsteams für Standortbewohner zur Gewährleistung einer effektiven Notfallreaktion.
  • Befolgung von Sicherheits- und Evakuierungsverfahren für Mitarbeiter und Besucher zur Gewährleistung von Compliance und Bereitschaft.
  • Absolvierung obligatorischer Sicherheits-, Erste-Hilfe- und Evakuierungsschulungen zur Aufrechterhaltung der Einsatzbereitschaft und betrieblichen Compliance.
  • Koordination und Überwachung von empfangsbezogenen Initiativen für Mitarbeiter
  • Koordination empfangsbezogener Initiativen für Mitarbeiter, einschließlich des Champagne Service Award, zur Gewährleistung einer genauen Verteilung und eines positiven Mitarbeitererlebnisses.

Profil gesucht

• Hochschulbildung oder College-Abschluss. Abschluss im Gastgewerbe von Vorteil.
• Nachgewiesene Berufserfahrung in 5*-Luxushotels als Empfangsmitarbeiter, Front Office Representative oder in ähnlicher Funktion.
• Erfahrung mit administrativen Aufgaben von Vorteil.
• Fließend in Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich (mindestens C1-Niveau) und Französisch. Weitere Sprachen von Vorteil.
• Computerkenntnisse: Versierter Benutzer von Microsoft Office-Tools (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Internetanwendungen. Praktische Erfahrung mit Standardbürogeräten (Drucker, Scanner).
• Kommunikationsfähigkeiten (verbal und hörend): Zeigt effektive verbale und aktive Zuhörfähigkeiten. Hört aufmerksam zu, sucht bei Bedarf Klarheit und reagiert mit Empathie. Kommuniziert Botschaften klar, höflich und angemessen in positiven und herausfordernden Situationen, zeigt Respekt und eine kollaborative Denkweise, die auf das Gemeinwohl fokussiert ist.
• Gastfreundschaftsfähigkeiten: Verkörpert die Werte von JTI durch professionelles Verhalten und Erscheinungsbild. Schafft eine einladende Atmosphäre, indem er jeden mit einem Lächeln und einer positiven Einstellung begrüßt und echte Hilfsbereitschaft zeigt. Zeigt Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, um sich ändernden Bedürfnissen und Erwartungen gerecht zu werden.
• Zwischenmenschliche Fähigkeiten: Starker Teamplayer, der andere mit Respekt und Rücksicht behandelt, unabhängig von Rolle oder Status. Genießt es, anderen zu dienen, und zeigt eine starke Arbeitsmoral und ein Verantwortungsbewusstsein. Schafft eine sichere, respektvolle und inklusive Umgebung, die offenen Dialog fördert. Stellt sicher, dass sich andere gehört, respektiert und wohl fühlen, wenn sie sich äußern, sei es während täglicher Interaktionen, Serviceanfragen oder sensibler Situationen. Baut Vertrauen durch aufmerksames Zuhören, Empathie und nicht wertende Kommunikation auf.
• Problemlösungsfähigkeiten: Einfallsreich und proaktiv, wenn Probleme auftreten. Identifiziert Herausforderungen, entwickelt alternative Lösungen, zeigt Ausdauer und überwindet effektiv Hindernisse.
• Multitasking-Fähigkeiten: In der Lage, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verwalten, während der Fokus auf individuellen Bedürfnissen bleibt. Zeigt starke organisatorische Fähigkeiten, bleibt ruhig unter Druck, vermeidet es, Prioritäten zu übersehen, und bewältigt die Arbeitslast, ohne überwältigt oder frustriert zu werden.