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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei der erste Kontakt für Besucher und manage Meetings und Events.
- Arbeitgeber: Ein dynamisches Unternehmen in Nyon, das internationale Beziehungen pflegt.
- Mitarbeitervorteile: Vollzeitstelle mit flexiblen Arbeitszeiten und einem positiven Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Perfekte Gelegenheit, deine organisatorischen Fähigkeiten in einem spannenden Umfeld zu zeigen.
- Gewünschte Qualifikationen: 2-3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle, fließend in Französisch und Englisch.
- Andere Informationen: Temporäre Anstellung für 3 Monate mit der Möglichkeit, wertvolle Kontakte zu knüpfen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Für einen unserer Kunden mit Sitz in Nyon suchen wir einen Administration und Facility Officer M/F für eine vorübergehende Anstellung von 3 Monaten in Vollzeit.
Beschreibung der Mission:
- Empfang und Besuchermanagement: Dienen Sie als primärer Ansprechpartner für externe Besucher und Partner, um positive und vertrauensvolle Beziehungen zu fördern. Bereiten Sie die Besprechungsräume im Voraus vor (Einrichtung, Erfrischungen, Materialien), um ein reibungsloses Gästeerlebnis zu gewährleisten. Bearbeiten Sie eingehende Anrufe, leiten Sie Anfragen weiter und übermitteln Sie Nachrichten effizient. Verwalten Sie das allgemeine E-Mail-Postfach, filtern Sie Nachrichten und leiten Sie diese an die entsprechenden Kollegen weiter.
- Ressourcen- und Logistikmanagement: Empfangen, sortieren und verteilen Sie eingehende Post und Pakete. Koordinieren Sie ausgehende Sendungen und Lieferungen. Überwachen Sie die Büromaterialbestände und geben Sie Bestellungen auf, wenn nötig. Tragen Sie zur Planung des Bürolayouts bei und identifizieren Sie Verbesserungspotenziale. Verwalten Sie das Bürobudget und stellen Sie sicher, dass es mit den jährlichen Finanzplänen übereinstimmt.
- Administrative Unterstützung und Veranstaltungskoordination: Unterstützen Sie das Senior Leadership Team (5 Direktoren, die an den CEO berichten) bei administrativen Aufgaben, einschließlich Spesenabrechnung und Reisevorbereitungen. Organisieren Sie Einarbeitungsmaterialien für neue Mitarbeiter (Ausweise, Uniformen, Willkommenspakete) und unterstützen Sie bei Unterkunftsbedarfen, wenn nötig. Arbeiten Sie mit dem CEO und dem Executive Office Assistant an bürobezogenen Projekten zusammen, wenn dies von der Geschäftsführung genehmigt wurde. Koordinieren Sie interne oder externe Aktivitäten und Veranstaltungen mit bis zu 40 Teilnehmern (Unterkunft, Catering, Mietgeräte).
- Teamprojektbeitrag: Unterstützen Sie das Event-Team bei der Organisation der jährlichen Generalversammlung, indem Sie administrative Aufgaben (Namensschilder, Sitzplatzanordnungen) übernehmen und am Empfangstresen helfen. Arbeiten Sie mit der Personalabteilung zusammen, um Mitarbeiterveranstaltungen und interne Kommunikationsinitiativen zu planen und durchzuführen.
Profil erwartet:
- Berufserfahrung: 2-3 Jahre relevante Erfahrung in einer ähnlichen Position, vorzugsweise in der Schweiz. Nachgewiesene Erfahrung in internationalen und komplexen Umgebungen. Starker Hintergrund im Büro- und Empfangsmanagement mit nachgewiesener Kompetenz in der Bearbeitung vielfältiger Aufgaben.
- Technische Fähigkeiten: Sicher im Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams). Versiert im Einsatz von virtuellen Meeting-Tools (MS Teams, Zoom, Skype usw.).
- Sprachkenntnisse: Fließend in Französisch und Englisch.
