Réceptionniste H/F

Pour une entreprise multinationale basée à Genève, nous proposons un poste de Réceptionniste pour un contrat de 8 mois, avec un temps plein à 100%.

DESCRIPTION DE LA MISSION

• ACCUEIL
  • Gérer les services d'accueil physique et téléphonique.
  • Anticiper de manière proactive les besoins des visiteurs (ex. assistance avec les bagages, manteaux, orientation) afin d'assurer un premier point de contact professionnel, accueillant et efficace.
  • Coordonner la gestion, l'annonce et l'assistance des visiteurs.
  • Émettre des badges d'accès pour les visiteurs et les employés afin de garantir un accueil fluide et bien organisé.
  • Gérer et coordonner l'environnement de la réception.
  • Surveiller les activités des boîtes aux lettres, les registres de livraison, les fournitures de bureau pour maintenir un environnement de réception ordonné et accueillant.
  • Coordonner et soutenir les services liés à la réception.
  • Coordonner les réservations de taxis, fournir une assistance aux visiteurs, employés et partenaires externes pour assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes.
  • Soutenir la sécurité du site et le contrôle d'accès.
  • Surveiller l'accès au site, appliquer les procédures de sécurité, signaler les incidents ou appels suspects afin d'assurer la sécurité des personnes et la conformité du lieu de travail.
• HELP DESK
  • Gérer et coordonner les demandes de services des employés.
  • Gérer les demandes de services des employés via des systèmes dédiés pour assurer une prestation de service rapide et précise, incluant l'administration des profils de badges, l'attribution des casiers, le support lié aux accès.
  • Gérer et surveiller les distributions opérationnelles et les stocks.
  • Exécuter les distributions opérationnelles, surveiller les niveaux de stock pour les utilisateurs du site afin d'assurer la disponibilité et un suivi précis (ex. cigarettes, serviettes).
  • Surveiller et compiler les données d'activité mensuelles et les indicateurs clés.
  • Compiler et analyser les données d'activité mensuelles et les indicateurs clés, incluant la gestion des cas, les distributions et la performance des services, pour soutenir le reporting et l'amélioration continue des services.
• SOUTIEN ADMINISTRATIF
  • Gérer et coordonner les services d'accès au lieu de travail et aux employés.
  • Gérer l'accès au lieu de travail, les services d'enregistrement des employés via des processus dédiés pour assurer un accès fluide et contrôlé aux installations, incluant la gestion du parking, des badges, des casiers, et des programmes MatchMyBike pour vélos.
  • Coordonner et traiter les activités et dossiers administratifs.
  • Coordonner et traiter les activités administratives et les dossiers, incluant les factures entrantes, les mises à jour des données des employés (ex. téléchargements de photos) dans des systèmes dédiés pour garantir exactitude et conformité.
  • Soutenir les communications aux employés et les activités d'intégration.
  • Soutenir les communications aux employés en préparant et distribuant les communications internes, en mettant à jour les plans d'étage dans les outils de gestion du lieu de travail.
  • Coordonner et superviser les initiatives de services aux employés sur site.
  • Planifier les initiatives de services aux employés sur site, incluant les visites de l'usine de Dagmersellen, les campagnes de changement de pneus pour employés, afin d'assurer une exécution fluide et une expérience positive pour les employés.
• SERVICES DE SOUTIEN OPÉRATIONNEL
  • Gérer et soutenir les tâches opérationnelles ponctuelles et les projets.
  • Exécuter et coordonner les tâches opérationnelles ponctuelles et les projets à court terme assignés par le manager, en ajustant les priorités selon les besoins pour maintenir la flexibilité opérationnelle.
  • Soutenir la continuité de la réception ainsi que la sécurité et le soutien à l'évacuation.
  • Soutenir la continuité de la réception en assurant un relais pour la réception ExCom afin de garantir un fonctionnement ininterrompu du bureau d'accueil.
  • Participer aux équipes de premiers secours et d'évacuation pour les occupants du site afin d'assurer une réponse efficace en cas d'urgence.
  • Suivre les procédures de sécurité et d'évacuation pour les employés et visiteurs afin d'assurer conformité et préparation.
  • Compléter les formations obligatoires en sécurité, premiers secours et évacuation pour maintenir la préparation et la conformité opérationnelle.
  • Coordonner et superviser les initiatives des employés basées à la réception.
  • Coordonner les initiatives des employés basées à la réception, incluant le Champagne Service Award, afin d'assurer une distribution précise et une expérience positive pour les employés.

PROFIL ATTENDU

• Formation supérieure ou diplôme universitaire. Diplôme en hôtellerie un plus.
• Expérience professionnelle avérée dans des hôtels de luxe 5* en tant que Réceptionniste, Représentant Front Office ou poste similaire.
• Expérience avec des tâches administratives un plus.
• Maîtrise de l'anglais parlé et écrit (niveau C1 minimum) et du français. Autres langues un plus.
• Compétences informatiques : Utilisateur confirmé des outils Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des applications Internet. Expérience pratique avec le matériel de bureau standard (ex. imprimantes, scanners).
• Compétences en communication (verbale et écoute) : Démontre des compétences efficaces en communication verbale et en écoute active. Écoute attentivement, demande des clarifications si nécessaire, et répond avec empathie. Communique les messages clairement, poliment et de manière appropriée dans des situations positives comme difficiles, montrant respect et esprit collaboratif axé sur le bien commun.
• Compétences en hôtellerie : Incarnent les valeurs de JTI par un comportement et une apparence professionnels. Crée une atmosphère accueillante en saluant chacun avec un sourire et une attitude positive, démontrant une réelle volonté d'aider. Fait preuve de flexibilité et d'adaptabilité pour répondre aux besoins et attentes changeants.
• Compétences interpersonnelles : Fort esprit d'équipe, traite les autres avec respect et considération, quel que soit leur rôle ou statut. Apprécie d'être au service des autres et démontre une forte éthique de travail et un sens des responsabilités. Crée un environnement sûr, respectueux et inclusif qui encourage le dialogue ouvert. Veille à ce que les autres se sentent écoutés, respectés et à l'aise pour s'exprimer, que ce soit lors des interactions quotidiennes, des demandes de service ou des situations sensibles. Bâtit la confiance par une écoute attentive, de l'empathie et une communication non jugeante.
• Compétences en résolution de problèmes : Ingénieux et proactif face aux problèmes. Identifie les défis, développe des solutions alternatives, fait preuve de persévérance et surmonte efficacement les obstacles.
• Compétences en multitâche : Capable de gérer plusieurs tâches simultanément tout en maintenant l'attention sur les besoins individuels. Démontre de solides compétences organisationnelles, reste calme sous pression, évite de négliger les priorités et gère la charge de travail sans se sentir dépassé ou frustré.