- Organisatorische und zwischenmenschliche Fähigkeiten: Außergewöhnliche Fähigkeit, eine abwechslungsreiche Arbeitslast zu verwalten und zu priorisieren. Hochgradig organisiert, methodisch und lösungsorientiert, mit starken Projekt- und Zeitmanagementfähigkeiten. Proaktive Denkweise mit der Fähigkeit, Initiative zu ergreifen und sich an veränderte Umstände anzupassen. Starke Kommunikations- und Netzwerkfähigkeiten mit der Fähigkeit, effektiv mit Stakeholdern auf allen Ebenen sowohl intern als auch extern zu interagieren.
- Persönliche Eigenschaften: Kooperativer Teamplayer, der jedoch auch in der Lage ist, selbstständig zu arbeiten, wenn dies erforderlich ist. Serviceorientiert mit einer flexiblen und positiven Einstellung. Einfallsreich, detailorientiert und engagiert, qualitativ hochwertige Ergebnisse zu liefern.
Administration and facility officer M/F Arbeitgeber: ALBEDIS
Kontaktperson:
ALBEDIS HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Administration and facility officer M/F
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit Fachleuten aus der Branche zu verbinden. Suche nach Gruppen oder Foren, die sich auf Verwaltung und Facility Management konzentrieren, um wertvolle Kontakte zu knüpfen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Vorstellungsgespräche vor, indem du häufige Fragen zu administrativen Aufgaben und Teamarbeit übst. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation und im Umgang mit verschiedenen Stakeholdern zeigen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über das Unternehmen und seine Kultur. Zeige während des Gesprächs, dass du die Werte und Ziele des Unternehmens verstehst und wie du dazu beitragen kannst, diese zu erreichen. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv und stelle Fragen während des Interviews. Frage nach den Herausforderungen, die das Team derzeit hat, und wie du helfen kannst. Dies zeigt, dass du bereit bist, Verantwortung zu übernehmen und Lösungen zu finden.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Administration and facility officer M/F
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Beginne dein Bewerbungsschreiben mit einer klaren Erklärung, warum du dich für die Position als Administration und Facility Officer interessierst. Betone, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen der Stelle passen.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Fokussiere dich auf deine 2-3 Jahre relevante Berufserfahrung. Beschreibe spezifische Aufgaben, die du in ähnlichen Positionen übernommen hast, insbesondere im Bereich Empfangs- und Büromanagement.
Technische Fähigkeiten betonen: Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in Microsoft Office und virtuellen Meeting-Tools wie MS Teams oder Zoom deutlich machst. Dies sind wichtige Fähigkeiten für die ausgeschriebene Stelle.
Sprache und Kommunikation: Da fließende Sprachkenntnisse in Französisch und Englisch gefordert sind, solltest du dies in deinem Lebenslauf und Bewerbungsschreiben klar angeben. Erwähne auch deine Kommunikationsfähigkeiten und wie du effektiv mit verschiedenen Stakeholdern interagierst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei ALBEDIS vorbereitest
✨Bereite dich auf häufige Fragen vor
Überlege dir Antworten auf typische Interviewfragen, die sich auf deine Erfahrungen in der Verwaltung und im Empfangsmanagement beziehen. Sei bereit, konkrete Beispiele zu geben, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Position viel Organisation erfordert, solltest du während des Interviews Beispiele für deine Fähigkeit zur Priorisierung und zum Zeitmanagement anführen. Erkläre, wie du mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigt hast.
✨Demonstriere deine Kommunikationsfähigkeiten
Da du als erster Ansprechpartner für Besucher fungierst, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu betonen. Übe, klar und freundlich zu sprechen, und zeige, dass du in der Lage bist, mit verschiedenen Stakeholdern effektiv zu interagieren.
✨Informiere dich über das Unternehmen
Recherchiere das Unternehmen und seine Kultur, um im Interview gezielte Fragen stellen zu können. Zeige dein Interesse an der Organisation und wie du zur Verbesserung ihrer Abläufe beitragen kannst.
